, 17 december 2019

Informatie aan Zee: de trends in Informatiebeheer bij onze zuiderburen

image for Informatie aan Zee: de trends  in Informatiebeheer bij onze zuiderburen image Verslag

Dit jaar was er niet echt sprake van een centraal thema, maar kwamen gewoon alle actuele ontwikkelingen aan bod. Daarnaast lag de nadruk op netwerken met en leren van collega’s. Dus waren er in de verschillende sessies veel praktijkcases en workshops. Een mooi voorbeeld daarvan is het inzetten van de speciale webapp, Conversation Starter, waarmee je al voor aanvang van het congres in contact kon komen met collega’s die een bepaalde expertise of ervaring bezitten.

Brede doelgroep

Dit jaar was er niet echt sprake van een centraal thema, maar kwamen gewoon alle actuele ontwikkelingen aan bod. Daarnaast lag de nadruk op netwerken met en leren van collega’s. Dus waren er in de verschillende sessies veel praktijkcases en workshops. Een mooi voorbeeld daarvan is het inzetten van de speciale webapp, Conversation Starter, waarmee je al voor aanvang van het congres in contact kon komen met collega’s die een bepaalde expertise of ervaring bezitten.

Brede doelgroep

Net als de KNVI mikt de VVBAD op een brede doelgroep met leden die elk hun eigen karakteristieken en overeenkomsten hebben. Dat komt dan ook duidelijk terug in het programma. Veel aandacht voor de digitale transformatie, verandermanagement, open data, de veranderende rollen, functies en competenties en voor klantgerichte informatiedienstverlening. Wat dat betreft verschillen de onderwerpen niet met Nederlandse events voor informatiebeheerders.

Gedurende de twee dagen wordt duidelijk dat aan beide kanten van de grens de informatiebeheerders en archiefmedewerkers te maken hebben met dezelfde issues, problematiek en uitdagingen die de transitie van analoog naar digitaal met zich meebrengt.

Ruimte voor debat
Het leuke van het programma was dat er veel ruimte was voor debat. Vooral in de ‘Archief-track’ kwam deze werkvorm sterk naar voren met sessie-titels zoals ‘De archiefklant is koning?’, ‘De archivaris bestaat niet meer!’ en ‘Wegwijs in het landschap van archiefbeheerssystemen’.

Tijdens deze debatten komt ook een groot verschil met de Nederlandse situatie naar voren: het ontbreken van archiefwetgeving. Soms een zegen (innoveren gaat makkelijker), maar ook wel een oorzaak voor het ontbreken van draagkracht en capaciteit bij veel Vlaamse overheidsorganisaties. Het proces van digitaliseren onttrekt zich in de praktijk daardoor aan het zicht van specialisten, zoals de archivaris. Een ander groot issue rond informatiebeheer dat organisaties in Vlaanderen hebben, is ook Nederland niet onbekend: het meekrijgen van de gebruikers bij het introduceren van (nieuwe) informatiesystemen is vaak lastig.

Doordat Div-afdelingen niet bestaan bij onze zuiderburen is elke medewerker nog meer verantwoordelijk voor het op orde houden van zijn dossiers of bestanden op een fileserver of in een informatiesysteem. Eva Platteau (auteur van boeken over verandermanagement) en Petra Vanhoutte (projectleider VERA Vlaams-Brabants steunpunt e-government) deelden tijdens hun sessie hun conclusie met de zaal: ‘Helaas is archief- en informatiebeheer een onderwerp dat veelal als laatste op de agenda wordt geplaatst binnen organisaties. Het is dus noodzakelijk om duidelijk te communiceren wat het belang is van hierin te investeren en wat de voordelen zijn, zowel voor de organisatie als voor de medewerkers zelf. Die medewerkers worden immers met het ongemak geconfronteerd dat ze hun manier van werken en hun gewoontes moeten aanpassen.’

Misschien geen hele opzienbarende conclusie, maar wel een die klopt. En eigenlijk geldt die voor de hele branche. En een conclusie die in veel van de sessies terugkwam: blijf in gesprek met klanten, gebruikers en het management. En communiceer over de voordelen, niet over de techniek.

In 2021 vindt Informatie aan Zee weer plaats. Misschien ook voor een Nederlandse informatiebeheerder leuk om te kijken hoe de collega’s over de grens het doen! .


Eric Kokke
Manager Marketing bij GO opleidingen en redactielid van Od