1 november 2009

Informatiecontroller levert werkbesparing op

image for Informatiecontroller levert werkbesparing op image

Leo Ringma en Dave Eickhoff hebben de eer. Als eerste in Nederland worden zij officieel ‘informatiecontroller’ genoemd. Beide mannen waren al enkele jaren werkzaam bij de gemeente Veenendaal in de functie van DIV-medewerker, maar staan nu aan de start van een nieuwe discipline in de wereld van informatie­voorziening. Split-Vision verzorgde, in samenwerking met SOD-opleidingen, de cursus tot informatiecontroller die beiden gevolgd hebben.

Leo Ringma en Dave Eickhoff hebben de eer. Als eerste in Nederland worden zij officieel ‘informatiecontroller’ genoemd. Beide mannen waren al enkele jaren werkzaam bij de gemeente Veenendaal in de functie van DIV-medewerker, maar staan nu aan de start van een nieuwe discipline in de wereld van informatie­voorziening. Split-Vision verzorgde, in samenwerking met SOD-opleidingen, de cursus tot informatiecontroller die beiden gevolgd hebben.

Figuur 1
Leo Ringma (links) en Dave Eickhoff (rechts)

Leven in de brouwerij
Beide medewerkers ontwikkelen en beheren het systeem voor digitale en documentaire informatieprocessen. Verder is het hun taak om toezicht te houden op en te adviseren over de kwaliteit en volledigheid van deze informatie. Hierbij is communicatie het belangrijkste aspect, omdat de informatiestructuur en namen van de processen gevalideerd moeten worden. Dave Eickhoff: “Wij bepalen de woorden en structuur; de beschrijving van het proces wordt uitbesteed.” De kenniskaart© is hierbij zowel het instru­ment om de taal te valideren als het middel ter controle van de vastgelegde informatie. De gevalideerde structuur, samenhang en semantiek levert werkbesparing op, en daarmee zal de efficiency in de organisatie toenemen.”

Eigenlijk is het begrip ‘informatiecontroller’ heel logisch. “Je hoort het nog te weinig”, vertelt Dave Eickhoff, “maar men gaat toch steeds meer het belang ervan inzien.” Taal staat dus centraal. De processen zijn al in beeld, maar het is een belangrijke opgave om de namen van deze processen te valideren. Deze rol is weggelegd voor de informatiecontrollers om dit samen met de procesbe­schrijvers uit te voeren. Is het systeem goed vormgegeven, dan kun je alles snel en eenvoudig terugvinden. “Dat is de taak die wij de komende maanden zullen aanpakken. We zullen de regie op ons nemen en overal een beetje infiltreren. Een beetje leven in de brouwerij brengen”, zegt Leo Ringma lachend.

Zeven dimensies
Zowel Leo Ringma als Dave Eickhoff heeft de opleiding tot infor­matiecontroller gevolgd.
Tijdens de opleiding staat de informatiecontroller als persoon centraal en is alles gericht op het aansturen van de kwaliteit van informatie. Het doel van de cursus is om de deelnemers inzicht te geven in het belang van de totale kwaliteit van informatie, zowel qua gebruik als beheer. Gedurende de opleiding komen de zeven dimensies van informatiekwaliteit achtereenvolgens aan bod. Zo wordt er aandacht besteed aan de integrale visie op informatie­kwaliteit en de positie van de informatiecontroller, die tussen de proceseigenaar en applicatiebeheerder ligt. Verder wordt er geke­ken naar de informatiekwaliteit op onder andere een product-, proces- en systeemgerichte manier en de samenhang daartus­sen.

Archieftaak
“Natuurlijk zijn we niet zomaar in de officiële functie van informa­tiecontroller beland”, vertelt Leo Ringma. “Het proces is een paar jaar geleden begonnen.” De inspectietaak ligt bij het archief, maar het gemeentearchief moest gedigitaliseerd worden. “Na een tijd bleek dat de inspectietaak niet bij het archief kon blijven liggen en we het breder moesten oppakken.” De kwaliteit bleek namelijk niet hoog genoeg en de controle was vanuit het archief niet vol­doende.
Dave Eickhoff: “Na een jaar hebben we een werkplan op papier gezet en bleek de archiefinspectie gewoon achterhaald.” Daarom hebben bij de gemeente Veenendaal de twee nieuwe informa­tiecontrollers de inspectietaak feitelijk op zich genomen, hoewel deze wettelijk gezien bij de gemeentearchivaris ligt. Door deze verandering komt de verantwoordelijkheid nu vooraf en binnen de eigen organisatie te liggen, in plaats van achteraf bij het archief. De informatiecontrollers staan ook bij kwaliteitsvoering voorop. Ze toetsen wat voor de organisatie van belang is en of het duurzaam toegankelijk is, een proces dat ook vereenvoudigd kan worden door de informatietaal met de kenniskaart te valideren. “Dat is een taak die je niet bij de archivaris moet laten zitten”, vertelt Leo Ringma. “Zij zitten er te ver vanaf.” 
“Straks werkt iedereen digitaal en is alles onderdeel van één systeem. Wij zijn de aangewezen personen om van dit systeem de basis te maken en er controle over uit te oefenen”, aldus Leo Ringma. Vooraf moet de structuur op elk document en alles ach­tereenvolgend in het systeem gezet worden. Deze structuur van de informatiecontrole levert uiteindelijk werkbesparing op, waar­door ook de efficiency in de organisatie toeneemt.
“We gaan mensen helpen eenvoudig de juiste informatie te vin­den, zowel top-down als bottom-up! Het mooiste zou zijn als alle afdelingen aan de informatiecontrole gekoppeld worden”, vertellen beiden enthousiast.

Toekomstvisie
Doordat meer overheidsinstanties zich beginnen te richten op informatiecontrole, wordt dit een steeds belangrijker begrip. “Meer mensen weten ons te vinden, het is al echt een hele stap voorwaarts”, aldus Leo Ringma. Toch zijn ze er nog lang niet. Dave Eickhoff: “Het is een nieuwe functie, zowel voor ons als voor de gemeente Veenendaal als organisatie. We moeten allemaal nog erg wennen, maar het belangrijkste is dat we nu draagvlak creë­ren voor onze functie en de mensen achter ons krijgen. We zullen ons moeten profileren.”
De rijksoverheid heeft de intentie om in 2012 alle gemeentes met dezelfde producten te laten werken, zodat ze gegevens met elkaar kunnen uitwisselen. Door middel van samenwerking, systematiseringen en diverse basisregistraties kan men zo ver­schillende processen op een eenvoudige en eenduidige wijze laten verlopen. En het is aan de informatiecontrollers om hier bovenop te zitten en vorm aan te geven.
Maar dat is niet de enige toekomstvisie. De gemeente Veenendaal gaat nog een stapje verder en wil in 2011 met het nieuwe gemeentehuis de flexplekken grotendeels digitaal hebben. Dave Eickhoff: “Nu zijn we nog bezig met allerlei digitaliseringprojecten om naar dit einddoel toe te werken. Wij zullen, in nauwe samen­werking met de beleidsmedewerkers, het proces, de structuur en de kenniskaart in een plan vaststellen.” Hoewel de invulling van hun functie in grote lijnen al aardig in beeld is gebracht, is vol­gens Leo Ringma nog niets zeker. “We zullen de toekomst gewoon moeten afwachten. We zitten nog in de groei. Het is een functie die wel veel zelfsturing en -studie benodigt, maar we hebben er zin in om alles te ontdekken!”

 

mevrouwlingers@gmail.com

Angela Lingers is freelance journalist.