3 november 2021

Innovatie in het archief

image for Innovatie in het archief image

De archieffunctie is toe aan innovatie, zoveel is wel duidelijk binnen en buiten het vakgebied. Maar waar moet de archiveringsfunctie naartoe en hoe geef je die transitie vorm? Met een fysieke bijeenkomst en een webinar in september en oktober zetten de KNVI en KIA volgende stappen op weg naar de toekomstige archiveringsfunctie. ‘De seinen staan op groen, maar we moeten wel zorgen dat informatiehuishouding een structurele plek gaat krijgen binnen organisaties.’

Op 23 september vond de voorlaatste editie plaats van Innovatie van de Archieffunctie, een reeks bijeenkomsten georganiseerd door de Koninklijke Nederlandse Vereniging voor Informatie­professionals (KNVI) en het Kennisnetwerk Informatie en Archief (KIA). Doel van deze samenwerking is om te komen tot een aanvulling op het reeds bestaande KNVI-manifest voor de overheid, waarin de belangrijke pijlers uit het vakgebied en de waarden van informatieprofessionals staan.

Brainstormen
Tijdens de bijeenkomst op 23 september brainstormden professionals uit verschillende gremia en overheidslagen met elkaar om een multidisciplinaire dialoog op gang te brengen. Aan de hand van 4 thema’s – techniek, ethiek, mens en betekenisgeving – ontstond een levendige discussie over het vakgebied. Belangrijk daarbij was de notie dat geen idee te gek zou zijn. ‘Juist met disruptie kunnen we verder kijken dan de horizon waar we gebruikelijkerwijs in zitten’, aldus Wouter Bronsgeest, duo-voorzitter van de KNVI en een van de initiators van de bijeenkomst. Om te komen tot mogelijke disruptieve ideeën, gaan de aanwezigen in koppeltjes langs whiteboards, om daar aan de hand van stellingen te discussiëren over ontwikkelingen en mogelijke innovaties in het vakgebied. Wat betekent techniek voor mensen? Hoe krijg je archiveren in het collectieve geheugen? Hoe maken we het voor iedereen leuker en toegankelijker en tegelijkertijd de wereld een stukje beter?

Webinar
Op 5 oktober, de dag dat de Eerste Kamer instemt met het initiatiefvoorstel Wet open overheid (Woo), vindt een volgende bijeenkomst plaats van Innovatie van de Archieffunctie. Tijdens het webinar Toegang tot al je informatie? Innovatie van de archiefruimte, geleid door showmaster Eric Kokke. Diverse sprekers geven een presentatie over hun kijk op het vakgebied, waarna een algemene beschouwing en een discussie plaatsvindt onder leiding van Kokke.

Wel I, geen T
De eerste spreker tijdens het webinar begin oktober is Martijn Aslander, tech-filosoof en auteur van het boek Ons werk is stuk, dat in december verschijnt. Aslander meent dat we bij IT-vraagstukken al het geld en de moeite in de T hebben gestoken en vervolgens de I zijn vergeten. ‘Informatiegeletterdheid ontbreekt bij bijna iedereen. De meeste kenniswerkers ontberen de basiskennis: hoe orden je, hoe sla je informatie op, hoe deel en publiceer je die?’ Tijdens zijn praatje laat Aslander een aantal technologische handigheidjes zien waarmee eenieder zijn of haar werk kan versnellen en verbeteren, zoals een sneltoets om de foto-app te openen of de toetsencombinatie Alt-Tab (waarmee je snel schakelt tussen verschillende geopende vensters op je computerscherm). ‘We hebben er een hoop aan als we mensen laten zien hoeveel honderden uren het jaarlijks scheelt als je handiger digitaal werkt,’ legt Aslander uit. ‘Dat is beter voor je carrière, maar scheelt ook stress. Lang niet iedereen realiseert zich dat er een direct verband bestaat tussen digitale en mentale fitheid.’

Seinen op groen
Na de presentatie van Aslander is het woord aan Olaf Andersen, hoofdinspecteur en plaatsvervangend directeur bij de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed. Andersen roept het rapport Een dementerende overheid uit 2005 (in februari 2021 werd een rapport met dezelfde titel uitgebracht, versie 2.0) in herinnering, daarmee aantonend dat het vraagstuk bepaald niet van vandaag is. Wel heeft de toeslagenaffaire volgens Andersen een aanjagende rol voor de discussie rondom overheidsinformatie. ‘Het voelt als een enorme kans om zaken echt te verbeteren en er is ook geld vrijgemaakt. De seinen en signalen staan op groen om te zorgen dat zaken nu wel veranderen. Maar blijft die aandacht ook? Hoe zorgen we ervoor dat het onderwerp binnen organisaties een structurele plek gaat krijgen en dat archiveren geen eindpunt, maar onderdeel van het primaire proces is?’

Archivering by design
Tot slot geeft Yvonne Welings een presentatie. Zij is archivaris bij de gemeente Tilburg en lid van de archiefcommissie van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). Prinsjesdag heeft een boost gegeven, zegt ze, omdat de gepresenteerde plannen een grote belofte inhouden: burgers moeten meer regie krijgen over hun eigen gegevens. Daarnaast is er geld vrijgemaakt voor uitvoering van de Woo, waarin Welings een enorme kans ziet om het vak op een goede manier vorm te gaan geven. Tot zover de positieve ontwikkelingen; tegelijkertijd ziet Welings dat we in Nederland een hoop archiefzaken nogal gecompliceerd organiseren. ‘Neem alleen al toezicht op een gemeentelijke website. Er is horizontaal en verticaal toezicht op archiveren, horizontaal toezicht op informatiebeveiliging, ander toezicht op de privacy van de website. Dat is te ingewikkeld. Archiv by design kan daar uitkomst bieden.’

Huishouding op orde
Ter afsluiting reflecteert Hans Hut van de Archiefinspectie Rotterdam samen met Eric Kokke op de presentaties. Hut ziet dat er veel ontwikkelingen gaande zijn in het vakgebied, maar dat qua regievoering de dingen nog niet geweldig gaan. Hut meent dat we in ieder geval meer IT-deskundigheid nodig hebben, naast informatie- en archiveringsdeskundigheid, als we daadwerkelijk onze informatiehuishouding op orde willen krijgen. Aslander reageert daar weer op door te stellen dat een digitaliserings­traject zinloos is als we niet snappen dat het om de I van informatie gaat. ‘Er moet een hoop gebeuren, maar ik mis de bottom-up versie: hoe nemen we iedereen hierin mee?’ Welings sluit zich daarbij aan: ‘Elke ambtenaar moet i-bewust zijn en verplicht worden bijgeschoold op dit punt.’ Andersen: ‘Basis-i-vaardigheden zijn nodig, daarnaast moeten we de werkprocessen die we hebben en het archiveringsvraagstuk dat daarbij hoort, zo soepel mogelijk op elkaar afstemmen.’ Goede ideeën genoeg, zoveel is na het webinar wel duidelijk. Per sessie komen de KNVI en KIA dichter bij de kern van hoe innovatie in het archief vorm moet krijgen. Eric Kokke sluit af met een oproep aan alle informatieprofessionals: sluit je aan bij de volgende sessie zodat we gezamenlijk tot een goed manifest kunnen komen!

Met de input uit de sessies gaan KNVI en KIA begin 2022 verder in gesprek om een manifest te maken, met een multidisciplinair team, en met een visie waarin vooruitgekeken wordt, en waarmee richting wordt gegeven aan oplossingen voor het grote vraagstuk.