1 april 2011

Jong in DIV

image for Jong in DIV image

Jong en met een grote leergierigheid: dat geldt voor alle drie. De documentmanagers uit de gemeente ’s-Hertogenbosch hebben dezelfde functie. Maar met een personal touch weten zij daar hun eigen stempel op te leggen.

Jong en met een grote leergierigheid: dat geldt voor alle drie. De documentmanagers uit de gemeente ’s-Hertogenbosch hebben dezelfde functie. Maar met een personal touch weten zij daar hun eigen stempel op te leggen.

Jolein Jonkers
“Marco, Veerle en ik zijn alle drie bij de gemeente terechtgekomen dankzij een traineeship van TTP. Tijdens dit trainerschap heb ik de leergang Aankomend Recordsmanager (LARM) en de leergang Recordsmanagement (LRM) gevolgd. En ik ben begonnen met uitvoerende werkzaamheden bij verschillende organisaties. Ik heb mijn ogen altijd opengehouden om te bedenken waar ik heen wil in de toekomst. Door als het ware af te kijken waar collega’s, ook van andere afdelingen, mee bezig waren, ben ik erachter gekomen dat mijn interesse voornamelijk ligt in organisatiebrede projecten. Ik vind het boeiend hoe een organisatie ergens naartoe groeit, hoe een abstract idee zoals ‘we gaan digitaliseren’ zich vormt tot concrete projecten die er uiteindelijk ertoe leiden dat een organisatie ook ècht digitaal werkt.
Bij dit soort trajecten is een goede samenwerking tussen de organisatie, ICT en DIV erg belangrijk. Mijn ICT-kennis liet te wensen over en daarom ben ik de éénjarige hbo-opleiding Bedrijfskundige Informatica gaan volgen. Deze opleiding sluit (verbazingwekkend?) goed aan bij mijn dagelijkse werkzaamheden. De term ‘bedrijfskundig’ zegt het al: het gaat echt om de schakel tussen organisatie, informatie en technologie.
Als ik terugkijk naar waar ik begon, lijkt mijn huidige werk in geen enkel opzicht meer op het werk waar ik mee startte. Waar ik mij nu vooral mee bezig houd is projectondersteuning bij de aanbesteding en implementatie van een zaaksysteem, een intensief en interessant traject. Je leert veel over wat de markt te bieden heeft en over de juridische aspecten van een aanbesteding. Als dit project is afgerond ga ik verder in de ondersteuning van het programma Invoering Zaakgericht Werken. De voorbereidingen hiervoor zijn al begonnen. We moeten gaan bekijken met welke zaaktypen en afdelingen we als eerste het zaakgericht werken gaan invoeren. Hoe ligt de vraag/aanbod-verhouding in onze organisatie? Daarnaast ga ik me bezighouden met de inrichting van het zaaksysteem en het opleiden van gebruikers.
Ik zie nog genoeg mogelijkheden voor de toekomst binnen het vakgebied. Een vraag die ik voor mezelf nog moet beantwoorden, is of ik mijn kennis vakinhoudelijk uit wil breiden of dat ik me meer wil richten op projectmanagement. Projecten spreken me erg aan, omdat ze een begin en een einde hebben. Je levert een resultaat af en gaat daarna aan iets nieuws beginnen. Een nieuwe opdracht met nieuwe mensen. Dat maakt het zo leuk. Maar voorlopig heb ik mijn handen vol aan de ontwikkelingen bij de gemeente ’s-Hertogenbosch op het gebied van het zaaksysteem en het zaakgericht werken.”

Afbeelding 1
Stralend op het bordes: vlnr.: Marco Klerks, Jolein Jonkers & Veerle Ultee

Marco Klerks
“Enkele jaren geleden mocht ik voor een tijdschrift een kort interview geven. Ik werd in dikke letters geciteerd: “Het is een hele uitdaging om informatie in meters dossiers en archiefstukken te digitaliseren en te archiveren.” Met trots liet ik het interview aan mijn vrienden zien. Maar hoongelach viel mij ten deel. Zij zagen mij daar al zitten; in een hoekje achter een bureau met daarop een scanner en een pc. Links van mij een stapel dossiers. Rechts van mij een oudpapiercontainer. En trots dat ik was!
Eigenlijk hadden ze ook wel een beetje gelijk. Het digitaliseren van een dossier is an sich heel simpel. Je scant de documenten en stopt de scans in een digitaal mapje. Het papier gooi je weg. C’est ça! De ware uitdaging zit in de organisatie eromheen. Als DIV’er werk je in een organisatie met enkele honderden of duizenden medewerkers. Iedere medewerker vormt enkele tot honderden dossiers per jaar. Die dossiers moeten een x aantal jaar bewaard worden. We hebben het dus uiteindelijk over een enorm aantal ‘mapjes’ bij elkaar. Het is een logistiek probleem!
Neem daarbij ook in ogenschouw dat er allerlei wetgeving is, dat het budget beperkt is, dat de medewerkers ook nog andere dingen te doen hebben, dat de technische ontwikkelingen razendsnel gaan, dat politici en burgers tevreden gehouden moeten worden en dat iedereen lijkt te denken dat digitalisering van een dossier een simpel scanklusje is!
Maar het wordt nog leuker! Documentaire informatie is al lang niet meer genoeg. Onze organisaties willen databases! Databases die bol staan van informatie over gebouwen, adressen, burgers, bedrijven, personeelsleden, producten, behandelgegevens (zaken), jongeren, bomen enzovoorts. Moet DIV daar iets mee? En vindt de organisatie dat ook?
Het wordt nòg leuker! Het gaat niet meer alleen om dossiers en informatie die ìn de organisatie zijn of worden opgeslagen. Mensen uit onze organisaties zoeken steeds vaker het contact en de samenwerking op met burgers en partners. Steeds vaker gebruiken zij daar sociale media of andere cloud-oplossingen voor. Er slingert al heel wat relevante informatie rond op het world wide web. Wij zijn als overheidsorgaan wel verantwoordelijk voor deze informatie, maar wij beheren deze niet. Moet DIV daar iets mee? En vindt de organisatie dat ook?
Nee, dit vak is niet makkelijk. Het is een uitdaging. Er zijn veel vragen – sommige van heel fundamentele aard – waar we in dit vakgebied nog geen antwoord op hebben. Ik zoek in mijn werk naar die antwoorden. Dat doe ik in gemeente ’s-Hertogenbosch samen met een uitdagend en creatief team. Daarnaast zoek ik ook de kennis op van vakgenoten buiten de eigen organisatie. Dat doe ik onder meer op Twitter, LinkedIn en BREED.1 Ik vraag mij opeens af, zou ik dat ook moeten archiveren?”

Veerle Ultee
“Ik ben ambtenaar en werk als documentmanager op een afdeling die iets met post en archief doet. Dat klinkt veel stoffiger dan het is, geloof me. Na een studie Engels en een traineeship Informatiemanagement heb ik nu een veelzijdige, uitdagende baan. De afgelopen jaren heb ik de fusie van afdelingen begeleid, geadviseerd bij de invoering – en digitalisering – van de Wabo, werk ik mee aan de realisatie van Het Nieuwe Werken, geef ik opleidingen en ben ik betrokken bij de invoering van zaakgericht en digitaal werken. Het grootste deel van mijn werktijd ben ik bezig op het snijvlak van organisatiebelangen, automatisering en informatie. Papieren post en analoog archief vormen slechts een klein (en steeds kleiner wordend) deel van het dagelijks werk.
De gemeente ondersteunt medewerkers die een opleiding willen volgen. Na de eenjarige IDM-opleiding volg ik nu in deeltijd de masteropleiding Informatiekunde (Business Information Systems) aan de Universiteit van Amsterdam. Bij deze studie ben ik mede op basis van werkervaring als documentmanager toegelaten. De master is leuk en zinvol omdat ik veel leer over het vakgebied van mijn ICT-collega’s; dat bevordert de samenwerking tussen DIV en ICT. Bovendien ben ik één dag in de week op de universiteit in een jonge, slimme en inspirerende omgeving.
Daarnaast ben ik, net als veel van mijn collega’s, actief op diverse social media (Twitter, LinkedIn, Yammer, Ning), waar ik contact leg en houd met DIV’ers en andere informatiespecialisten. Zo is er op LinkedIn een groep – Het Nieuwe DIV – met meer dan 1000 collega DIV’ers. Hier wordt gediscussieerd over de overgang van het oude naar het nieuwe DIV en vragen collega’s advies aan elkaar. Social media zijn dankzij dit soort fora een zinvolle bron van informatie en de basis van een uitgebreid netwerk, in plaats van een zinloze tijdsbesteding of oppervlakkig communicatiemiddel.
De universiteit, de gemeentelijke organisatie en sociale media zijn verschillende werelden die me stimuleren kritisch te denken, mijn vak beter uit te oefenen en me te ontwikkelen. Dat is nodig gezien de snelle ontwikkelingen van de informatiesamenleving. Die ontwikkelingen maken ook mijn werk super interessant, veelzijdig en alles behalve stoffig!”

Marco Klerks, m.klerks@s-hertogenbosch.nl

Jolein Jonkers, j.jonkers@s-hertogenbosch.nl

Veerle Ultee, v.ultee@s-hertogenbosch.nl


1 BREED is een netwerk voor kennisuitwisseling, discussie en best practices op gebied van (D)IV, Records Management en Informatie Management (http://bhiccommunity.ning.com/).