Ketensamenwerking hard nodig

Antony Fokker

In het achterhoofd van de rijksoverheid heeft zich de notie vastgezet dat uitvoering van werkzaamheden het beste kan plaatsvinden zo dicht mogelijk bij de uiteindelijke afnemers en gebruikers. Dat is logisch en uit het oogpunt van dienstverlening een loffelijk streven.

Antony Fokker

In het achterhoofd van de rijksoverheid heeft zich de notie vastgezet dat uitvoering van werkzaamheden het beste kan plaatsvinden zo dicht mogelijk bij de uiteindelijke afnemers en gebruikers. Dat is logisch en uit het oogpunt van dienstverlening een loffelijk streven.

Er zitten echter wel enkele haakpuntjes aan de uitvoering van de verschillende decentralisaties: het gaat de overheid er niet alleen om de uitvoering op een zo laag mogelijk niveau te positioneren, maar ook dienen de kosten van uitvoering en van de organisatie van die uitvoering fors verminderd te worden. En daar gaan de informatieprofessionals, of – zo u wilt – de documentaire informatievoorzieners, binnen gemeenten, gemeenschappelijke regelingen, provincies, waterschappen en wat er nog meer aan (semi-)overheidssamenwerkingsverbanden opgetuigd wordt, last van krijgen.

Botsing der belangen
Het begrip ‘zorgdrager’ wordt zichtbaar uitgehold, want er zijn enkele belangrijke elementen bij het uitvoeren van decentralisaties:

• het bedrijfsbelang: effectieve en efficiënte bedrijfsvoering;
• het verantwoordingsbelang: op welke wijze laten deelnemende organisaties zich democratisch toetsen;
• het bewijsbelang: hoe kunnen ‘onderdanen’ zich te weer stellen tegen onwillige overheden.

Binnen samenwerkingsverbanden is een balans nodig tussen de hiervoor genoemde belangen: de goede, geordende en toegankelijke staat van de informatievoorziening zou wel eens ten prooi kunnen vallen aan de botsing der belangen. Het is bijna ongelooflijk te lezen dat betrokkenen bij een omgevingsdienst in de voorbereiding melden dat “zowel de gemeenten als de omgevingsdienst dan maar een dossier moeten bijhouden, omdat de ene partij de voorbereiding doet en de andere partij de vaststelling.” Dan hebben we het nog niet gehad over de verantwoordelijkheid voor dossiervorming (al dan niet zaakgericht) bij controle en handhaving. Ondernemingsdiensten vereisen een informatiesystematiek die uitgaat boven de zelfstandige positie van deelnemende organisaties.
Dat is de last die dossiervormers, zaakbehandelaars en archiefinspecteurs de komende jaren in overleg met de afdelingen ICT en informatiemanagement moeten oplossen: hoe krijgen we de juiste informatie op het juiste moment bij de daartoe gerechtigde gebruiker, met respect voor de noodzakelijke correcte verantwoording en met de mogelijkheid voor betrokken afnemers/gebruikers/klanten onjuistheden verbeterd te zien.

De handen vol
Ketensamenwerking is dus nodig, maar zo lang decentralisaties niet vanuit het oogpunt van de informatiehuishouding worden ingestoken, zullen de kosten de baten verre overstijgen. Want zolang alle organisaties binnen een samenwerking mogen vasthouden aan hun eigen systemen en werkwijzen, gaat het koppelen van systemen, het ter beschikking stellen van gegevens, het maken van dossiers of het maken van een zaak veel geld kosten en dat niet alleen op de korte, maar ook op de langere termijn. Als voorbeeld de veiligheidshuizen ‘waar veiligheid, zorg en bestuur samenkomen rond complexe problematiek’. Hoe kan de burgemeester van gemeente A als voorzitter van het veiligheidshuis resultaten boeken, wanneer de informatiehuishouding van dat veiligheidshuis te maken heeft met een uitvoeringsorganisatie onder de vlag van gemeente B, (persoons)gegevens ‘eigendom’ zijn van iedere deelnemende gemeente afzonderlijk, het ministerie van Justitie daar gegevenstechnisch doorheen loopt, en de samenwerking tussen veertien organisaties vorm moet krijgen in ongeveer tien soorten casusoverleggen in verschillende samenstellingen?

Er dient een nieuwe wind te gaan waaien in informatieland: privacy (met daaronder ook te verstaan het recht op inzage en het recht van wijziging) en gegevensbeheer zijn voor ketensamenwerking essentiële elementen. De informatieprofessionals zullen de komende jaren hun handen vol hebben met het inrichten van een informatiehuishouding die recht doet aan zowel de werkzaamheden van de uitvoerders als de belangen van de betrokken burgers en bedrijven. En niet alleen zullen ze hun handen vol hebben aan de organisatie van de uitvoering, nog eerder zullen ze moeten inbreken in politiek en organisatorisch gekrakeel om de niet te onderschatten rol van informatie in te brengen.

Bijdrage
En daarmee moeten die informatieprofessionals ook nog kennis verwerven van psychologie en sociologie, want is het niet zo dat mensen altijd van nature hartelijk samenwerken (het what-is-in-it-for-me– syndroom), laat staan dat organisaties met graagte hun structuur en cultuur aanpassen voor het verre doel van samenwerking. Maar ja: ze moeten wel, want de drijfveer van de verminderende geldstroom leidt zeker tot verandering!
Want financiële druk op vijfentwintig organisaties die samen het lokale of regionale Centrum voor Jeugd & Gezin gaan vullen, zal helpen, maar medebepalend voor het succes in deze ketensamenwerking zal de bijdrage van de informatieprofessionals zijn bij de opbouw van de nieuwe informatiehuishouding!

afokker@feos.nl, Antony Fokker RAE is werkzaam in de dienstverlening voor (beroeps) verenigingen en tevens archiefinspecteur gemeente ’s-Hertogenbosch.