Kleur, resolutie en compressie

In de praktijk wordt een zorgdrager meer dan eens met ver­schillende toetsingscriteria geconfronteerd, waardoor deze zich belemmerd ziet in de stap naar het digitaliseren van de informatiehuishouding. Eind september organiseerde de provinciale archiefinspectie van Noord-Brabant en Limburg daarom een bijeenkomst om met experts van verschillend pluimage over de eisen te discussiëren in een poging tot con­sensus te komen.  

In de praktijk wordt een zorgdrager meer dan eens met ver­schillende toetsingscriteria geconfronteerd, waardoor deze zich belemmerd ziet in de stap naar het digitaliseren van de informatiehuishouding. Eind september organiseerde de provinciale archiefinspectie van Noord-Brabant en Limburg daarom een bijeenkomst om met experts van verschillend pluimage over de eisen te discussiëren in een poging tot con­sensus te komen.  

Meten met verschillende maten
Om tot het vervangen van blijvend te bewaren archief­bescheiden over te kunnen gaan, heeft de zorgdrager een machtiging nodig. Lagere overheden zoals gemeenten en waterschappen zijn daarvoor aangewezen op Gedeputeerde Staten van de betreffende provincie. Daarnaast is de minister van OCW verantwoordelijk voor machtigingen voor onderdelen van de rijksoverheid en de provincies. Kaders en toetsingscri­teria hiervoor zijn vastgelegd in respectievelijk provinciale en ministeriële beleidsregels. Die beleidsregels komen groten­deels met elkaar overeen, maar er zijn enkele verschillen:

• De ministeriële beleidsregel schrijft scannen in kleur voor, tenzij scanning in zwart-wit geen aantoonbaar informatie­verlies oplevert. De provinciale beleidsregels hanteren een omgekeerde benadering: alleen als kleur van belang is bij de interpretatie en het gebruik van de documenten, moet in kleur gescand worden.
• In de ministeriële beleidsregel wordt standaard een mini­male resolutie van 300 dpi geëist, ongeacht de aard van het originele analoge document en ongeacht in welke bit­diepte (zwart-wit, grijstinten of kleur) wordt gescand. In de provinciale regel is de minimale resolutie afhankelijk van het kleinste detail dat op de reproductie zichtbaar moet zijn en de gehanteerde bitdiepte.
• Het gebruik van compressie is in de ministeriële rege­ling expliciet verboden, terwijl hierover in de provinciale beleidsregel geen bepalingen zijn opgenomen. Overigens wordt het gebruik van compressie in de praktijk niet toege­staan, omdat gevreesd wordt voor mogelijk gegevensverlies.
• Tenslotte is in de provinciale regel een rol weggelegd voor de archivarissen. Gedeputeerde Staten verlenen uitsluitend een machtiging als de archivaris van de aanvrager positief advies geeft over de vervanging en de beheersomgeving waar de digitale reproducties in terechtkomen. In de prak­tijk blijkt dat sommige archivarissen eisen dat bij vervan­ging altijd in kleur gescand moet worden.

Vooral de combinatie van de eisen ‘scannen in kleur op 300 dpi’ en ‘géén compressie’ vormt voor zorgdragers een heikel punt. Deze combinatie levert vaak zulke grote bestanden op, dat opslag en raadpleging veel tijd in beslag nemen, er bovendien ontzettend veel opslagcapaciteit benodigd is en daarmee een grote financiële investering vereist wordt.

Het is voor zorgdragers lastig te begrijpen, dat de eisen die door archivarissen, provinciale archiefinspecties namens Gedeputeerde Staten en door het ministerie van OCW gesteld worden op een aantal punten zodanig van elkaar afwijken, dat ze net het verschil kunnen maken in de stap tot digitale vervanging. De behoefte aan eenduidigheid is het afgelopen jaar steeds vaker kenbaar gemaakt bij de provinciale archief inspectie van Noord-Brabant en Limburg.

Expertmeeting
Tijdens de bijeenkomst in het Provinciehuis te ’s-Hertogen bosch is een middag lang gediscussieerd om meer eenduidig heid in de problematiek en beantwoording daarvan te bereiken. Onder de deelnemers aan de zogenoemde expertmeeting bevonden zich vakgenoten uit de Nederlandse en Vlaamse archiefwereld, EDP-auditors van de Belastingdienst, hoog leraren archiefwetenschappen en bewijsrecht en adviseurs op het gebied van digitale duurzaamheid (zie het kader voor de deelnemerslijst). Over de onderwerpen werd gediscus sieerd in twee groepen: één groep ging aan de slag met de juridische implicaties van de vraagstukken, de andere groep richtte zich op de technische aspecten. Na deze discus siesessies kwam beide groepen bij elkaar om onder leiding van René Bastiaanse (directeur van het Brabants Historisch Informatiecentrum) de conclusies plenair te bespreken.

In de ‘technische’ groep kwam men redelijk snel tot overeen stemming over de mogelijkheden en beperkingen van kleur, resolutie en compressie. De ‘juridische’ groep bleef echter lang stilstaan bij de vraag of het kostenaspect een rol mag spelen in de eisen die de toezichthouder stelt en of je bij voorbaat al kan vaststellen voor welke werkprocessen kleur een signifi cante betekenis heeft.

Kleurgebruik
Men was het erover eens, dat het van het werkproces afhan kelijk is of kleur daadwerkelijk een informatieve of functionele waarde heeft voor het werkproces en dus niet per definitie voor de uitvoering van ieder werkproces relevant is. Over het algemeen deelde men de opvatting, dat voor een groot deel van de standaardwerkprocessen bij voorbaat al aan te geven is of kleur een significante betekenis heeft. Maar niet in alle gevallen is dat van te voren te zeggen. Er werd een ruwe schatting gemaakt: voor ongeveer tachtig procent van de werkprocessen is dat bij voorbaat wel te definiëren, voor de overige twintig procent zou het per geval nog bekeken moeten worden. Voorbeelden uit onder meer het strafrecht hebben echter laten zien dat óók bij werkprocessen waarbij dat van te voren bepaald is, achteraf altijd nog kan blijken dat elementen als kleur tòch van belang zijn om de benodigde informatieve waarde te achterhalen, de authenticiteit van het document te bepalen of bewijskracht aan het stuk te ontle nen.

Door voor te schrijven dat alles in kleur gescand moet worden kan een toezichthouder voorkomen dat er fouten gemaakt worden, als achteraf blijkt dat het kleurgebruik wél een func tionele rol speelde in het werkproces. Bovendien wordt daar mee het praktische selectieprobleem weggenomen: er hoeft geen keuze meer gemaakt te worden tussen archiefbeschei den die in kleur gescand moeten worden en archiefbeschei den waarvoor reproducties in zwart-wit of grijstinten vol staan. De meerderheid van de deelnemers was het er echter over eens, dat je van een zorgdrager niet zonder meer mag verwachten dat alles in kleur gescand wordt, terwijl hij kan aantonen dat digitale zwart-witreproducties met de bijbeho rende metadata alle informatie bevatten, die nodig is om de archiefbescheiden te kunnen interpreteren binnen de context van het werkproces waarin ze tot stand zijn gekomen.

Resolutie
De ministeriële beleidsregel schrijft een minimale resolu tie van 300 dpi voor, terwijl de provinciale beleidsregels de Quality Index (QI) hanteren. Dat kan in sommige gevallen betekenen dat een resolutie van 100 dpi volstaat – terwijl in andere gevallen misschien zelfs wel 600 dpi nodig is. Die resolutie is afhankelijk van het originele, papieren document. Zo’n relatieve benadering verdient volgens het overgrote deel van de discussiepartners de voorkeur boven de absolute benadering: de uiteindelijke resolutie is afhankelijk van de kwaliteit van de reproductie ten opzichte van het origineel. Er wordt dus niet zonder meer voor een te hoge of misschien zelfs te lage resolutie gekozen omdat er maar één vooraf vastgestelde pixeldichtheid wordt gehanteerd. Bovendien blijft de verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van de repro ducties op deze manier bij de zorgdrager liggen – die moet immers beoordelen welke resolutie geschikt is om tot vervan ging over te kunnen gaan zonder dat significante informatie verloren gaat.

Compressie
Niet-gecomprimeerde kleurenscans nemen meer opslagruim­te in beslag dan zwart-witscans. Dat is een door archiefvor­mers veelvuldig geuit bezwaar tegen de eis dat alle digitale reproducties in kleur of in een relatief hoge resolutie gescand moeten worden. Opslagruimte kost geld en men geeft er dan ook veelal uit bedrijfseconomische overwegingen de voorkeur aan om zoveel mogelijk in grijstinten of zwart-wit te scan­nen. Door bestanden te comprimeren kan ook de benodigde opslagruimte beperkt worden. Dat zou dus een goede oplos­sing zijn voor de opslag van grote bestanden zoals hoge reso­lutie kleurenscans. Uit de discussie in de technische groep kwam naar voren, dat compressie eigenlijk niet eens zoveel gegevensverlies oplevert. Risico’s ontstaan met name bij com­pressie van reeds gecomprimeerde bestanden. Wanneer een zorgdrager digitale reproducties wil comprimeren, dan is het van belang dat het gekozen decompressiealgoritme gedocu­menteerd, gestandaardiseerd en open is. Uitgangspunt voor compressie moet zijn, dat er geen informatie verloren gaat die voor het werkproces van belang is, ongeacht of het lossy of lossless is (zie kader).

Algemene conclusies
De discussies in zowel de juridische als technische groep wer­den in eerste instantie vooral geleid door tamelijk concrete vragen over kleurgebruik, resolutie en compressie. Uiteindelijk was echter de algemene consensus dat die relatieve detail­aspecten van een vervangingsproces in belang ondergeschikt zijn aan de beheersomgeving waarin de digitale reproducties in terechtkomen. Díe moet in staat zijn om de duurzame toegankelijkheid van de digitale archiefbescheiden te garan­deren. Je moet als zorgdrager aannemelijk kunnen maken dat documenten authentiek zijn – het beschreven proces en de organisatie eromheen kunnen dat ondersteunen.

Een andere conclusie was dat het aan de verantwoordelijke zorgdrager is om te kiezen voor de werkwijze die binnen de kaders van de wet het beste bij de eigen bedrijfsvoering past. Toezichthouders moeten vermijden om tot in detail voor te schrijven hoe een zorgdrager het vervangingsproces moet inrichten en welke keuzes er gemaakt dienen te worden ten aanzien van kleur en pixeldichtheid. De Archiefwet schrijft voor dat voor het proces relevante informatie moet worden gereproduceerd. Dat betekent dus dat reproducties niet in kleur hoeven als kleur geen significante betekenis heeft. Uiteraard mag een zorgdrager ervoor kiezen om alle bestan­den in kleur te scannen. De opslagruimte kan dan worden beperkt door onder bepaalde voorwaarden compressie toe te passen. In de concept-Archiefregeling 2009,¹ zoals die in augustus 2009 naar Brussel is gestuurd, wordt compres­sietechniek ook toegestaan op voorwaarde dat de digitale archiefbescheiden (blijven) voldoen aan de eisen uit de rege­ling.  

Hoe nu verder?
De expertmeeting heeft tot een aantal nuttige conclusies en overeenstemming tussen verschillende betrokken par­tijen geleid. Het Nationaal Archief en het LOPAI gaan met elkaar in overleg om meer afstemming tussen de ministeriële en provinciale beleidsregels te vinden, met name waar het gaat om pixeldichtheid en kleurgebruik. De invoering van de Archiefregeling 2009 zal overigens sowieso aanleiding geven tot een aantal noodzakelijke wijzigingen in de beleidsregels; zo zal het verbod op compressie daaruit geschrapt worden. De provinciale archiefinspectie van Noord-Brabant en Limburg blijft ten slotte benadrukken dat de zorgdrager verantwoor­delijk is voor de kwaliteit van het vervangingsproces en het creëren van de juiste beheersomgeving² waarin digitale reproducties worden opgenomen.

Ingmar Koch, Ikoch@brabant.nl

Jorien Weterings, Jweterings@brabant.nl

Ingmar Koch en Jorien Weterings zijn beiden beleidsmedewerker bij de provinciale  archiefinspectie van Noord-Brabant en Limburg.

¹ Ten tijde van de expertmeeting en het schrijven van dit artikel lag de concept-Archiefregeling 2009 ter visie bij de EU in Brussel. Zie http://ec.europa.eu/enterprise/tris/pisa/cfcontent.cfm?vFile=120090449NL.PDF (geraad­pleegd op 5 oktober 2009).

² Het LOPAI en het WGA ontwikkelen momenteel een toetsingskader voor de beheersomgeving.