1 april 2009

Klunen met (Z)informatie

image for Klunen met (Z)informatie image

Of Frans Haverkamp een Fries is, heeft hij niet onthuld maar ‘klunen’ heeft hij als Eneco’s Chief Information Officer wel geleerd in zijn veertigjarige loopbaan in IT-projecten. Die zijn, zeker in een grote organisatie als Eneco – ruim 4,5 miljard euro omzet, 2 miljoen klanten, 5300 medewerkers – al gauw erg complex. Vooral omdat ‘de business’ steeds verandert. Nu door de ontvlechting van het energiebedrijf en het netbeheer.

Of Frans Haverkamp een Fries is, heeft hij niet onthuld maar ‘klunen’ heeft hij als Eneco’s Chief Information Officer wel geleerd in zijn veertigjarige loopbaan in IT-projecten. Die zijn, zeker in een grote organisatie als Eneco – ruim 4,5 miljard euro omzet, 2 miljoen klanten, 5300 medewerkers – al gauw erg complex. Vooral omdat ‘de business’ steeds verandert. Nu door de ontvlechting van het energiebedrijf en het netbeheer.
Maar ook omdat afnemers van energie toeleverancier worden wanneer zij restenergie terugleveren aan het net. En ook omdat de mogelijkheden die IT biedt, goed benut moeten worden om klanten beter te bedienen. Die kunnen eenvoudig overstappen naar een andere leverancier. Verandering van de business en verandering van het IT-landschap vragen om permanente aanpassing rond één voortdurende eis: de kwaliteit van informatie moet optimaal zijn. 

Complexe projecten
Als eerste inleider tijdens het congres ‘Zinformatie’ (Utrecht, 19 maart jl.) gaf Frans Haverkamp een niet overdreven talrijk, maar zeer aandachtig publiek, al meteen enkele wijze lessen mee. Zoals: Doe niet aan jumping to applications. Laat je niet verleiden om onder tijdsdruk snel één applicatie aan te schaffen voor de oplossing van één probleem – en daarbij de omgeving en de mensen die ermee moeten werken, uit het oog te verliezen. Mensen willen best veranderen, maar willen zich niet láten veranderen zonder goede reden. Op vrijdagmiddag even de cultuurverandering doen: zo werkt het niet. Er is tijd nodig om te komen tot ‘bewust samenwerken’ op basis van onderling vertrouwen, in plaats van ‘volgens de regels’ of ‘volgens de voorgeschreven methodiek’. Ook te hoge verwachtingen en te grote stappen vooruit leiden vroeg of laat tot frustraties.
Probeer een project niet te complex te maken en bedenk dat uit haast geboren tussen- en noodoplossingen op termijn veel geld kosten. Blijf objectief ten aanzien van het wel of niet halen van gestelde doelen en zwicht niet voor ‘en toch moeten we dóór’, in weerwil van waarschuwingen vanaf de werkvloer. Negeer die signalen niet, maar bied een kanaal waarlangs zij op de tafel van projectleiding en management gelegd kunnen worden. Nog een valkuil waar je voorzichtig omheen moet klunen: voor alles nieuwe, unieke oplossingen bouwen. Vraag je eerst af of bestaande oplossingen niet hergebruikt kunnen worden; als dat niet de aangewezen weg is, zoek dan eerst naar standaardoplossingen die te koop zijn. Besluit pas tot nieuwbouw als het echt niet anders kan. 

Open source
Erik Gerritsen was gemeentesecretaris van Amsterdam en is nu, onder meer, ‘kennisambassadeur’ van onze hoofdstad én voor open standaarden en open source software. Alleen een slimme overheid kan ‘ongetemde’ (‘wicked’) problemen oplossen. En dan moet het in één keer goed. Neem de jeugdzorg.
Wanneer een probleem binnen de huiselijke sfeer niet oplosbaar is – maar meestal ligt de oplossing toch gewoon dáár – dan zie je te vaak dat langs elkaar heen werkende professionele hulpverleners het probleem alleen maar groter maken. Zij zijn, ieder vanuit de eigen discipline, aan eigen beroepsethiek en regels gebonden. Dan kan het gebeuren dat vijftien instanties zeven jaar lang bezig zijn met één probleemgeval, zonder dat het wordt opgelost. De slimme overheid laat zich leiden door de vier R’s: zij geeft Richting aan de oplossing; zij geeft Ruimte, ook rondom de regels; zij laat Rekenschap afleggen en zij bewaakt en stuurt op het Resultaat. De slimme overheid ziet in dat informatiedeling, tijdige uitwisseling van volledige en betrouwbare informatie, de sleutel is tot elk succes. Met het NUP, het Nationaal Uitvoerings Programma, wordt een infrastructuur gerealiseerd die informatiedeling en -uitwisseling mogelijk maakt. Dat zaken langs elkaar heen lopen als, zoals voorheen in Amsterdam, persoonsgegevens op honderdvijftig en vastgoedgegevens op veertig verschillende plaatsen worden bijgehouden, behoeft nauwelijks illustratie. Eenduidige registratie in basisregistraties en verwijsindexen brengen hierin hoognodige verbetering. Voor de uitwisseling zijn open standaarden noodzakelijk, in plaats van exclusieve, aan bepaalde partijen voorbehouden standaarden. Waarom is ‘open source’ daarenboven nog te prefereren? Omdat iedereen bij de broncode kan en daarvoor geen licentiekosten hoeft te maken.
Wel de kosten van aanvullende ontwikkelingen – die weer aan andere gebruikers beschikbaar moeten worden gesteld – en de implementatiekosten. Er zijn goede voorbeelden van open source-gebruik die illustreren dat dat ook veilig kan zijn: de CIA werkt er mee en de Franse Gendarmerie voorzag onlangs 100.000 pc’s van open source software, waarmee miljoenen euro’s worden bespaard. Het meest sprekende voorbeeld is internet: het is niet in handen van exclusieve bronhouders, het is van iedereen.

Omgevingsloket online
Veel aandacht was er voor de Wabo, voor het Omgevingsloket online of liever: voor wat er áchter dat loket zoal geregeld moet worden. Het vertrouwen, dat aansluiten op een eenvoudig niveau nu mogelijk is, groeit, maar achter het loket moet nog veel gebeuren: het omgevingsloket aan de voorkant kan zijn beloften niet waarmaken zonder een goed ingericht werkproces – dat vrij complex kan zijn en veel deskundigheid vergt en dat sterk afhankelijk is van de infrastructuur die met het NUP wordt gerealiseerd.

Zaaktypencatalogus
Elders in deze Od wordt al uitvoerig op de Wabo ingegaan, dus laten wij nog even stilstaan bij één onderwerp dat zich tijdens Zinformatie in een zo mogelijk nog grotere belangstelling mocht verheugen: ‘zaakgericht werken’ met behulp van de zaaktypencatalogus. Voor de presentatie van Magda van Noordenburg (EGEM) was de zaal tot de laatste stoel bezet.
De zaaktypencatalogus is ontwikkeld door een werkgroep onder leiding van Magda van Noordenburg. In de presentatie werden voorbeelden gegeven van de praktische toepassing van zaakgericht werken. Maar wat ís de zaaktypencatalogus? Het is een lijst met uniform vastgelegde namen van processen die als zaken kunnen worden uitgevoerd. Onder een ‘zaak’ wordt, in navolging van het GFO Zaken, verstaan: “een samenhangende hoeveelheid werk met een gedefinieerde aanleiding en een gedefinieerd resultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden.”
Elke zaak is van een bepaald zaaktype. De catalogus kan worden gebruikt als basis voor het samenstellen van een lijst met zaaktypen die in de eigen gemeente kan worden gebruikt. Het hebben van een dergelijke lijst – als basis voor de inrichting van het zakenmagazijn in de midoffice – is een must voor de gemeente die dienstverlening langs meer (ook elektronische) kanalen verder vorm wil geven. De zaaktypencatalogus geldt als verdere invulling (op het niveau van het zaaktype) van EGEM’s nieuwe Referentiemodel Gemeentelijke Basisgegevens Zaken (RGBZ), dat de opvolger is van het GFO Zaken.

Een zaaktype is een andere, algemene term voor een proces dat als zaak wordt behandeld, bijvoorbeeld ‘het behandelen van een aanvraag voor een bouwvergunning’. Een feitelijke aanvraag van een bouwvergunning door de heer Janssen leidt tot een zaak: ‘aanvraag bouwvergunning heer Janssen’. Elke zaak leidt tot één dossier, een zaakdossier dus.

Het onderscheid tussen het begrip ‘proces’, zoals het meestal wordt gebruikt, en het begrip ‘zaaktype’ is erg belangrijk. Bij zaaktypen spelen het bewaken van de doorlooptijd én de documentaire neerslag een belangrijke rol. Als er geen documentaire component is, heeft het ook geen zin om een zaaktype te benoemen. Zaaktypen zijn processen die een duidelijk documentaire output hebben.

Bij gemeenten kunnen honderden verschillende processen worden onderscheiden. Omwille van de overzichtelijkheid zijn deze te clusteren naar hoofdthema’s. Deze clustering is handig voor DIV medewerkers die met het beheer van zaakdossiers zijn belast. Het zaaktype heeft niet alleen een functie in de midoffice, maar is tegelijk de basis voor de structuur op het gebied van digitale archivering. Daarom is van alle in de zaaktypencatalogus voorkomende documenten aangegeven wat de archief wettelijke bewaartermijn is die bij het zaaktype hoort. Met de zaaktypencatalogus stelt EGEM uit praktisch oogpunt voor om één archieftermijn aan te houden voor het gehele zaakdossier. Het is ondoenlijk om steeds stukken die al eerder vernietigd mogen worden uit het dossier te halen. De langstlopende ter mijn wordt aldus bepalend voor het gehele dossier.

Archiefwettelijk bezien vormt deze combinatie van zaaktype, resultaattype en bewaartermijn volgens de selectielijst de basis voor het DSP (Documentair Structuur Plan). Gemeenten mogen zelf, al naar gelang hun behoefte op dit punt, nog veel meer gegevens vastleggen (trefwoorden, archiefcodes, enzovoorts) maar dit hoeft niet. Het is ook aan gemeenten zelf om te bepalen of zij vervolgens het beheer van de aldus vastgestelde zaakmetadata, naast in een zaaksysteem,

Od april 2009, blz. 29
Foto: Wim Salis

ook nog eens in een apart metadatabeheerinstrument willen vast leggen.

Verrassend slot
Na een zinvolle oefening in ketensamenwerking, met het ketensimulatiespel, werd Zinformatie ludiek afgesloten, met klunen. De schrijver van de gelijknamige verhalenbundel – Kluun zelf – las voor uit eigen werk én bespiegelde op zeldzaam grappige wijze het DIV-vakgebied. Dat alles als aanloop naar de uitreiking van de TTP Talentprijs 2008 aan David van Geijn. Hij en de andere genomineerden – Chido Houbraken (tweede prijs), Daniël Siezenga (derde prijs), Jochem Schweers, Geert Luijkx en Erwin van der Sluis – bezorgden de jury een verrassend aangename middag. Met hun presentaties gaven zij allen blijk van hun talent. Het zijn inventieve doorzetters, echte kluners!

David Geijn, TTP Talent 2008“Eigenlijk ben ik wel een Ambtenaar 2.0”
In gesprek met David van Geijn, TTP Talent 2008

Hij had het zelf niet verwacht, David van Geijn, 23 jaar jong, woonachtig in Tilburg en werkzaam bij de gemeente Bladel als medewerker documentmanagement. Toen het afdelingshoofd Bestuurs- en Managementondersteuning van deze gemeente hem naar voren schoof voor de TTP Talentprijs, was hij verrast, maar ook vereerd.
David is een ras-Brabander; geboren in Baarle-Nassau ging hij zowel in België als in Nederland naar school. Aan de Universiteit van Tilburg behaalde hij zijn master communicatie- en infor matiewetenschap. De leergang aankomend records manager wijdde hem in in de geheimen van het vak, dat hij echter vooral in de praktijk heeft leren kennen. In Bladel stond hij voor de lastige opgave een digitaliseringsslag te maken met de afdeling documentaire informatievoorziening. Als jonge medewerker te midden van veel oudere en ervaren collega’s wist hij snel hun vertrouwen te winnen. Hoe? “Door goed te luisteren, de men sen en hun werk echt te willen begrijpen en hen eenvoudige oplossingen aan te reiken.” Bladel gaf hem daarbij alle ruimte. “Ik mocht overal naar kijken, overal over meepraten. Dat was inspirerend en uitdagend.”
David is – een uur na de prijsuitreiking – nog enigszins beduusd. “Ik had het niet verwacht. Ik bleek de jongste kandi daat, en zo heel veel kennis en ervaring heb ik nog niet”, zegt hij bescheiden. “Ik had mijn presentatie wel goed voorbereid en die ging ook wel goed, maar toch was het optreden voor vier mannen in pak best wel spannend.”
Wat doet David nog meer? “Atletiek. Hardlopen. Ik onderhoud een vijftal websites voor restaurants en verenigingen.” En hoe ziet hij zijn toekomst? “Die staat mij nog niet zo duidelijk voor ogen. Ik wil mij meer gaan toeleggen op de ontwikkeling van digitale balies. Communicatiewetenschappen heb ik toch niet voor niets als studie gekozen. Maar het is heel nuttig te weten hoe processen en informatievoorziening áchter de balie verlopen.” Werken bij de overheid heeft wel David’s voorkeur. Commerciële stress hoeft voor hem niet zo. Moderne technolo gie boeit hem wel. “Eigenlijk ben ik wel een Ambtenaar 2.0.” Wat David gaat doen met het gewonnen geldbedrag (€ 2008) weet hij nog niet: daarover heeft hij van tevoren helemaal niet over durven nadenken. “Maar als je gaat verhuizen, komt het goed van pas.”

kees.duyvelaar@vng.nl