10 juni 2013

Kwaliteit Archiefbeheer / DIV

image for Kwaliteit Archiefbeheer / DIV image

Er waren 3 presentaties over: procesmanagement, dossierkenniskaart en het kwaliteitssysteem bij de Provincie en KPI’s. Vervolgens werden in een brainstorm aan de hand van het INK model verbeterpunten aan kwaliteitsystemen bij de Provincie en/of bij de organisaties van aanwezige deelnemers met elkaar gedeeld.

Er waren 3 presentaties over: procesmanagement, dossierkenniskaart en het kwaliteitssysteem bij de Provincie en KPI’s. Vervolgens werden in een brainstorm aan de hand van het INK model verbeterpunten aan kwaliteitsystemen bij de Provincie en/of bij de organisaties van aanwezige deelnemers met elkaar gedeeld.

Het invoeren van procesmanagement is bij de provincie redelijk gelukt, echter doorzetten is door management wisselingen lastiger. Dossierkenniskaarten (500 stuks) vormen de basis voor kwaliteitsmetingen op dossiers. 20% van de aangemaakte dossiers worden doorgelicht op volledigheid, volgorde van de stukken in de dossiers en er wordt rekening gehouden met vernietiging en publiceren/openbaarheid. Doel is dat 95% van de dossiers in en op orde zijn: metingen door e-dossierspecialisten. Dossiervorming vindt plaats in de lijn en het aantal fte voor dossiervorming loopt hiermee volgens plan gestaag af tot 10% van de oude omvang.

Kwaliteit bij de provincie lijkt hiermee een voortzetting van IKZ-DIV zoals dat o.a. bij het ministerie van Landbouw en de provincie in de jaren 90 werd ingezet. Het hebben van een systeem en de uitvoering in de controle voldoet wellicht nog niet aan de baseline of KPI’s in het kader van archiefbeheer en behoeft na-en opvolging door andere organisaties. Duurzaamheid en archiefinnovatie daar kan volgens mij nog wel een ‘tandje’  bijgezet. Ik overweeg nadere uitwerking geven aan deze inzichten in een artikel in OD.