In dit eerste artikel over kwaliteitszorg wordt op meer theoretische wijze ingegaan op kwaliteitszorg in relatie tot informatiebeheer. In een vervolgartikel zal voor enkele gemeenten (Haarlem, Alphen aan de Rijn en Vlaardingen) meer concreet uitgewerkt worden hoe je kwaliteit in de praktijk toepast.
Een keer per jaar onderzoekt de toezichthouder of de decentrale overheid voldoet aan tal van normen, wetten, regels en richtlijnen. Oftewel: de toezichthouder controleert de compliancy. Compliancy Normenstelsels De normenstelsels bieden wel kaders om invulling te geven aan het ‘hoe’. Kaders voor wat er op strategisch niveau geregeld moet zijn. Kaders voor wat er verwacht mag worden van de organisatorische aspecten als: ‘Welke functionarissen spelen een rol en welke verantwoordelijkheden hebben zij’ en vooral: ‘Hoe waarborgen we dat de activiteiten en beheerinstrumentaria de gewenste output leveren?’. En tot slot bieden de stelsels kaders voor de uitvoering: ‘Hoe zijn de processen en activiteiten op operationeel ingericht en hoe moeten zij ingericht worden?’. Het geheel aan maatregelen waarmee de organisatie op systematische wijze de kwaliteit van de producten en diensten in brede zin bepaalt, bewaakt en verbetert, is de basis van kwaliteitsmanagement. De allereerste stap voor het opzetten van een kwaliteitssysteem is dan ook de doelen te bepalen vanuit de normenstelsels. Uitgangspunt hierbij is een betere bedrijfsvoering. Zodra de doelen bepaald zijn, definieer je de maatregelen om smart te kunnen toetsen hoe je organisatie ervoor staat ten aanzien van de genoemde normen. Aangezien kwaliteitsmanagement beoogt de kwaliteit te verbeteren is monitoring en sturing het startpunt. Zo kan er gericht gewerkt worden aan verbeteracties.
Werkwijze: hoe maak je een kwaliteitssysteem operationeel De elementen die worden ingezet zijn:
Voor het bijhouden van de volwassenheid van een maatregel wordt gebruik gemaakt van een volwassenheidsmodel, ook wel CMM (Capability Maturity Model) genoemd. Vanuit een gekozen toepassingsgebied (proces of applicatie) worden drie facetten van maatregelen onder de loep genomen. Dit zijn: opzet, bestaan en werking.
Bijvoorbeeld: er is een procedure die beschrijft hoe documenten moeten worden vernietigd. Stel u ten aanzien van opzet, bestaan en werking dan de volgende vragen: Opzet
Bestaan
Werking (pas relevant na bestaan niveau 3)
Fasering/werkwijze Door deze werkzaamheden planmatig en gestructureerd vorm te geven en deze op de P&C-cyclus in rapportages te presenteren, creëer je een continue proces van borging. Tot slot masimons@haarlem.nl, Michel Simons is senior adviseur informatiebeheer bij de gemeente Haarlem. |
4 juni 2018