Het migreren (overzetten) van de informatie van het systeem (of meerdere systemen) dat wordt uitgefaseerd naar het nieuwe e-depot lijkt een van de grootste uitdagingen. Echter, alleen met een goede voorbereiding kan deze uitdaging het hoofd worden geboden. Dit artikel geeft een aantal handvatten om uw content en organisatie optimaal voor te bereiden op de uiteindelijke migratie naar en de ingebruikname van een e-depot. Daarnaast laat het zien welke benaderingen er zijn voor de eigenlijke migratie en waarom content-integratie een goed alternatief kan zijn voor migratie.
Het migreren (overzetten) van de informatie van het systeem (of meerdere systemen) dat wordt uitgefaseerd naar het nieuwe e-depot lijkt een van de grootste uitdagingen. Echter, alleen met een goede voorbereiding kan deze uitdaging het hoofd worden geboden. Dit artikel geeft een aantal handvatten om uw content en organisatie optimaal voor te bereiden op de uiteindelijke migratie naar en de ingebruikname van een e-depot. Daarnaast laat het zien welke benaderingen er zijn voor de eigenlijke migratie en waarom content-integratie een goed alternatief kan zijn voor migratie.
Uit een onderzoek van MIT Technology Review en VM-Ware uit eind 20171 blijkt dat migratie inderdaad een belangrijke uitdaging is. De ondervraagde C-level-managers en hoogste IT-verantwoordelijken van bedrijven wereldwijd gaven aan dat datamigratie, datamanagement en het omgaan met potentieel dataverlies als grootste technische obstakels gelden bij de implementatie van nieuwe technologie. Natuurlijk moet verlies van bedrijfskritische informatie bij een migratie worden voorkomen. Maar aan de andere kant is het overzetten van niet-waardevolle informatie ook niet wenselijk, omdat het een negatieve impact heeft op de gebruikerservaring en tot onnodige kosten kan leiden.
Analyse en opschoning
Om inzicht te krijgen in de omvang van de migratie en om welke informatie het gaat, is het aan te raden om ter voorbereiding de content die aanwezig is op het huidige systeem te analyseren. Een analyse geeft inzicht in onder meer de hoeveelheid data, het aantal dubbele bestanden en mappen en de laatst aangeraakte bestanden. Het levert daarmee een goede input aan gebruikers om op te schonen. In een vervolgtraject kan de content verder automatisch worden opgeschoond en verrijkt door het opstellen van selectie- en verrijkingsregels. Bijvoorbeeld, een regel kan zijn dat documenten niet langer bewaard worden omdat het duplicaten zijn of dat privacygevoelige documenten verplaatst worden naar een centraal en beveiligd opslagsysteem. Daarnaast kunnen door middel van autoclassificatie-tools de metadata worden in- of aangevuld. Dat zorgt ervoor dat de content voldoet aan een van de basisfuncties van een e-depot, namelijk ‘goede toegankelijkheid’.
Voor de migratie
Na de analyse en wanneer duidelijk is welke data uiteindelijk overgezet moet worden, is het handig om de performance van het doelsysteem (e-depot) alvast te testen, bijvoorbeeld door middel van een testmigratie. Deze tests geven informatie over de doorlooptijden van het migratietraject. Als voorwaarde geldt wel dat gebruikers al bekend moeten zijn met de functionaliteiten van het nieuwe e-depot, waardoor ze zich kunnen concentreren op het controleren van de gemigreerde content en niet op de werking van het nieuwe systeem. Tevens is het aan te raden om, voorafgaand aan de uiteindelijke migratie, vast te stellen of er meerdere bronnen of services gekoppeld moeten worden aan het e-depot. Denk bijvoorbeeld aan een database met NAW-gegevens en blockchain-technologie om de integriteit van een document na het migreren te valideren, of extra services voor bijvoorbeeld OCR, pdf-creatie of image recognition.
De uiteindelijke migratie
Na de analyse en test vindt de eigenlijke verplaatsing van de content plaats. Afhankelijk van de omvang van de migratie kan content in bulk worden gemigreerd. Wanneer oude systemen lastig uit te faseren zijn omdat er bijvoorbeeld veel processen aan gekoppeld zijn, kan een migratie leiden tot een langdurig proces en is er de kans op stuklopen. In zo’n situatie kan men een ‘federated migratie’ overwegen. Federated migratie is een combinatie van migratie en integratie. Bij dit type migratie wordt het bronsysteem realtime geïntegreerd met het e-depot zodat content direct via het e-depot op te vragen is, maar zich wel nog in het oude systeem bevindt. Ondertussen wordt de daadwerkelijke migratie van het bronsysteem naar het e-depot op de achtergrond verwerkt zonder dat dit tot onderbrekingen voor de gebruiker leidt. De organisatie kan door middel van federated migratie al starten met het gebruik van een e-depot en hoeft niet te wachten tot het moment dat alle content is overgezet.
 Figuur: Opties voor migratie naar het e-depot |
Van migratie naar integratie
Wanneer het uitfaseren van oude systemen geen optie is omdat ze volledig vastzitten in de architectuur of wanneer ze qua functionaliteit wel voldoen maar niet qua gebruiksvriendelijkheid, dan is een volledige en standaard integratie tussen het bronsysteem en het e-depot ook een optie. Bij deze integratiebenadering worden documenten niet ‘uit’ het bronsysteem gehaald, maar via bi-directionele connectors direct vanuit het bronsysteem ontsloten in het e-depot. De actieve content wordt daarbij dus in hun ‘originele’ systeem gecreëerd, gedeeld of behandeld en kan, indien nodig, via een integratie op basis van bepaalde regels automatisch naar het e-depot worden verplaatst.
Het voordeel van deze integratie is dat er geen handmatige activiteiten zijn en dat het niet langer nodig is om de bestaande documentverzamelingen te verplaatsen naar een nieuw e-depot. Een ander voordeel is dat informatie verwerkt blijft worden in het originele ‘expert’-systeem. Veel processen vragen om het gebruik van expertsystemen die specifieke processen ondersteunen. Het is mogelijk om de informatie die in deze processen wordt opgebouwd te verplaatsen naar een gecentraliseerd e-depot, maar deze mist waarschijnlijk de benodigde functionaliteiten die het expertsysteem wel heeft. Deze integratiebenadering is overigens gericht op een langeretermijnvisie en een moderne applicatiearchitectuur. Het is immers mogelijk om in de toekomst naast het expertsysteem en het e-depot meerdere contentsystemen op een soort integratieplatform aan te sluiten.
Conclusie
Voor migratie van content naar een e-depot is het van belang dat alle waardevolle content, inclusief metadata, structuur en context, op de juiste manier ‘meegenomen’ wordt naar het nieuwe. Een uitstekend startpunt voor een migratie is daarom een analyse van de huidige content. Daarmee wordt inzichtelijk welke content waardevol is om mee te nemen, welke content kan worden verwijderd en welke content moet worden verrijkt. Na de analyse, verrijking en test vindt de uiteindelijke migratie plaats. Afhankelijk van de omvang van de migratie kan gekozen worden voor bulk migratie of federated migratie. Wanneer het bronsysteem te veel processen bevat en een migratie te complex is, is integratie een mogelijke optie. Bij integratie wordt een koppeling gemaakt tussen een applicatie en een e-depot en kan (een deel van de) data al tijdens het werkproces in een e-depot geplaatst worden. Deze integratie leidt enerzijds tot duurzame opslag en duurzaam beheer van data tijdens het werkproces en anderzijds tot een verlaging van de kosten voor back-up, licenties, opslag en servers in de operationele ICT-omgeving.
Goed migreren is niet iets dat even aan het einde van een project wordt gedaan, een goede voorbereiding is essentieel. Nog voor de keuze voor een edepot en de inrichting daarvan kan al over een migratiestrategie worden nagedacht en een migratieplan worden opgesteld.
sjoerd.alkemade@xillio.com, Sjoerd Alkemade is manager Professional Services bij Xillio.
paul.schindeler@datamatters.nl, Paul Schindeler is algemeen directeur van Data Matters.
Noot
1 After deployment storms, skies turn sunny for multi-cloud environments (zie: https://s3.amazonaws.com/files.technologyreview.com/whitepapers/MITTR_VMware_MultiCloudSurveyreport.pdf).
