13 juni 2016

Naar een ijzeren geheugen voor de provincies

image for Naar een ijzeren geheugen voor de provincies image

“Verenig u, en leer dezelfde taal te spreken!” Met deze boodschap opende Marcel Hoekstra, voorzitter van het strategisch informatieoverleg van het IPO (Interprovinciaal Overleg), de themadag van 8 maart 2016.* Hij richtte zich tot de ruim 100 aanwezige informatiemanagers, recordmanagers, informatiearchitecten, provinciaal archivarissen, archiefinspecteurs en projectleiders, van provincies en Regionale Historische Centra (RHC’s).

“Verenig u, en leer dezelfde taal te spreken!” Met deze boodschap opende Marcel Hoekstra, voorzitter van het strategisch informatieoverleg van het IPO (Interprovinciaal Overleg), de themadag van 8 maart 2016.* Hij richtte zich tot de ruim 100 aanwezige informatiemanagers, recordmanagers, informatiearchitecten, provinciaal archivarissen, archiefinspecteurs en projectleiders, van provincies en Regionale Historische Centra (RHC’s).

Foto: Alyssa van Heyst Fotografie
Afbeelding 1. Foto: Alyssa van Heyst Fotografie

Provincies staan de komende jaren voor een grote uitdaging, onder andere door de komst van de Omgevingswet. De ambitie: volledig digitale dienstverlening en een generieke digitale infrastructuur die het mogelijk maakt om overheidsbreed op een eenduidige manier te werken. Dat vraagt om vernieuwing van bestaande processen. En nauwe samenwerking tussen informatieprofessionals, proceseigenaren en archiefmedewerkers. Hoekstra: “Het verbinden van de ICTwereld met de archiefwereld: dat is de uitdaging waar we met zijn allen voor staan.” Dagvoorzitter Siebren de Ringh geeft als tip mee om bij zo’n enorme verandering de ‘olifant in de kamer’ niet uit de weg te gaan: “We hebben het graag over de inhoud. Maar onuitgesproken belangen en andere obstakels kunnen een spreekwoordelijke olifant in de kamer worden: iedereen ziet hem, hij neemt veel ruimte in, maar niemand heeft het erover. Maak bespreekbaar wat echt in de weg staat om een volgende stap te maken.”

De Omgevingswet
De Omgevingswet, die in 2018 ingaat, houdt de provinciale gemoederen inderdaad goed bezig, zo blijkt tijdens de lunch. De nieuwe wet bundelt vele wetten en regelingen op het gebied van vergunningverlening en handhaving. Er komt één loket voor burgers en bedrijven. Daarvoor moeten provincies ook hun informatiesystemen bundelen. Dat is niet zo eenvoudig: informatie bevindt zich nu vaak op verschillende plekken en soms zelfs bij verschillende organisaties. Jeroen Naterop, provincie Gelderland, geeft aan: “Een goede informatiehuishouding maakt de invoering van zo’n nieuwe wet een stuk makkelijker.”

Stand van zaken e-depot
“Een nieuwe werkwijze, waarbij ontwikkeling, implementatie en pilots tegelijkertijd plaatsvinden.” Zo schetst Diana Teunissen, directeur Digitale Infrastructuur en Advies bij het Nationaal Archief, het ontwikkelproces van het edepot. In het edepot wordt digitale overheidsinformatie beheerd en blijft de informatie tot in lengte van jaren toegankelijk. Digitale duurzaamheid dus. Teunissen laat zien waar de ontwikkeling van het edepot op dit moment staat: inmiddels zijn vijf Regionale Historische Centra (provinciale archiefbewaarplaatsen) aangesloten. En er zijn diverse pilots geweest met het overbrengen van provinciale informatie. “We zijn tegen allerlei praktische problemen aangelopen, maar door deze werkwijze werden de leerpunten in een vroeg stadium helder. Niet alleen maakt dat het project een nuttige pilot: ook de aansluiting zelf gaat voorspoediger dan gepland!”

In het edepot kan allerlei informatie worden beheerd: niet alleen documenten, maar bijvoorbeeld ook geluid, video’s of websites. En belangrijker nog: inmiddels zijn de eerste stappen gezet naar het voor iedereen toegankelijk maken van die informatie. Teunissen laat de gearchiveerde website van oudminister Roger van Boxtel zien (www.rogervanboxtel.nl). Deze website was tijdens zijn ministerschap vindbaar op internet, maar is daarna offline gehaald. Inmiddels is de site overgedragen aan het Nationaal Archief, en daar opgenomen in het edepot. Via www.gahetna.nl, de publiekssite van het Nationaal Archief, is deze nu opnieuw op te roepen. Een mooi voorbeeld van duurzaam toegankelijke digitale overheidsinformatie.

Teunissen vertelt dat de komende maanden diverse toegangscomponenten verder worden doorontwikkeld: “We zijn er nog niet, maar de eerste stappen zijn gezet.” Een goede ontwikkeling, ook voor provincies. Want toegankelijkheid voor burgers en journalisten is ook voor hen een belangrijk punt. Dick Bunskoeke, provincie Drenthe, tijdens de pauze: “Je kunt pas spreken van een edepot als die openbare toegang goed geregeld is. Anders is het gewoon een opslag.”

Kennisdeling in optima forma
De workshop edepot, waar de provincies Utrecht, Zeeland, Gelderland en NoordHolland hun ervaringen met aansluiting op het edepot presenteren, is erg populair. Kennis deling in optima forma: concrete tips maar ook valkuilen passeren de revue. Een goede samenwerking tussen de RHC’s en de provincie blijkt een belangrijke succesfactor. Elkaar eerst leren kennen is een essentiële eerste stap. De hoofdboodschap: “Begin er gewoon aan: ga met elkaar om tafel! Zorg vervolgens dat je samen zo snel mogelijk een plan op papier zet.” Maar ook: “Verkijk je niet op de inspanning: het is geen kwestie van ‘grote stappen, snel thuis’.” En, heel concreet: “Hou er rekening mee dat je externe technische ondersteuning nodig zult hebben voor export van je systeem. Reserveer daar dus geld voor.”

Denkschets 'Leermomenten'. Bron: Elco van Staveren
Afbeelding 2. Denkschets ‘Leermomenten’. Bron: Elco van Staveren

DUTO: er vallen kwartjes
Erik Saaman en André Plat van het Nationaal Archief verzorgen ’s middags de DUTOworkshop. Zij dagen de deelnemers uit om na te denken over voorbeelden van werkprocessen waarin de duurzame toegang tot informatie onvoldoende was. Dat is niet tegen dovemansoren gezegd: in notime komen gedeputeerden voorbij die op het matje geroepen zijn, omdat een dossier niet op orde was. Er vallen kwartjes: dat moet dus anders. DUTO, de nieuwe kwaliteits eisen voor Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie, helpt daarbij.

Het normenkader DUTO is een lijst met eisen die je kunt gebruiken bij de ontwikkeling van nieuwe systemen. Samengevat: informatie moet vindbaar, beschikbaar, interpreteerbaar, authentiek en volledig zijn. Erik Saaman, projectleider DUTO, benadrukt in zijn ochtendpresentatie dat je met duurzame toegankelijkheid zo vroeg mogelijk moet beginnen. Zoals Saaman zegt: “Het gaat om toegankelijkheid by design: het moet centraal staan vanaf het eerste ontwerp én bij elke volgende aanpassing van het systeem. Je moet meegaan in het ritme van de systeemaanpassingen: als er toch al onderhoud aan het systeem uitgevoerd wordt, of als er nieuwe systemen ontwikkeld worden, kun je direct verbeteringen in de toegankelijkheid implementeren. Daardoor is duurzame toegankelijkheid veel goedkoper te realiseren.”

Dat vraagt wel iets van de DIV’er. Saaman ziet nog te vaak dat de DIV’er geïsoleerd functioneert, te ver weg van de informatiemanagers. Hij roept provincies op om te starten met DUTO. “De DUTOscan kan daarbij helpen. Hiermee toetst u uw eigen werkprocessen aan de eisen voor duurzame toegankelijkheid.”

Voor veel deelnemers biedt het DUTOverhaal nieuwe inzichten. Niet iedereen is bekend met DUTO en de DUTOscan. Herkenbaar is Saamans betoog over hoe lastig het is mensen te overtuigen van het belang van duurzame toegankelijkheid. “Historische waarde van informatie is niet genoeg om mensen in beweging te krijgen. Waar het om gaat, is: een organisatie moet blijvend toegang hebben tot haar eigen informatie, om goede beslissingen te nemen en verantwoording af te kunnen leggen. Het toepassen van DUTO zorgt dat de informatievoorziening daarvoor geschikt is.”

TMLO: optimale informatie-uitwisseling tussen systemen
Het Toepassingsprofiel Metadata voor Lokale Overheden: een mondvol, voor een instrument dat zeer essentieel is. Je gebruikt dit toepassingsprofiel namelijk om informatie en systemen aan elkaar te koppelen. Dat is belangrijk als je bijvoorbeeld werkzaamheden gaat uitbesteden en informatie geautomatiseerd moet uitwisselen. De gouden tip tijdens de workshop TMLO is: als je aan de slag gaat met een nieuw systeem, leg de TMLO-eisen er dan meteen naast. Zo borg je dat systemen met elkaar kunnen blijven ‘praten’.

Bruggen geslagen
Aan het eind van de dag geeft een aantal provinciemedewerkers aan wat ze hebben opgestoken: “Ik ga morgen meteen wat mensen met elkaar in contact brengen”, “Ik heb wel geleerd dat ik niet opnieuw het wiel hoef uit te vinden. Dat is op andere plekken al gedaan. Die kennis, daar ga ik van profiteren” en “Het kwartje is gevallen: ik snap de noodzaak om te investeren in het spreken van elkaars taal.”

Medeorganisator Marcel Hoekstra kijkt tevreden terug op de dag. “Vandaag zijn er allerlei bruggen geslagen: niet alleen tussen de archiefwereld en de informatiewereld, maar ook tussen provincies onderling. Ik zou tegen alle partijen willen zeggen: blijf met elkaar in gesprek, dan komt het leren van elkaars taal vanzelf!” 

pauline.smabers@coform.nl, Pauline Smabers is communicatieadviseur bij Coform.


Noten
* De presentaties die tijdens de themadag verzorgd zijn, zijn te raadplegen via www.archief2020.nl (https://archief2020.nl/nieuws/digitaleduurzaamheidarchiefmedewerkersenictersverenigu