Nederlandse norm Taxonomie van documenttypen

Normen ontwikkelen is een schone taak. Er bestaat zelfs een norm voor. Wil een norm waarde hebben, dan is de consultatieronde van groot belang: ‘wat vindt het veld ervan’. Een eerste informele consultatieronde op het ontwerp heeft plaats gehad, de opmerkingen zijn verwerkt. Het resultaat is er naar. Een tweede – officiële – consultatieronden zal naar verwachting eind dit jaar plaatsvinden. U weet wel, via de overbekende ‘groentjes’ van het NEN. Voor het zover is, eerst iets over de nieuwe norm, opdat u er al vast rekening mee kunt houden.

Normen ontwikkelen is een schone taak. Er bestaat zelfs een norm voor. Wil een norm waarde hebben, dan is de consultatieronde van groot belang: ‘wat vindt het veld ervan’. Een eerste informele consultatieronde op het ontwerp heeft plaats gehad, de opmerkingen zijn verwerkt. Het resultaat is er naar. Een tweede – officiële – consultatieronden zal naar verwachting eind dit jaar plaatsvinden. U weet wel, via de overbekende ‘groentjes’ van het NEN. Voor het zover is, eerst iets over de nieuwe norm, opdat u er al vast rekening mee kunt houden.

Documenttypen, in alle vormen en maten
Om stukken naar behoren te kunnen beschrijven is het noodzakelijk in de beschrijving daarvan aan te geven wat voor type document het is. Gaat het om een brief, een vergunning, een agenda, een factuur, of een besluit. Niets nieuws onder de zon. Klasseren en classificeren, ordenen en ontsluiten doen wij, archiefmedewerkers, al eeuwen.
De documenttypen zijn bij ons allen bekend. Is er dan een norm voor nodig? Je zou denken van niet! Toch is het zo. Er is namelijk nogal wat wildgroei ontstaan. Hoe is een documenttype omschreven? Is een digitaal conceptontwerp van een voorgenomen besluit tot het afgeven of intrekken van een kapvergunning het documenttype? Of gaat het slechts om de ‘beschikking’ als documenttype en zeggen alle andere elementen iets over de ontwerpfase, de materiële vorm en de relatie met een handeling of object?

Relatie met andere normen
Ervan uitgaand dat dat laatste het geval is, heeft het NEN gedacht dat abstractie van belang is voor het uniformeren van beschrijvingen en het kunnen inzetten van dit instrument bij de interoperabiliteit van systemen en applicaties. In die zin is de NEN 2084 met een taxonomie van documenttypen een uitwerking en invulling van bepalingen en uitgangspunten in de NENISO 15489 en de NEN-ISO 23081 en in het verlengde daarvan van de NEN 2082. Zoals bekend slaan vorengenoemde drie normen op respectievelijk het informatie- en archiefmanagement in het algemeen, de metagegevens van archiefbescheiden en de eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur. Maar daarmee zijn we er nog niet. Ook de NEN-ISO 15836:2009 Dublin Core Metadata Element Set is in dit kader van belang en hetzelfde geldt voor de Overheid.nl Web Metadata Standaard (OWMS) en de Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie (RMO). Schematisch ziet die relatie er als volgt uit:

Wildgroei en interoperabiliteit
Het uitwisselen van gegevens tussen verschillende actoren is een van de pijlers voor het kunnen vormgeven van een interoperabel informatie- en archiefbeheer waarbij uitwisseling van gegevens een uitgangspunt is. Om dit te doen is het noodzakelijk om, daar waar mogelijk, afspraken te maken over het gebruik van woorden, termen en begrippen. In normenland is dat al gedaan voor bepaalde begrippen die internationaal worden gebruikt. Om slechts twee voorbeelden te noemen: de schrijfwijze van landnamen (NEN-ISO 3166) en de schrijfwijze en aanduiding van valuta (NEN-ISO 4217).

Internationaal gebruik van begrippen en woorden is inderdaad een argument om te komen tot afspraken. Maar, wat internationaal van belang is, zo blijkt, is ook nationaal noodzakelijk. Vooral als het gaat om het uitwisselen van gegevens tussen verschillende actoren, systemen en applicaties. Het verlenen van omgevingsvergunningen (Wabo) is hiervan een goed voorbeeld.

Op het gebied van het informatie- en archiefbeheer zijn de afgelopen jaren initiatieven ontplooid om te komen tot een meer interoperabele structuur van bijvoorbeeld de ordening. Niet alleen specifiek voor dit doel ontwikkelde applicaties moeten in dit kader worden geplaatst, maar ook menig documentair structuurplan. En daar zit hem nu de kneep. Geconstateerd is dat het min of meer vrijblijvend invullen van gegevens over het documenttype, heeft geleid tot een overweldigende hoeveelheid verschillende om- en beschrijvingen daarvan. In veel gevallen zijn op verschillende plaatsen van elkaar verschillende omschrijvingen gebruikt, om een (min of meer) gelijksoortig object te duiden. Deze wildgroei, in dit geval in documentaire structuurplannen, was dan ook de directe aanleiding om deze norm te ontwikkelen. De NEN 2084 is bedoeld om een bijdrage te leveren aan het vastleggen, terugzoeken en verwerken van informatieobjecten, de interoperabiliteit te vergroten en processen te kunnen koppelen.

Tabel en hulptabellen
Analyse van de op dit moment gebruikte lijsten met aanduidingen voor documenttypen heeft geleid tot abstractie. In de praktijk bestaan momenteel overzichten met documenttypen. Deze overzichten zijn al dan niet onderdeel van applicaties die het informatie- en archiefbeheer ondersteunen. Sommige van deze overzichten bevatten honderden termen die voor verschillende documenttypen zijn bedacht. In het concept waar nu aan wordt gewerkt is dit aantal teruggebracht tot slechts veertien hoofdtermen. In totaal mogen volgens deze norm zeventig begrippen of woorden dienst doen om een documenttype (aan) te duiden. De norm gaat uit van het hedendaagse gebruik van termen en begrippen. Documenttypen die in het verleden hebben bestaan of aanduidingen uit het verleden voor een bepaald documenttype, zijn niet in deze norm opgenomen. Hetzelfde geldt voor documenttypen die zo specifiek voor een organisatie of omgeving zijn, dat veronderstelling van algemene toepasbaarheid niet opportuun is. Wie zoekt naar het plakkaat, de missive, blaffaard, apostille, appointment of request zal in de archiefterminologieën zijn of haar weg moeten vinden. Het komt erop neer dat naast de termen en begrippen die in de norm een plaats hebben gekregen, een organisatie vanzelfsprekend ook eigen termen (jargon) kan opnemen en toevoegen. De norm is immers een norm en geen keurslijf of dwangbuis.

Zoals in het eerdere voorbeeld geschetst, blijkt dat de omschrijving van een documenttype vaak vervuild is geraakt met woorden die slaan op de ontwikkelings- of behandelfase, de vorm, de gegevensdrager enzovoorts. Daarom is voor enkele van deze elementen een hulptabel toegevoegd aan de norm. Niet opgenomen is een hulptabel waaruit de relatie met bijvoorbeeld een zaak is gelegd. Die relatie immers kan in een systeem worden gelegd door een of ander overzicht van handelingen, werkzaamheden, zaken, objecten, subjecten of wat dan ook op te nemen. De zaaktypencatalogus, om er een te noemen, is dus geen onderdeel van deze taxonomie.
De hulptabellen die in de NEN 2084 wel een plaats hebben gekregen, hebben betrekking op de status of het ontwikkelstadium en een aantal tabellen van uiterlijke vorm. Uiterlijke vorm slaat in dit geval op de aard van het stuk (tekst, beeld, geluid, etc.), de gegevensdrager (van steen tot optische schijf), de wijze van opslag, overdracht en retrieval (analoog, digitaal), gedrag of structuur (enkelvoudig stuk, samengesteld document, interactief document of database) en het aggregatieniveau in de zin van de uitgangspunten van de NEN 2082 (informatieobject, archiefstuk, archiefbestanddeel, aggregatie).

Voor de goede orde: zowel de tabel met documenttypen als ook de hulptabellen zijn allemaal metagegevens die nodig zijn om stukken in onderlinge samenhang te brengen en te houden. Het is om die reden dat aansluiting is gezocht, en gevonden, bij de vorengenoemde structuren als verwoord in met name OWMS en RMO.

Vrijblijvend gebruik
Net als iedere andere norm is ook de NEN 2084 zo opgesteld dat hij niet hoeft te worden opgevolgd. Een norm heeft immers niet de status van wet- of regelgeving. In de norm is weliswaar aangegeven welke begrippen wel en welke begrippen niet mogen worden gebruikt, maar deze aanwijzing mist elke formele kracht…, tenzij het gebruik van de norm is ingebed in de procedures rondom het informatie- en archiefbeheer van een organisatie.
Hoewel het gebruik dus niet is verplicht, en vooralsnog ook niet verplicht gesteld zal worden (dan immers is er weer een wijziging van de Archiefregeling noodzakelijk), is het toch van belang van de norm kennis te nemen. Al was het maar omdat het gebruik hiervan kan leiden tot het vormgeven van efficiënt en interoperabel informatie- en archiefbeheer. Het doel van archiveren is en blijft immers niet het opslaan van gegevens, maar het zodanig opslaan daarvan dat de stukken in kwestie door de tijd heen kunnen worden teruggevonden en gebruikt. Implementatie van de norm kan daarom een bijdrage leveren aan het verhogen van de kwaliteit van het informatie- en archiefmanagement. Zoals bekend een uitgangspunt in de alom bekende internationale norm NEN-ISO 15489.

Overigens, de International Organization on Standardization is bezig met de ontwikkeling van een norm voor informatie- en archiefbeheer die op het niveau komt te staan van de alom bekende 9000-serie voor kwaliteitsmanagement. Deze norm zal de basis vormen en de ruggengraat zijn voor het hele complex aan normen op het gebied van het informatie- en archiefbeheer. Houdt dus ook die norm in de gaten. Het gaat hierbij om de ISO 3030-serie ‘Management systems for records’.

h.waalwijk@hva.nl

Hans Waalwijk is docent en onderzoeker Archivistiek aan de Hogeschool van Amsterdam