, 24 januari 2012

Niet de instructie, doch het inzicht bouwt een goed archief

image for Niet de instructie, doch het inzicht bouwt een goed archief image Boekbespreking
Cover 'Niet de instructie, doch het inzicht bouwt een goed archief'

Tijdens het afgelopen jubileumcongres van de Vereniging SOD werd het boek met de titel ‘Niet de instructie, doch het inzicht bouwt een goed archief’ officieel ten doop gehouden en uitgereikt aan de aanwezige oud-bestuursleden van de vereniging.

Cover 'Niet de instructie, doch het inzicht bouwt een goed archief'

Tijdens het afgelopen jubileumcongres van de Vereniging SOD werd het boek met de titel ‘Niet de instructie, doch het inzicht bouwt een goed archief’ officieel ten doop gehouden en uitgereikt aan de aanwezige oud-bestuursleden van de vereniging. Een boek dat bol staat van de feiten, namen en data, maar niettemin prettig leesbaar is.
Het boek, dat als ondertitel heeft ‘De geschiedenis van de Vereniging voor Overheidsdocumentatie (SOD) 1931- 2011’, is geschreven door Johan Joor, zelfstandig gevestigd historicus met een forse reeks publicaties op zijn naam. Het is een mooi boek geworden, fraai uitgegeven door Sdu Uitgevers.
Eigenlijk verschijnt het boek vijf jaar te laat, maar, zo schrijft Joost Cox in zijn voorwoord, het 75-jarig bestaan van de SOD was zo’n beetje voorbij voordat bestuur en leden er erg in hadden. De zonnige kant hiervan is natuurlijk dat er weer vijf jaar extra te beschrijven bijgekomen is, al komen die er wat bekaaid vanaf (ze worden beschreven in de ‘Epiloog’).

Roepnaam
Bij al het jubileumgeweld van de Vereniging zouden we bijna vergeten dat ook Od een jubileum viert: in 2011 bereikte het blad de respectabele leeftijd van 75 jaar. In 1936 zag het eerste exemplaar van de voorloper van Od het licht. Het blad heette toen Gemeentelijke Documentatie en Secretarie-Organisatie, niet echt een gemakkelijk in het gehoor liggende naam, maar dat werd in die dagen van minder belang geacht dan tegenwoordig. Alhoewel, de naamsverandering van de vereniging in 1981 in Vereniging voor Documentaire Informatievoorziening en Administratieve Organisatie gaf ook niet echt blijk van gevoel voor marketing. Gelukkig werd ‘SOD’ als roepnaam behouden. De SOD was trouwens ook onder een andere naam geboren: Studieclub Gemeentelijke Documentatie (SDG).
De Stichting kan er trouwens ook wat van: officiële naam is Stichting Opleidingen en Examens voor Documentaire Informatievoorziening en Administratieve Organisatie; SOEDIAO dus eigenlijk, maar dat vond men toch te gek, en dus bleef het bij de roepnaam S.O.D. (let op de puntjes!).

Evergreens
Al dit soort wetenswaardigheden vinden we in het prettig leesbare boek. Uiteraard begint het boek met de beschrijving van de heldendaden van de evergreens Zaalberg en Otlet. Zaalberg is de uitvinder van de term ‘registratuur’ en van het zaakgewijs ordenen, dat hij toepaste op het archief van Zaandam vanaf 1851. Eigenlijk vieren we in 2011 dus ook het 160-jarige jubileum van ‘zaakgewijs’, hoezo vernieuwend… Natuurlijk ontbreken Otlet en La Fontaine niet, die de decimale code, later UDC genaamd, uitvonden. Ze wilden hiermee alle informatie ter wereld ontsluiten, best ambitieus en uiteindelijk behoorlijk gerealiseerd door het internet, al duurde dat nog wel 100 jaar.
Zo hadden we een scheiding tussen oud en lopend archief, een zaakgewijze ordening van het lopende archief en een decimale code. Zaalberg was bijzonder in zijn nopjes met deze combinatie. Hij verliet Zaandam en werd directeur van het bij voortduring in geldzorgen verkerende NRB (Nederlands Registratuur Bureau), vanwaaruit organisaties (vooral gemeenten) werden geholpen bij de invoering van Zaalbergs systeem. En met succes: in 1920 was het al bij 55 gemeenten ingevoerd. In 1922 nam de VNG deze taak van Zaalberg over tegen een cash bedrag en een commissie van 5% voor nieuwe contracten. Met Zaalberg liep het slecht af: hij raakte zonder werk en verkeerde tot zijn dood in 1934 in financiële problemen. Het Registratuur Bureau van de VNG deed onder leiding van Noordenbos goede zaken: men ging opleidingen geven en in 1930 waren er al 239 gemeenten aangesloten. Noordenbos (of Hendrik Vlug, de eerste secretaris en latere voorzitter, daarover zijn de geleerden het niet eens) nam het initiatief tot oprichting van de SGD in 1931 in hotel Monopole in Amersfoort. Een fraaie foto laat een keurig gezelschap zien. De SGD groeide gestaag tot 100 leden in 1944. Uiteraard waren er zeer nauwe banden met de VNG: de voornaamste activiteit van de SGD was het helpen bij de uitrol van de VNG-Code. Het Registratuurbureau VNG op haar beurt subsidieerde de SGD. Ons-kent-ons in het DIV-wereldje zat er dus al vroeg in.

Gouden jaren
In 1936 verscheen de eerste Od, al heette die toen nog anders (zie hiervoor). Vanaf 1938 werd het een maandblad. In datzelfde jaar bereikte men een mijlpaal in de vakontwikkeling: op de jaarvergadering werd besloten een opleiding en examen in te richten voor de verkrijging van een diploma van bekwaamheid in de gemeentelijke archiefverzorging. De opleiding ging in 1939 van start. Tijdens de oorlog verliep alles wat stroever natuurlijk. Tussen september 1944 en oktober 1945 verscheen het blad niet.
Na de oorlog braken de gouden jaren aan. De economie groeide, de overheidstaken groeiden het aantal ambtenaren groeide: alles leidde tot meer administratie en dus meer DIV’ers, meer opleidingen, meer leden. Hierbij hoorde natuurlijk een vernieuwing: in 1946 werd de Studieclub omgedoopt tot Studiekring voor Overheidsdocumentatie, waarvan iedereen in overheidsdienst lid mocht worden. In 1952 werd dit weer veranderd in Studiekring voor Documentatie en Administratieve Organisatie der Overheid, maar het acroniem SOD bleef behouden. Het ledenaantal groeide snel: van 300 in 1946 tot 800 in 1956. Er kwamen jaarvergaderingen, congressen en studiedagen. In 1947 verscheen het eerste nummer van het vernieuwde blad: Overheidsdocumentatie. Er kwam een nieuwe Archiefwet in 1962, er werd ruzie gemaakt met de VAN (nu KVAN) en weer bijgelegd, de begrippen SOD-I en SOD-II ontstonden (en werden erkend in 1994), de HMDI werd ingericht (1997) kortom, het leven zoals we dat kennen nam vorm aan. De Studiekring werd in 1975 Vereniging, en dat is nog steeds zo.

Diepe sporen
Wat uiteraard diepe sporen naliet (en nog steeds doet) zijn de technologische vernieuwingen: kopieermachines, faxen, computers, ICT, internet, openbaarheid van bestuur en dergelijke doen in ras tempo intrede en veranderen het werkveld ingrijpend. Joor beschrijft de ontwikkelingen en de inspanningen van de DIV-gemeenschap (de term bestaat sinds 1981) om de ontwikkelingen bij te benen. Duidelijk wordt dat SOD en Od hierin een voortrekkersrol hebben gespeeld.
Het boek van Johan Joor staat bol van de feiten, namen en data. Ondanks alle feiten en het onderwerp (laten we wel wezen: de geschiedenis van de zich verenigende ambtenaren die zich bezig houden met registratuur en documentatie is niet het ultieme sensationele thema) is het boek prima leesbaar. Het is leuk om in te bladeren op een regenachtige namiddag en af en toe wat pagina’s te lezen. Voor iedereen in het vak eigenlijk een must om in de kast te hebben.

Gertjan.degraaf@dino4.nl