1 maart 2011

Nieuwe Groene Pockets (1)

image for Nieuwe Groene Pockets (1) image

Figuur 1

De opzet
De inhoud van de uitgave1 is eenvoudig van opzet en bevat de volgende onderdelen:

Figuur 1

De opzet
De inhoud van de uitgave1 is eenvoudig van opzet en bevat de volgende onderdelen:

  • de integrale tekst van de Archiefregeling,
  • de toelichting op de Archiefregeling,
  • per artikel een uitleg van termen, begrippen en definities, en
  • een alfabetische lijst van de termen, begrippen en definities.

Per artikel en in de alfabetische lijst staat steeds dezelfde uitleg van de term of het begrip. Ook wordt er verwezen naar andere onderwerpen waar men rekening mee moet houden. En op het moment dat een term op verschillende plekken in de Archiefregeling voorkomt is ervoor gekozen om steeds opnieuw de complete uitleg op te nemen. Er wordt dus niet verwezen naar eerdere artikelen. De gegeven definitie is constant dezelfde en wijkt niet per artikel af, hierdoor is men heel eenduidig. En ook in de alfabetische lijst is steeds de complete uitleg opgenomen, zoals deze ook terug te lezen is bij de afzonderlijke artikelen. Persoonlijk vind ik dit heel prettig werken. Want het ene moment wil je iets weten over een bepaald artikel en de andere keer over een bepaald begrip.
Een klein minpunt in deze uitgave is dat in de alfabetische lijst niet wordt verwezen naar de artikelen waar de term in voorkomt. Dan waren alle kruisverwijzingen helemaal rond geweest en kun je via alle wegen zoeken in de nieuwe Archiefregeling.

De inhoud
In mijn exemplaar zitten al op verschillende plekken kleine post-its geplakt met de artikelen die ik heb gebruikt of in de nabije toekomst ga gebruiken. Bij mij zijn dergelijke post-its altijd een goed teken. Hoe meer erin zitten, hoe meer ik er gebruik van maak en des te meer waardeer ik de inhoud. Op basis van de hoeveelheid post-its kan ik vaststellen dat het met de inhoud wel snor zit.
Een voorbeeld: laatst moest ik weten hoe het ook alweer zat met compressietechnieken en wat de verschillen zijn tussen lossy en lossless. Dit zijn begrippen die je niet door elkaar wilt halen, wat helaas wel eens gebeurt. Bij de definitie van compressie stonden deze begrippen vermeld en uitgelegd, waardoor ik ook weer antwoord kon geven op de vraag die mij gesteld was. Op dit punt zit inmiddels een kleine post-it geplakt.
De beschrijvingen van de definities zijn natuurlijk wel de interpretatie en de samenvoeging van verschillende definities van de auteurs. Er zitten uiteraard ook beschrijvingen bij waar men het niet per definitie mee eens hoeft te zijn. Het is een uitleg van de wet en niet de wet zelf. Er is wel gebruik gemaakt van de meest gangbare definities: de definities uit de Archiefwet 1995 en uit de Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen.
Desalniettemin is het een bruikbare bron voor de nodige achtergrondinformatie en als naslagwerk. Maar als de gebruiker een andere mening over een definitie heeft, dan is dit natuurlijk mogelijk. In de inleiding geven de auteurs aan dat aanvullingen en verbeteringen van harte welkom zijn, dus als u iets tegenkomt, schroom niet om het door te geven.

Digitaal?
Ik kan me voorstellen dat een dergelijke uitgave digitaal een grote meerwaarde kan hebben. Graag neem ik deze pockets mee naar organisaties, zodat ik alles bij de hand heb, maar ze passen niet in mijn tas. Ze passen wel op mijn smartphone of op mijn toekomstige (nog aan te schaffen) tablet. Een Archiefwet-app is dan ook een app die ik zeker zou aanschaffen en zou instaleren. De informatie uit deze uitgave kan als basis dienen voor een dergelijke toepassing. Ik kan me voorstellen dat het er als volgt uit komt te zien: elk begrip dat is uitgelegd staat cursief en door op het begrip te gaan staan, komt automatisch de uitleg en achtergrond over het begrip omhoog. Niet alleen de Archiefregeling staat in de app, maar ook de Archiefwet en het Archiefbesluit.
Concluderend: de Archiefregeling van A tot Z is een handzame papieren uitgave, die direct naast ‘De Archiefwet 1995 in 100 trefwoorden’ in de boekenkast moet komen te staan. Het is een goede aanvulling op deze gedeeltelijk verouderde pocket. Niet altijd wil je iets digitaal opzoeken, maar is bladeren net zo fijn en stuit je onverwacht op andere zaken. Juist die onverwachte stukken tekst, kunnen je soms op hele andere gedachten brengen. In een digitale uitgave heb je dat minder, maar vind je wel weer sneller. Voorlopig maak ik met veel plezier gebruik van mijn papieren exemplaar.

 

a.adema@gmail.com


1 ‘De archiefregeling van A tot Z’. Pocketreeks informatiebeleid, Den Haag: Sdu Uitgevers, 2010; te bestellen via www.sdu.nl (48,76).