De VNG Archiefcommissie heeft een nieuwe VNG handreiking opgesteld: Beperkt waar het moet. Bij de overbrenging naar de archiefbewaarplaats kan of moet de gemeente beperkingen stellen aan de openbaarheid op grond van privacy, belangen van de staat en zijn bondgenoten of onevenredige bevoordeling of benadeling van personen en bedrijven. In de handreiking staat hoe dat rechtmatig te doen.
De VNG Archiefcommissie heeft een nieuwe VNG handreiking opgesteld: Beperkt waar het moet. Bij de overbrenging naar de archiefbewaarplaats kan of moet de gemeente beperkingen stellen aan de openbaarheid op grond van privacy, belangen van de staat en zijn bondgenoten of onevenredige bevoordeling of benadeling van personen en bedrijven. In de handreiking staat hoe dat rechtmatig te doen. Het gaat om besluiten van algemene strekking, die conform de vereisten van de Awb moeten worden genomen en gepubliceerd. De handreiking bevat stappenplannen, checklists en modellen voor het stellen, opheffen of verlengen van openbaarheidsbeperkingen.
Dit is bekend gemaakt met de VNG ledenbrief van 20 augustus 2019. Naast de genoemde handreiking worden gemeenten geïnformeerd over de volgende onderwerpen:
- De Selectielijst archiefbescheiden gemeenten en intergemeentelijke organen 2017, actualisatie 2020, waarin de bewaartermijnen van stukken zijn vastgelegd, is ter vaststelling aangeboden aan de algemene rijksarchivaris. Het ontwerp is voorbereid door de Adviescommissie Archieven. Bij het ontwerp zijn de reacties die van de leden zijn ontvangen in het kader van de consultatie (zie ledenbrief Lbr. 19/015) betrokken.
- De Archiefwet 1995 wordt gemoderniseerd om beter aan te sluiten op het digitale tijdperk. Het voornemen van de minister voor basis- en voortgezet onderwijs en media (BVOM) is onder meer om de overbrengingstermijn naar de archiefbewaarplaats te verkorten van het huidige 20 jaar naar 10 jaar, en de aanstelling van een archivaris, nu nog optioneel, verplicht te stellen. De gevolgen worden vooraf in beeld gebracht met een uitvoeringstoets.
- De modernisering vindt plaats in samenhang met het Wetsvoorstel Open Overheid, welke het urgenter maakt om de informatiehuishouding op orde te brengen. Het is daarom van belang niet af te wachten, maar nu actief maatregelen te treffen om de duurzame toegankelijkheid van digitale informatie te borgen.
- Ook wordt in de ledenbrief ingegaan op de voorwaarden bij online publicatie van de zogenoemde gezinskaarten; de (implementatie van de) nieuwe EU richtlijn auteursrechten die het makkelijker maakt voor archiefinstellingen om werken digitaal te ontsluiten; en het voornemen van het Rijk bestuurlijk terug te treden uit de Regionale Historische Centra.
