1 september 2009

‘NUP, Nolland, NUP’

image for ‘NUP, Nolland, NUP’ image

Onder de aansprekende titel ‘NUP, Nolland, NUP’ zullen we op 19 november 2009 in de Nieuwe Galgenwaard in Utrecht als SOD congresseren. Evenals vorig jaar in Den Bosch verwacht ik weer een sprankelend congres dat vanwege het ook dit jaar weer interessante thema ongetwijfeld druk bezocht zal worden. Vorig jaar mochten we zo’n vierhonderd deelnemers verwelkomen en we hopen dat dit jaar ook weer te realiseren. Want het vakgebied verdient tenslotte alle aandacht.

Onder de aansprekende titel ‘NUP, Nolland, NUP’ zullen we op 19 november 2009 in de Nieuwe Galgenwaard in Utrecht als SOD congresseren. Evenals vorig jaar in Den Bosch verwacht ik weer een sprankelend congres dat vanwege het ook dit jaar weer interessante thema ongetwijfeld druk bezocht zal worden. Vorig jaar mochten we zo’n vierhonderd deelnemers verwelkomen en we hopen dat dit jaar ook weer te realiseren. Want het vakgebied verdient tenslotte alle aandacht. Niet alleen van de degenen die er beroepsmatig mee bezig zijn, de DIV’ers zelf, maar juist ook van andere collega’s binnen de overheid en daarbuiten. Met name het management van de organisaties zal, nog meer dan tot dusverre het geval is, moeten inzien dat de nieuwe wegen die bewandeld moeten worden in het kader van onder andere het zaakgericht werken de gehele organisatie raken. En dat maakt het dus noodzakelijk dat het hoogste leidinggevende niveau betrokken raakt bij en richting geeft aan deze ontwikkelingen.

Spelregels
Het is zaak om al tijdens het proces – en dat kan een beleidsproces zijn, een dienstverleningsproces, een handhavingproces, kortom elk proces dat wij als overheidstaak uitvoeren – scherpe keuzen te maken: wat heeft dit proces écht aan informatie nodig, wat moeten wij écht bij de zaak bewaren om de zaak, het dossier, ‘volledig’ te mogen noemen en over welke informatie moeten wij écht kunnen beschikken om het proces, ons handelen dus, te kunnen reconstrueren en verantwoorden. Er dient dus een verantwoord en effectief informatiemanagement te worden gevoerd waarbij wordt gezorgd voor compliancy – voldoen aan de regels – en alignment – zorgen voor samenhang tussen het proces en de informatievoorziening. De ‘informatie’, zoals elk bedrijfsmiddel, dient te worden beheerd in een planning- en controlcylcus, waarbij het informatieverkeer veilig verloopt en informatie duurzaam wordt beheerd. Voldoen aan deze basiseisen, aan deze waarden en normen, is al geen eenvoudige opgave als het om een eenvoudig proces gaat, een eenvoudige overheidstaak die wordt uitgevoerd. Het wordt pas echt een uitdaging als processen complex worden. Als nu nog losstaande processen geïntegreerd worden, in samenhang worden uitgevoerd in een samenwerking van verschillende overheden en partners in de keten. Een voorbeeld is het uitvoeren van de Wabo, het behandelen van aanvragen van omgevingsvergunningen. Het is al bijzonder complex dit behandelingsproces goed in te richten en uit te voeren – en dan heb ik het nog niet eens over het handhavingsproces, dat daar nog achteraan komt.
Het toeleiden van de juiste informatie, op het juiste moment, naar deze processen en het registreren en archiveren van deze informatie vraagt om nieuwe spelregels. De VNG heeft VROM, precies een jaar geleden, om deze spelregels gevraagd en de SOD heeft de noodzaak van heldere en hanteerbare spelregels onderstreept op ons jaarcongres 2008. Als die spelregels er niet komen – als er überhaupt geen nieuwe normen en spelregels komen voor het documenteren, registreren en archiveren voor ketenprocessen – dan wordt keteninformatisering geen ‘tuin der lusten’ (met een knipoog naar Jeroen Bosch), maar een ‘tuin der lasten’.

Zaakgericht werken
Het Nationaal Uitvoerings Programma, het NUP, brengt ons een architectuur en een infrastructuur die ontkokering en keteninformatisering mogelijk maken. Het NUP reikt een stel¬sel van basisregistraties aan, waaruit wij de informatie, die wij voor de uitvoering van onze taken nodig hebben, kunnen putten. Wat het NUP er niet bij vertelt, is dat die informatie zaakgericht moet worden ingezet. De opstellers van het NUP vinden dat kennelijk vanzelfsprekend. Ik ben daar minder gerust op. ‘Zaakgericht werken’ zit zeker nog niet tussen de oren van alle proceseigenaren en informatiemanagers, die daarover hoognodig tot een goed gesprek moeten komen. Kijk maar wat er gebeuren moet en zie hoe groot het verschil is tussen tradi¬tioneel, verkokerd werken en werken in ketenverband. 
In de traditionele situatie is sprake:

  • van niet geïntegreerde kanalen;
  • van los van elkaar staande procesjes;
  • van elk procesje, dat in zijn eigen informatiebehoeften voorziet;
  • van het ontbreken van één overzicht en bewaking van alle in behandeling zijnde zaken.

In de te bereiken situatie van ketenintegratie en keteninformatisering is sprake:

  • van kanaalintegratie – het digitale kanaal wordt weliswaar dominant maar bijvoorbeeld in het geval van de Wabo, zullen ook de gewone post en de balie als kanaal blijven bestaan;
  • van een centraal mechanisme – een midoffice – dat zorgt voor de distributie van zaken naar de juiste processen;
  • van centrale gegevensbronnen;
  • van centrale bewaking van de zaken die in behandeling zijn; 
  • en van informatie die aan zaken wordt gekoppeld.

Procesgericht
Van de situatie van non-alignment, waarin informatie die om het proces heen dwarrelt pas achteraf wordt verzameld en in een dossier wordt gestopt, moeten wij naar een situatie waarin informatie al tijdens het proces wordt geselecteerd en aan de zaak wordt gekoppeld. Aan het eind van het proces is er een naadloze overdracht aan het archief – nadat nog één keer kritisch is gekeken naar welke informatie, gegevens en documenten écht bewaard moeten blijven en voor hoelang. Bij een complexe zaak, in een complex ketendossier, zullen zich documenten bevinden die, volgens verschillende regels, verschillende bewaartermijnen kennen. Daarvoor bestaan nog geen sluitende beheerregels. Wat wij ons ook moeten realiseren, is dat in een modern proces alleen maar efficiënt gewerkt kan worden met digitale informatie. Papieren documenten houden de voortgang van een proces op. Die willen wij niet met het proces meezeulen, daar willen wij zo snel mogelijk van af. Oftewel: wij moeten kunnen werken met hanteerbare regels voor substitutie. Het kan niet genoeg worden benadrukt dat het proces leidend moet zijn. De proceseigenaar moet aangeven welke informatie hij nodig heeft, wanneer in het proces – bij welke processtap – en in welke vorm. De informatiemanager moet hem daarbij kritisch adviseren, voortdurend wijzen op de kostbare beheerslast die de informatievoorziening met zich meebrengt. Het bestuur moet erop toezien dat proceseigenaar en informatiemanager in gesprek komen om steeds die afweging te maken. Want processen, en zeker ketenprocessen, zullen voortdurend veranderen al naar gelang burgers en bedrijven daar nieuwe, andere en hogere eisen aan stellen.

Kaders, regels en middelen
Wat hebben gemeenten nodig, wat kan hen helpen om met ‘zaakgericht werken’ te komen tot een beheersbare en contro-leerbare documentaire informatiehuishouding?

  1. Allereerst een nieuw, strak normenkader. Gemeenten moeten weten aan welke minimale wettelijke normen moet worden voldaan. De VNG heeft met belangstelling kennisgenomen van de baseline Informatie op Orde en betreurt het dat deze alleen voor het Rijk is ontwikkeld. Interoperabiliteit – uitwisselbaarheid van informatie – vraagt immers om eenheid van beleid. Het schiet niet op als de ene overheid zich, bij het beheer van informatie die haar is toevertrouwd, aan andere regels moet houden dan een andere overheid, die met diezelfde informatie moet kunnen werken. 
  2. Vervolgens: spelregels, zoals de spelregels die in het kader van de Wabo-DIV-agenda worden ontwikkeld, maar dan algemener en uniform toepasbaar voor keteninformatisering. Die spelregels zullen moeten sporen met de regels die rond het stelsel van basisregistraties worden ontwikkeld, én met de baseline, én met de archiefwettelijke regels en beleidsregels. Uniforme toepassing is van groot belang; nu is het nog zo dat voor verschillende overheden, verschillende beleidsregels voor substitutie gelden die per provincie verschillend aan gemeenten worden opgelegd.
  3. Adequate hulpmiddelen, zoals de GEMeentelijke Model Architectuur, de GEMMA, die voor en door gemeenten is ontwikkeld bij EGEM, met daarbij de standaarden als RSGZ en Zaaktypencatalogus. 
  4. En tenslotte: een toetsingskader. Gemeenten moeten zelf kunnen toetsen of hun manier van zaakgericht werken voldoet aan wettelijke eisen. De baseline kan behalve een inrichtingskader ook een uniform toetsingskader zijn, aangezien bij de baseline ook een audit-instrument hoort. Daarmee zou het toezicht op de gemeentelijke praktijk van documenteren en archiveren kunnen worden vereenvoudigd en geüniformeerd.

Praktijktoets
Voorschriften, toetsingskaders en hulpmiddelen mogen niet zonder meer op ons worden losgelaten. De uitvoerbaarheid en de effecten daarvan dienen te voren te worden ingeschat. Gemeenten willen zich niet zo maar conformeren aan een baseline, zo maar standaarden toepassen en zo maar hulpmiddelen inzetten – of voorschrijven aan hun leveranciers. Zij willen eerst weten wat een en ander betekent voor hun processen, voor hun organisatie en, uiteraard, voor hun financiën. 
Daarom vinden wij als bestuur van de SOD dat ‘zaakgericht werken’, met inzet van de EGEM-hulpmiddelen en met toepassing van een baseline, eerst aan een praktijktoets onderworpen moet worden. Hoe zorg je voor een goede inrichting van je informatie, zowel in het kader van bedrijfsvoering, rechtmatigheid, (politieke) controle en historisch belang? Bedrijfsvoering, (politieke) controle, rechtmatigheid en historie dienen in/tijdens het (digitale) werkproces te worden geborgd. Nu gebeurt dat nog veelal achteraf, in de papieren dossiers, gecombineerd met werkdossiers en e-mailboxen. Dit kan alleen door alle partijen die kennis hebben van en belang bij de diverse informatieaspecten bij elkaar te brengen en dan vast te leggen welke informatie, wanneer, door wie, hoe opgeslagen, en waar beschikbaar is. Alle gemeenten worstelen met dezelfde problemen omtrent de informatievoorziening. De hoeveelheid informatie groeit. De behoefte aan structuur in opslag, uitwisseling en dergelijke is groot en wordt alleen maar groter. De baseline kan een belangrijk instrument worden als de juiste partijen betrokken worden bij de opbouw van de baseline (proceseigenaren, informatiespecialisten, IT-verantwoordelijke bestuurders en het management). 

Belangrijk is wel: maak een GUP, een gemeentelijk urgentieplan (of uitvoeringsplan). Daarin staan de eigen ambitie en de urgentie weergegeven en daarin kun je ook aangeven waar de energie op wordt gericht. Ten slotte wil ik hier ook graag benadrukken hoe groot het belang is van goed opgeleide medewerkers juist op dit werkveld. De overgang van de traditionele DIV’er naar een informatiespecialist die anderen ondersteunt bij het zaakgericht werken dient adequaat te worden gefaciliteerd. U ziet wel: er blijven genoeg uitdagingen op dit zeer boeiende DIV-werkveld!

jcox@alkmaar.nl

Joost C.M. Cox is voorzitter van de Vereniging SOD.