Op zoek naar herinnering

Op 2 december 2009 promoveerden Ferdinand Ector en Geert-Jan van Bussel op de vraagstelling ‘De performance van de bedrijfspro­cessen in content-intensieve organisaties verbetert door de optima­lisatie van de content value chain’. Zij onderzochten deze vraagstel­ling middels de door hen ontwikkelde modellen van een verantwoor­dingssysteem en een metadataschema. In gewoon Hollands: infor­matie-intensieve organisaties presteren beter (doelmatiger) als in de keten de informatievoorziening wordt verrijkt, geordend en gericht op de maatschappelijke verantwoordelijkheid (rechtmatigheid).

Op 2 december 2009 promoveerden Ferdinand Ector en Geert-Jan van Bussel op de vraagstelling ‘De performance van de bedrijfspro­cessen in content-intensieve organisaties verbetert door de optima­lisatie van de content value chain’. Zij onderzochten deze vraagstel­ling middels de door hen ontwikkelde modellen van een verantwoor­dingssysteem en een metadataschema. In gewoon Hollands: infor­matie-intensieve organisaties presteren beter (doelmatiger) als in de keten de informatievoorziening wordt verrijkt, geordend en gericht op de maatschappelijke verantwoordelijkheid (rechtmatigheid).

Betere dienstverlening
Onder ‘content-intensieve organisaties’ verstaan Ector en Van Bussel ‘publieke organisaties die informatieproducten leveren’. Content uit zich in objecten. Archiefdocumenten onderscheiden zich van docu­menten doordat zij als bewijs dienen.
Met vier praktijkcases tonen Ector en Van Bussel aan dat kwaliteit, context en infrastructuur (logistiek, beveiliging en behoud) van content (documenten en archiefdocumenten) cruciaal zijn voor de performance van content-intensieve organisaties. Tekortkomingen zijn steeds ook op deze aspecten terug te voeren. Ector en Van Bussel stellen dat de keten van activiteiten vanaf creatie of ont­vangst tot vastlegging, opslag, bewerking, distributie, ordening, publicatie, gebruik, waardering, selectie, vernietiging of bewaring, beveiliging, toetsing en behoud in de bedrijfsprocessen moet worden gewaarborgd. Zij associëren deze keten met de content value chain van Davenport.
Content-auditing richt zich op de content die in de organisation memory is, of daarin moet worden, opgenomen. Een content-auditor let op:

1. de uitvoering van afhandeling van transacties in bedrijfsprocessen en het daarbij transformeren van input naar output;
2. een just in time verstrekking van betrouwbare en volledige infor­matie;
3. het afleggen van verantwoording inzake het handelen van organi­saties en/of bedrijfsprocessen; en 
4. de mogelijke reconstructie van transacties vanuit de bedrijfspro­cessen.

Met ‘performance’ bedoelen Ector en Van Bussel naast doelmatigheid ook rechtmatigheid. Zij tonen aan de hand van meerdere praktijk­voorbeelden aan dat er in de organisatieleer veel aandacht is voor doelmatigheid en weinig aandacht voor rechtmatigheid. Zij stellen dat door meer aandacht te besteden aan de ‘organisation memory’ en de ‘content value chain’ minder mislukkingen en een betere per­formance c.q. dienstverlening mogelijk is. Harde bewijzen kunnen echter in het onderzoek niet worden gegeven.

Belangrijke conclusies
Verder geeft de studie nog enkele belangrijke conclusies:

• Om een verantwoordingssysteem te implementeren dient de ‘con­tent value chain’ te worden georganiseerd en geoptimaliseerd.
• Het VBE^©-metadataschema kan door de specifieke insteek vanuit de verantwoordingsfunctie goed dienen als validatiemiddel voor andere metadataschema’s, zoals in de vergelijking tijdens de studie in de praktijk wordt aangetoond.
• Het document is niet dood.
• De kwaliteit van het ‘organizational memory’ verbetert door de realisatie van de kwaliteitskenmerken van content en de optimali­sering van de ‘content value chain’.
• Het negeren van de verantwoordingsfunctie en van content heeft ertoe geleid dat prestatieverbeterende instrumenten als informa­tietechnologie, logistiek, workflowmanagement, businessprocess re-engineering, integrale kwaliteitszorg en kennismanagement minder effect hebben gehad dan verwacht had mogen worden.
• Content auditing draagt bij aan de verbetering van de perfor­mance van bedrijfsprocessen binnen content-intensieve organisa­ties in beide prestatiedoelstellingen (rechtmatigheid en doelma­tigheid).
• Het beïnvloedingsmodel maakt het mogelijk om de context van archiefdocumenten te beschrijven als resultanten van de systeemtoestand en -gedrag van een content-intensieve organi­satie. Deze benadering is uniek.
• De geformuleerde behoudstrategieën (‘technology preservation’, ‘technology emulation’, ‘information migration’ en ‘information encapsulation’) kunnen het behoud op lange termijn (nog) niet garanderen, zeker niet als de kwaliteitseisen, zoals die aan de con­tent vanuit verantwoording toegekend moeten worden, behouden dienen te blijven.

Ector en Van Bussel beloven vervolgonderzoek te doen in private ondernemingen. Vervolgonderzoek kan plaatsvinden naar ‘con­tent auditing’ alsmede vervolgonderzoek op kwalitatieve onder­zoeksresultaten op een (veel) later moment, zodat relatie met interventie(s) kan worden gelegd. Onderzoek naar vernietiging van content in een digitale omgeving wordt aangemoedigd, alsmede veel onderzoek naar behoudstrategieën, virtualisatie en de mogelijkheden van native xml-databases.

Must read and understood
Het promotieonderzoek omvat 500 (474) pagina’s en is uitstekend gedocumenteerd. Een must read and understood voor HMDI-stu denten. Op de onderdelen verantwoordingsfunctie, ‘content value chain’, kwaliteitskenmerken van content, het VBE^©-metadata schema (onder andere te vinden in bijlage 1) en op de conclusie(s) worden auteurs van harte uitgenodigd een inhoudelijke bijdrage met zienswijze aan te leveren bij de redactie. Wij moedigen auteurs aan om tevens een reactie van de promotoren in het artikel te realiseren. Verder lijkt het medio januari nog niet zo ver dat ons vakgebied hierover met elkaar in gesprek is. Een bescheiden verwijzing staat op http://bhiccommunity.ning.com/events/promotie-geertjan-vanbussel; het betreft hier nog slechts een aankondiging van de pro motie aan de UvA in december 2009. Nog geen inhoudelijk debat. Op SOD-Online gaat het er nog helemaal niet over. Het lijkt mij de moeite wel waard om hierover een breed debat te voeren met elkaar. Dit promotieonderzoek bevat veel kennis en geeft aanknopingspun ten voor verdieping in ons vak.

aplat@hermes-am.nl

^* Het promotieonderzoek is integraal op papier te bestellen via info@vbds.nl, of te downloaden op http://www.vbds.nl/downloads/pub39.pdf