Het wegnemen van de barrières voor het gebruik van standaarden door ICT-gebruikers en -aanbieders, onafhankelijkheid van softwareleveranciers en het bevorderen van de digitale uitwisseling van informatie, zijn de voornaamste motieven van de overheid om het gebruik van open standaarden als uitgangspunt te nemen voor de semipublieke sector.
Het wegnemen van de barrières voor het gebruik van standaarden door ICT-gebruikers en -aanbieders, onafhankelijkheid van softwareleveranciers en het bevorderen van de digitale uitwisseling van informatie, zijn de voornaamste motieven van de overheid om het gebruik van open standaarden als uitgangspunt te nemen voor de semipublieke sector.
De richtlijnen voor het open standaardenbeleid zijn gebaseerd op de selectie van geschikte standaarden van het Forum Standaardisatie. Het Forum Standaardisatie hanteert hierbij het principe van ‘comply or explain’. Dit wil zeggen dat de standaarden op deze lijst moeten worden toegepast, tenzij er goede redenen zijn om een andere keuze te maken.
Op dit moment staan er drie bestandsformaten op de comply or explain-lijst van het Forum Standaardisatie: ODF, PDF/A en PDF 1.7. In dit artikel gaan we nader in op de vraag hoe standaarden het beste kunnen worden ingezet en wat het verschil is tussen PDF/A en PDF 1.7.
Gesloten versus open standaarden
Open standaarden zijn leveranciersonafhankelijk. Dit betekent dat de standaard wordt gehandhaafd door een non-profitorganisatie en verdere ontwikkeling van de standaard plaatsvindt op basis van een besluitvormingsprocedure die toegankelijk is voor alle belanghebbende partijen. Daarnaast worden specificaties van de standaard gepubliceerd, waardoor eenieder de standaard kan kopiëren, gebruiken of beschikbaar kan stellen. Ook zijn er geen beperkingen ten aanzien van het hergebruik van de standaard.
Het gebruik van open standaarden is volgens het actieplan Nederland Open in Verbinding (NOiV) van essentieel belang om digitale samenwerking (interoperabiliteit) te vergroten en de afhankelijkheid van leveranciers te verminderen. Het open standaardenbeleid, dat tot stand is gekomen in opdracht van het ministerie van Economische Zaken en het ministerie van Binnenlandse Zaken, is van toepassing op de rijksdiensten, ZBO’s, provincies en gemeenten, maar geldt ook voor instellingen in de sectoren onderwijs, zorg en sociale zekerheid. Het comply or explain-principe is uitsluitend van toepassing bij vernieuwing of vervanging van ICT-producten of -diensten boven de 50.000 euro. Ondanks dat de richtlijnen niet verplicht zijn voor bestaande voorzieningen, is de koers van de overheid helder en zullen alle organisaties binnen de (semi) publieke sector zich nu al moeten verdiepen in de gevolgen voor het documentbeleid.
Open standaarden en het documentbeleid
Een goed documentbeleid beschrijft de levenscyclus van de verschillende documenten binnen de organisatie. Het beleid maakt duidelijk wie toegang heeft tot bepaalde documenten en welk type document wordt gecreëerd, bewerkt, beheerd en gearchiveerd. Ook zijn de bewaartermijnen van documenten opgenomen in het documentbeleid. Bij het formuleren van het documentbeleid is het essentieel om tevens te inventariseren of de gebruikte applicaties voor documentcreatie en -beheer ondersteuning bieden voor open standaarden.
Naast de geldende richtlijnen voor documentbeheer en het gebruik van open standaarden, moet ook de eindgebruiker centraal staan binnen het documentbeleid. Door te inventariseren in welke mate er gebruik gemaakt wordt van tekstverwerkingsprogramma’s, templates en macro’s en hoe vaak de gebruiker toegang nodig heeft tot oudere documenten, kan het beleid beter worden afgestemd op de specifieke wensen van de gebruiker en zal de implementatie succesvoller verlopen.
ODF, PDF/A of PDF 1.7
Op dit moment bestaat de lijst met open standaarden van het Forum Standaardisatie uit drie open standaarden: ODF, PDF/A en PDF 1.7. Dit biedt organisaties de vrijheid om per situatie zelf het gewenste documentformaat te kiezen. Om een goede afweging te kunnen maken is het van belang om de onderlinge verschillen te kennen en te weten voor welke doeleinden een specifieke open standaard het meest geschikt is.
ODF: de open standaard voor reviseerbare documenten
ODF leent zich vooral voor documenten waarin nog wijzigingen aangebracht moeten worden. Dit documentformaat kan zodoende op dagelijkse basis worden gebruikt voor het uitwisselen van informatie. De ontvanger wordt niet of nauwelijks beperkt in zijn mogelijkheden om (delen van) het document zelf te gebruiken. In ODF behoudt het document bovendien de volledige functionaliteit die het tijdens het bewerken heeft – inclusief alle metadata, bewerkingsgeschiedenis, digitale handtekeningen en versies. Zolang het document aanpasbaar moet blijven, kan ODF door de hele levenscyclus van een document worden gebruikt. Voor het archiveren van niet-reviseerbare documenten is ODF veel minder geschikt dan PDF/A.
PDF/A: voor archivering van niet-reviseerbare documenten
Sinds de introductie van PDF in 1993 waren de specificaties ervan al snel publiekelijk beschikbaar. Toen Adobe de Acrobat Reader (nu Adobe Reader) korte tijd later gratis ter beschikking stelde, werd PDF al snel de de facto standaard voor het uitwisselen van niet-aanpasbare documenten via internet en mail. In de jaren daarna bleef Adobe de bestandsindeling ontwikkelen. Bij elke nieuwe PDF-release kwam ook een nieuwe versie van de gratis Reader uit, die altijd volledig terugwaarts compatibel was. Met andere woorden: documenten die in 1993 zijn gemaakt, kunnen vandaag de dag nog steeds probleemloos worden bekeken. Tegenwoordig ondersteunt vrijwel iedere applicatie voor documentverwerking PDF, en bijna elke computergebruiker ter wereld kan PDF-bestanden openen en lezen met Adobe Reader. Adobe Reader staat op 89% van alle desktop-PC’s met een internetaansluiting.
Samen met verschillende organisaties en bedrijven heeft Adobe meegewerkt aan een aantal op PDF-gebaseerde ISOstandaarden voor specifieke toepassingen, waaronder PDF/A voor archivering. Dit bestandsformaat werd in 2005 erkend als open standaard en ISO-gecertificeerd (ISO 19005, gepubliceerd in 2005). PDF/A is een elektronisch bestandsformaat dat bedoeld is om documenten te representeren, waarbij de visuele verschijningsvorm en de structuur van een document over een lange periode en onafhankelijk van systemen of software te waarborgen is. Om ontsluiting in de toekomst mogelijk te maken, worden in een PDF/A-document alle zaken die toekomstige representatie in de weg kunnen zitten, volledig uitgesloten.
Er zijn twee varianten van PDF/A. Bij het archiveren van documenten is het daarom belangrijk om ook te kijken welk type PDF/A het meest geschikt is voor die specifieke situatie. De PDF/A-1a-versie voldoet aan criteria die zijn vastgelegd in de ISO 19005-1-standaard. Dit betekent dat in deze PDF/Aversie ook alle structuurinformatie is opgenomen. Dit is onder andere van belang voor de doorzoekbaarheid van een document of het reproduceren van bestanden. De PDF/A-1b-versie verzekert alleen dat het elektronische document visueel kan worden weergegeven. Hiermee voldoet deze variant van PDF/A aan de minimale eisen voor langdurige archivering.
PDF/A is een subset van PDF 1.4, waarbinnen allerlei zaken verboden zijn omwille van het feit dat het document ook over veertig jaar nog steeds betrouwbaar geopend moet kunnen worden. Dat gegeven bracht met zich mee dat er binnen de standaardenlijst geen oplossing was voor PDF-documenten die onder andere multimedia (geluid, video), 3D, CAD-lagen, objectgegevens en XML moeten bevatten. Juist om die reden is PDF 1.7 in beeld gekomen. PDF 1.7 is sinds november 2009 toegevoegd aan de lijst met open standaarden voor het principe comply or explain door het Forum Standaardisatie.
PDF 1.7 biedt ‘functierijke’ documenttypes
De standaard PDF 1.7 is de nieuwste versie van het Portable Document Format (PDF) en is op 1 juli 2008 vrijgegeven als een open standaard door de International Organization for Standardization (ISO) als ISO/IEC 32000-1:2008. Sinds de ISO-certificering is Adobe zelf niet meer de voornaamste en enige ontwikkelaar van het PDF-bestandsformaat.
Het uitgangspunt van de standaard is dat het gebruikers de mogelijkheid biedt om documenten uit te wisselen en te bekijken, onafhankelijk van de omgeving waarin ze zijn gecreëerd en waarin ze worden uitgeprint of bekeken. Elk PDF 1.7-document bevat een complete beschrijving van een document, inclusief tekst, font objects, afbeeldingen, audio, video en 2D/3Dgraphics.
Als documenten bevroren moeten worden en voorkomen moet worden dat er discussie ontstaat over de inhoud (de nietreviseerbare documenten), dan komen PDF 1.7 en PDF/A-1 in beeld. Voor de langeretermijnarchivering is PDF/A-1 expliciet bedoeld. Hierbij blijft de structuur en de doorzoekbaarheid van het document intact. Er gaat wel informatie verloren en de mogelijkheid om documenten op een later tijdstip nog te bewerken kan aanleiding zijn om te kiezen voor PDF 1.7.
Implementatie van open standaarden
De keuze van het juiste bestandsformaat is van veel factoren afhankelijk en blijkt voor veel organisaties nog lastig te zijn.
De keuzevrijheid die de open standaardenlijst biedt, is zeer belangrijk voor de adoptie van open standaarden binnen de publieke sector, maar het vergt van organisaties ook dat zij zich verdiepen in de toepasbaarheid van de verschillende documentformaten.
Een solide documentbeleid begint met een inventarisatie van de levenscyclus van de verschillende documentstromen binnen de organisatie. Deze inzichten kunnen vervolgens worden gebruikt om te bepalen welke open standaard het meest geschikt is binnen een specifieke fase van het proces.
Onlangs heeft het NOiV in samenwerking met het Forum Standaardisatie en diverse experts uit de overheidssector en het bedrijfsleven een handreiking opgesteld over het gebruik van open standaarden: https://noiv.nl/…/Handreiking_open_documentstandaarden_voor_de_overheid.pdf Dit document is een absolute aanrader voor iedere organisatie die zich verder wil verdiepen in dit onderwerp en open standaarden op de juiste manier wil toepassen.
Colin van Oosterhout werkt bij Adobe Systems Benelux als Senior Business Development Manager, met verantwoordelijkheid voor de Acrobat productgroep.
