16 april 2014

Opties voor vervanging archiefbescheiden

image for Opties voor vervanging archiefbescheiden image

Als projectleider schreef ik in Od 5 van juni-juli 2013 al over de aanleiding van de Handreiking vervanging archiefbescheiden. Nu deze eind februari is verschenen, ga ik nader in op totstandkoming, inhoud, beheer en eerste ervaringen van gebruikers.

Als projectleider schreef ik in Od 5 van juni-juli 2013 al over de aanleiding van de Handreiking vervanging archiefbescheiden. Nu deze eind februari is verschenen, ga ik nader in op totstandkoming, inhoud, beheer en eerste ervaringen van gebruikers.

Eerste opzet
Vanuit het programma Archief 2020, waarin het ministerie van OCW samen met gemeenten, waterschappen en provincies werkt aan een toekomstvaste archieffunctie, is begin 2013 het initiatief genomen om de archiefwettelijke regels rond vervanging uit te leggen met behulp van een handreiking. In 2013 veranderde de archiefwetgeving rond de vervanging van archiefbescheiden.1 De Archiefregeling 2010 kwam met nieuwe regels (artikelen 25 en 26 b) en het verlaten van de oude procedures leidde bij alle overheden in ons land tot de vraag om een handvat voor (digitale) vervanging.

In april 2013 stelde de begeleidingscommissie van het programma het plan van aanpak voor een handreiking vast, waarna een werkgroep, samengesteld uit deskundigen en gebruikers, de technische, juridische en procesmatige aspecten van vervanging heeft onderzocht en uitgewerkt. Een deel van de werkgroepleden vertegenwoordigt een koepel binnen Archief 2020, terwijl anderen op grond van hun specialismen is uitgenodigd deel te nemen. Gedurende het proces heeft de werkgroep zich laten adviseren door derden, zoals juristen, ICT’ers en consultants.
Na een startbijeenkomst in mei werd al snel duidelijk dat de planning om nog voor de zomer met een kant-enklaar product te komen onhaalbaar zou zijn. Vervanging kent in hoofdlijnen twee toepassingsterreinen: het is niet alleen onderdeel van de uitvoering van het streven van veel overheden om zo digitaal mogelijk te werken, maar vindt ook veel plaats bij het breder toegankelijk maken van cultureel erfgoed. Bulk- en backlogscannen moest in de handreiking een plek vinden.

Een eerste opzet voor de handreiking op basis van de acht aspecten uit artikel 26b van de Archiefregeling leverde weliswaar bruikbare teksten op, maar zorgden niet voor een coherent geheel. Aspecten als consultatie, toezicht en afwegingen voor vervanging, die in het gehele proces een belangrijke rol spelen, ontbraken en leidden ertoe dat besloten werd een procesmatige aanpak van de handreiking te kiezen. Met een algemeen kader over wat vervanging nu wel of niet is met uitleg over kernbegrippen en de uitgangspunten van de werkgroepleden konden de opeenvolgende stappen worden gezet. Een of meerdere leden schreven aan een hoofdstuk, terwijl Margreet Windhorst daar één leesbaar en begrijpelijk geheel van maakte.

Handreiking vervanging archiefbescheidenRuimte in Archiefregeling
In de werkgroepvergaderingen tussen mei en oktober lagen de diverse teksten ter beoordeling voor, waarbij uitgebreid is gediscussieerd over alle aspecten van vervanging. Een paar voorbeelden: de wenselijkheid om de eisen van het programma Metamorfoze op te nemen – ‘zijn die niet veel te zwaar voor een eenvoudig scanproces van facturen ..?!’ –, de ervaringen met compressie, het scannen in kleur, zwart-wit of grijswaarden en het voorschrijven van bestandsformaten. Is het raadzaam voor een zorgdrager om een Handboek Vervanging op te stellen of is dat teveel een verwijzing naar een relict uit de inmiddels oude Beleidsregels Vervanging van de provincies? En spreken we over dots per inch of pixels per inch: dpi of ppi? Uiteindelijk ontstond in het proces steeds consensus tussen alle werkgroepleden, maar eenvoudig was het niet altijd.
Daarbij wilden we als werkgroep in de individuele hoofdstukken ook do’s en dont’s, aanraders en afraders opnemen, maar begaven ons daarmee soms op dun ijs aangezien de Archiefregeling in veel gevallen ruimte laat. Zo kan het wel erg handig voor een lezer zijn om te weten dat hij het beste in kleur, zonder compressie en onder 300 ppi scant, maar de regeling biedt ook ruimte voor zwart-wit, compressie en 200 ppi. Daarom is uiteindelijk besloten de do’s en dont’s weg te laten, hoewel daar vanuit het veld misschien juist wel behoefte aan bestaat.

Uiteindelijk kon in oktober een versie van de handreiking naar de diverse koepels worden gestuurd voor inhoudelijk commentaar dat, eenmaal verwerkt, leidde tot nieuwe gezichtspunten en helaas uitstel van publicatie. In de laatste werkgroepvergadering van 17 december 2013 steeg witte rook op en gaf de stuurgroep van het project akkoord op het eindproduct, waarna de vormgever met de tekst aan de slag kon en de handreiking op 25 februari live kon gaan.2

Inhoud
Wat is er dan nu uiteindelijk in de handreiking te vinden? Na een algemeen hoofdstuk met algemene begrippen en uitgangspunten leidt het de gebruiker in acht stappen door het gehele proces, waarbij juridische, technische en toetsingsaspecten uitgebreid behandeld worden. Het begint met de voorbereiding van de vervanging en de hierin te maken keuzes en afwegingen, waarna de handreiking stilstaat bij de bepaling van de benodigde beeldkwaliteit en de keuze voor de technische infrastructuur. De volgende processtappen betreffen het inrichten van het gehele proces van reproduceren, het vaststellen van de procedures om de kwaliteit te kunnen waarborgen en het nemen van een vervangingsbesluit door de zorgdrager. De stappen 7 en 8 hebben betrekking op de daadwerkelijke uitvoering van de vervanging en het juiste beheer en onderhoud van het gehele vervangingsproces.
Iedere stap in het proces is als hoofdstuk in de handreiking terug te vinden en opgebouwd volgens een vast stramien, bestaand uit de juridische grondslag, aandachtspunten en afwegingen, toetsing en controle en nuttige verwijzingen voor verdere uitleg of naslag. De negen bijlagen bij de handreiking bevatten achtergrondinformatie, voorbeelden en modellen die informatief en behulpzaam kunnen zijn in het vervangingsproces. Op alle in de vergaderingen besproken dilemma’s (compressie, formaten, Metamorfoze) wordt ingegaan en adviseren de opstellers de betrokken zorgdragers om een ‘Handboek Vervanging’ op te stellen, waarin alle afwegingen en keuzes met betrekking tot het vervangingsproces worden gedocumenteerd en beschreven, inclusief de bijbehorende werkinstructies en (kwaliteits)procedures.
Belangrijke boodschap bij het gebruik van de handreiking is dat deze niet is bedoeld als absoluut voorschrift, maar aangeeft wat binnen de bandbreedte van de regelgeving de verschillende opties zijn. Dat leidt wellicht tot de indruk dat de handreiking geen bruikbaar handvat is, maar naar de mening van de samenstellers bevat het wel alle ingrediënten die nodig zijn voor het zorgvuldig afwegen en doorlopen van een vervangingsbesluit.
Het is onmogelijk om voor een maatwerkproces als vervanging een uniforme werkwijze te bedenken. De vervanging van 19e-eeuws cultureel erfgoed door een archiefdienst kent een ander proces dan het dagelijks scannen en vervangen van inkomende post bij een ministerie. De handreiking beschrijft dan ook geen werkwijze maar een denkwijze, waarbij alle mogelijke factoren aan de orde komen die van invloed zijn op de kwaliteit en duurzaamheid van de vervangende reproductie.

Ervaringen delen
Na het verschijnen van de Handreiking is de communicatie met het werkveld gestart. Alle ervaringen met de Handreiking vervanging archiefbescheiden zijn via het platform op BREED Netwerk en op Archief 2.0 te delen. Reacties op de website van Archief2020 worden doorgeleid naar BREED.
Tot maart 2015 werken projectleider en werkgroepleden verder aan het verbeteren van de handreiking versie 1.0! Wij beantwoorden gestelde vragen, staan open voor alle ervaringen in het gebruik, fouten, verbeteringen et cetera, en hopen dat de handreiking op die manier een dynamisch document blijft! Ook is dat eerste jaar bedoeld om ervaring rond het beheer op te doen en daar een definitieve oplossing voor aan te dragen.

En hoe luiden de eerste ervaringen nu, begin maart? Een greep uit de opmerkingen:

Een zeer compleet en gedetailleerd overzicht van alles dat komt kijken bij het willen vervangen van het papier. Absoluut een must voor eenieder die wil starten met een dergelijk traject.

Ik zie een bericht voorbij komen van een Archiefinspecteur) die aan de gemeenten mailt dat de Handreiking Vervanging de Beleidsregel Vervanging vervangt. Dat is niet zo. Graag aandacht hiervoor vragen!

Er ligt nu een goede handreiking voor, maar ik had wel een meer op de praktijk afgestemd instrument verwacht.

TIFF wordt deels geadviseerd voor kaarten en afbeeldingen. Bij grote tekeningen zit je al snel op 100 MB als je 200dpi scant. Dat vergt wel iets van je omgeving (en kosten).

Jammer ook dat er niet verwezen wordt naar het Forum Standaardisatie v.w.b. het gebruik van bestandsformaten en de brochure (over tekstdocumenten) van het NOiV. Schoonheidsfoutjes.

Kortom, de handreiking voorziet in een behoefte, maar roept ook vragen en reacties op. Dat is verheugend want dat leidt naar een verbeterde Handreiking vervanging archiefbescheiden versie 2.0!

pgm.diebels@pzh.nl, Peter Diebels is provinciearchivaris/interbestuurlijk toezichthouder Archieven in Zuid- Holland.


* Informatie over het project Handreiking vervanging is te verkrijgen bij projectleider Peter Diebels.
1 https://www.officielebekendmakingen.nl/stcrt-2012-26238.html
2 Handreiking vervanging archiefbescheiden: zie http://www.archief2020.nl/downloads/handreiking-vervanging-archiefbescheiden-0