Ik zeg het maar: DIV koestert een achterlijke cultuur. Nu in de beroepsuitoefening digitalisering gemeengoed is en digitalisering algemeen geaccepteerd is, vind ik het verbazingwekkend hoe langzaam de veranderingen zich voltrekken binnen onze bureaucratieën.
Ik leg uit wat ik er mee bedoel.
1 Dat de vrijwel volledige digitale verwerking van productie, verwerking, opslag en distributie bij grensovergangen tussen organisaties nog georganiseerd is op papier, dat wil zeggen
Ik zeg het maar: DIV koestert een achterlijke cultuur. Nu in de beroepsuitoefening digitalisering gemeengoed is en digitalisering algemeen geaccepteerd is, vind ik het verbazingwekkend hoe langzaam de veranderingen zich voltrekken binnen onze bureaucratieën.
Ik leg uit wat ik er mee bedoel.
1 Dat de vrijwel volledige digitale verwerking van productie, verwerking, opslag en distributie bij grensovergangen tussen organisaties nog georganiseerd is op papier, dat wil zeggen
a) dat inputmanagement nog bestaat uit digitalisering van papieren post; dat tien jaar na de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer (WEBV) nog zo weinig digitaal binnenkomt; dat gewacht wordt op een volledig ingericht zaaksysteem voor dienstverlening met webformulieren die vaak nog zo traag in productie komen;
b) dat outputmanagement nog bestaat uit papieren uitgaande brieven met natte handtekeningen, terwijl deze vormvereiste slechts bij 20% van die post noodzakelijk is en bovendien vele vormen van betrouwbare digitale handtekeningen (regelgeving 2003) voorhanden zijn die traag worden ingezet.
2 Dat we intern met de komst van de tablets vergaderstukken digitaal distribueren, maar dat hierbij veelal e-mail de distributie nog is, secretariaten nog printen, terwijl intranets/teamsites/DMS’en beschikbaar zijn.
3 Dat voor de productie van vergaderstukken steeds meer systemen beschikbaar zijn, die we half inzetten, omdat ‘fossiele’ papierkoesterende en nat-paraferende bestuurders onze beslissingen (nog) nemen.
4 Dat door papier te koesteren, obstructie wordt gepleegd voor goed werkende geautomatiseerde classificatie op grotere schaal. Door de services per locatie en organisatie apart te regelen, kunnen ook te weinig doorbraken plaatsvinden op dit terrein.
5 Dat burgers en bedrijven op afstand worden gehouden door gebrekkige transparantie1 en beslisregels in van buitenaf toegankelijke systemen niet beschikbaar worden gesteld (die we intern al lang beschikbaar hebben).
De kostenbesparingen die we laten liggen (slordige 5 miljard?) zouden we kunnen aanwenden voor het verbeteren van de informatievoorziening (complexiteit en kwantiteit reduceren), kwaliteitszorgsystemen,
rampenplannen, personeel- en systeemontwikkeling.
Als beheerders van de informatie hebben wij een rol om de interfaces van en binnen de overheid te moderniseren. Dat we dat niet al lang hebben gerealiseerd vervult mij met plaatsvervangende schaamte, de
nog matige inzet van IT is ‘a bloody shame’…
1 Dat van WOB-verzoeken wordt vereist om die op papier aan te leveren is het ultieme bewijs dat papier obstructie is.
André Plat,
redactielid Od
aplat@hermes-am.nl
