Jaarlijks of om de paar jaren zetten organisaties de plannen uiteen hoe ze de informatievoorziening in de komende periode willen doorontwikkelen. Daarbij is er van alles dat organisaties moeten doen, simpelweg omdat dat in de wet staat. Dat noemen we ook wel compliancy. (Ja, veel jargon is in het Engels.)
Jaarlijks of om de paar jaren zetten organisaties de plannen uiteen hoe ze de informatievoorziening in de komende periode willen doorontwikkelen. Daarbij is er van alles dat organisaties moeten doen, simpelweg omdat dat in de wet staat. Dat noemen we ook wel compliancy. (Ja, veel jargon is in het Engels.)
Er is echter ook van alles dat organisaties willen. Dit doen zij onder druk of invloed van buitenaf, maar mogelijk ook vanuit een eigen intrinsieke motivatie om bijvoorbeeld kwetsbaren in de samenleving beter te willen ondersteunen of te willen zorgen voor een veilige en gezonde leefomgeving. Dit ‘willen’ noemen we ook wel demand.
Nu kan de organisatie wel van alles willen en moeten, het moet dan ook wel kunnen! Als met de huidige hard- en software iets niet mogelijk is, dan komt er van wat men wil of wat men moet weinig terecht. Het bieden van mogelijkheden noemen we ook wel supply.
Het moeten, willen en kunnen is in veel organisaties belegd bij verschillende afdelingen. De DIV- of informatiebeheerafdeling waakt er (samen met de archiefinspecteur) voor dat men doet wat moet. De afdeling ICT of I&A zorgt voor hard- en software. De informatiemanagers en -adviseurs brengen in kaart wat ‘de business’ wil bereiken en zetten dit in gang.
Nu zijn de organisatorische scheidslijnen tussen zij die gaan over het moeten, willen en kunnen in de praktijk niet zo hard. Privacyofficers zitten, hoewel hun werk vaak gemotiveerd wordt vanuit wetgeving, zelden in de hoek van de informatiebeheerders. De informatiebeheerders zijn daarnaast vaak op zoek naar wat de gebruikers van informatie willen en nemen de verantwoordelijkheid voor het bieden van mogelijkheden, bijvoorbeeld doordat zij op het niveau van applicatiebeheer zorgen voor het updaten en doorontwikkelen van DMS-en en zaaksystemen.
Zit jouw eigen afdeling in de hoek van de informatiebeheerders, de informatiemanagers en/of de ICT’ers? In hoeverre houdt jouw afdeling zich bezig met wat moet, wat men wil en wat er kan? En wat betekent dit voor de samenwerking met de andere afdelingen die zich hiermee bezighouden?
Recordsmanager bij de gemeente Rotterdam en redacteur van Od
