Digitaliseringsgolf
Digitaliseringsgolf
Veel gemeenten zitten momenteel midden in het proces om vaak versneld de analoge werkstromen te digitaliseren om zo te kunnen voldoen aan de toenemende digitale vraag van de burger en aan de wettelijke kaders zoals de recentelijk ingevoerde Wabo. Naast het digitaliseren van de analoge werkstromen neemt de hoeveelheid digitale data die wordt opgeslagen steeds meer toe. Bij veel gemeenten dreigt deze grote hoeveelheid digitale data onbeheersbaar te worden. Daarom is het voor veel gemeenten van belang om solide een digitaliseringstraject in te gaan. Het is zaak om als eerste inzichtelijk te maken welke maatregelen er zoal genomen moeten worden om deze grote hoeveelheid digitale data weer beheersbaar te maken. Een eerste stap hierin is het inventariseren van de randvoorwaarden die aanwezig dienen te zijn om in de toekomst een toegankelijk, betrouwbaar en duurzaam digitaal archief te realiseren.
Modellen als blauwdruk
Het raadplegen van vakliteratuur is een startpunt om inzicht te krijgen uit welke onderdelen een digitaliseringstraject bestaat.
Een goed begin is om te kijken uit welke elementen een ideaal archiefsysteem bestaat. Er is door diverse wetenschappers onderzoek gedaan hoe een ideaal (digitaal) archief er uit zou moeten zien en waaraan dit zou moeten voldoen. In het geval van de gemeente Scherpenzeel is de lokale situatie vergeleken met het ‘ideale archiefmodel’ van Peter Horsman.1 In dit model worden de componenten genoemd die binnen een dergelijk systeem aanwezig dienen te zijn. Na bestudering van dit model en het toetsen van de componenten uit dit model (documenten, metadata, processen, procedures, kennis, regels, middelen en mensen) aan de praktijk zijn een aantal belangrijke randvoorwaarden naar voren gekomen. Een dergelijk model is een goede blauwdruk om de actuele stand van zaken rond de informatievoorziening binnen je organisatie in kaart te brengen.
Randvoorwaarden
Zoals aangegeven zijn er na vergelijking met het model van Horsman en de praktijktoets een aantal randvoorwaarden benoemd. Deze randvoorwaarden worden vaak onderschat, maar zijn van groot belang om uiteindelijk digitaal te kunnen werken en archiveren. Een onderverdeling valt te maken in technisch en organisatorisch gerelateerde randvoorwaarden.
Wat zijn de belangrijkste technisch gerelateerde randvoorwaarden? Als eerste de keuze voor het gebruik van open standaarden (open source). Deze verminderen de afhankelijkheid van softwareleveranciers. Open source software maakt het makkelijker om met verschillende softwareleveranciers een documentmanagementsysteem te ontwikkelen. Daarnaast hoeft er voor het gebruik van open standaarden vaak maar een minimale vergoeding te worden betaald.2
Probeer daarnaast voor een goede afstemming tussen ICT en DIV te zorgen. Spreek elkaars taal om inzichtelijk te krijgen waar behoefte aan is binnen de organisatie. Bedenk dat als de DIV-afdeling de ICT-taal beter begrijpt, je gerichter kunt communiceren om bijvoorbeeld de inrichting van een documentmanagementsysteem te bewerkstelligen.
Vergeet niet om ook heldere afspraken met externe partijen te maken. Hierbij kun je denken aan de leverancier van dataopslag. Krijg zodoende naast de mogelijkheden die door een dergelijke partij worden geboden ook de risico’s voor externe dataopslag in beeld.
Verder wordt er nog te vaak te veel energie gestoken in projecten om papieren dossiers te digitaliseren. Maak een kritische afweging hoeveel tijd en geld je daar nog in wilt steken. Richt je energie liever zo snel mogelijk op de digital born documenten. Papier is geduldig, digitale informatie niet. Nu onvoldoende investeren in de digital born documenten is risico lopen op een grote hoeveelheid ongestructureerde informatie met alle gevolgen van dien. Zoals de ontoegankelijkheid van belangrijke informatie en daarmee niet kunnen voldoen aan de wettelijke plicht om je als overheid te kunnen verantwoorden richting de burger.
Naast de technisch gerelateerde randvoorwaarden zijn er ook belangrijke organisatorisch gerelateerde randvoorwaarden te benoemen. Probeer als eerste de steun van het management te krijgen. Heb je eenmaal deze steun probeer deze dan vast te houden. Je zou in een vroeg stadium al een voorlichtingsbijeenkomst kunnen organiseren, bijvoorbeeld na het schrijven van het plan van aanpak, om het management deelgenoot te maken van de kansen die een dergelijk digitaal traject biedt.
Daarnaast is het verstandig om in kennis, vaardigheden en begeleiding van DIV-medewerkers te investeren. Niet alleen voor aanvang van, maar ook zeker tijdens het project. Daarnaast is zorg voor juiste scholing en begeleiding ook van belang in de nazorgfase. Belangrijk is dat de medewerkers zich gesteund voelen. Uiteindelijk zal dit het begrip bij de medewerkers voor bijvoorbeeld de verandering in werkwijze vergroten.
Onderschat de impact die digitaal gaan werken en archiveren op de organisatie heeft niet. Niet alleen op technisch vlak, maar ook op menselijk vlak heeft het meer invloed dan veel leidinggevenden denken. Medewerkers in de organisatie moeten vaak op een procesmatige manier gaan werken en denken.
Laat je als DIV-afdeling zien en ga actief de organisatie in om ambtenaren te adviseren op het gebied van het digitaal werken en archiveren. Je kunt bijvoorbeeld beginnen met een inventarisatie van de digitale archiefbescheiden binnen de organisatie. Je kunt zo op twee fronten winst behalen. Het eerste voordeel is dat de medewerker op een relatief informele manier kennis kan maken met het traject naar digitaal werken en het tweede voordeel is dat DIV meer zicht krijgt op de potentiële digitale archiefbescheiden.
Belangrijk is ook om samenwerking te zoeken met andere partijen. Is elders al bruikbare kennis over digitalisering? Bovendien is informatie uit vakliteratuur, kennisbronnen en tools3 belangrijk bij het opstarten van een digitaliseringtraject. Als laatste is een belangrijke randvoorwaarde om de rust te bewaren. Een gemiddeld traject om digitaal te gaan werken en archiveren kost al gauw jaren. Je kunt met een gedegen plan van aanpak en een risicoanalyse al veel problemen vooraf en tijdens het project voorkomen. Desondanks zullen er toch nog veel onvoorziene aspecten, zoals technische tegenvallers en medewerkers of leidinggevenden die niet mee willen werken, voorbijkomen. Omdat deze aspecten een groot beroep zullen doen op het doorzettingsvermogen van de betrokken medewerkers, is het van groot belang om de organisatie en de medewerkers achter je te hebben staan.
Toekomst
Vorming van een betrouwbaar, toegankelijk en duurzaam digitaal archief zal een lange adem vergen. Het digitaliseren van de werkstromen is niet alleen een zaak van de afdeling ICT en het management, maar zeker ook van de medewerkers zelf. Zowel de medewerkers van de afdeling DIV als de medewerkers in de organisatie spelen hierbij een belangrijke rol. De manier van werken en denken zal de komende jaren drastisch gaan veranderen. Dit heeft een aanzienlijke impact op de gemeentelijke organisatie. Niet alleen gezien vanuit technisch oogpunt, maar zeker ook vanuit organisatorisch vlak. Zoals uit vorenstaande analyse blijkt, is met name het aspect van het veranderen van werk- en denkwijze vaak een van de onderdelen waar vaak nog te gemakkelijk over wordt gedacht. Houd dit aspect in gedachte zowel vooraf als tijdens het digitaliseringstraject. Samen met de andere genoemde randvoorwaarden zal dit ervoor zorgen dat de weg naar een duurzaam en betrouwbaar digitaal archief succesvoller zal zijn en je daarmee klaar bent voor de digitale documentaire toekomst.
1 Horsman, P.J. Msc. (2004). Archiveren een inleiding. ’s-Gravenhage: Stichting Archiefpublicaties. p. 37 – 52. Zie voor een ander bruikbaar model: Bearman, D. (1993). ‘Record-keeping systems’. In: Archivaria 36. Ottawa: Association of Canadian Archivists.
2 Zie voor een uitgebreide uitleg over open standaarden binnen de overheid de website van Nederland Open in Verbinding: https://noiv.nl/open-source-enopen-standaarden/.
3 Voorbeelden hiervan zijn de checklist van LOPAI en WgA: RODIN. Deze zijn beschikbaar via http://www.lopai.nl. Daarnaast heeft Filip Boudrez twee hanteerbare checklists opgesteld voor het opzetten van een digitaal archief; één voor de ICT’er en één voor de documentalist. Beschikbaar via http://www.edavid.be.
