Vorig jaar organiseerde het Nationaal Archief een leerexpeditie Risicobenadering voor informatieprofessionals. Om kennis te delen en ervaringen uit te wisselen: hoe gaan overheden, centraal en decentraal, om met de risico’s in hun informatiebeheer? Het verhaal van de gemeente Utrecht was erg inspirerend. Deze gemeente wil open en betrouwbaar zijn en informatie actief en veilig delen met de inwoners.
Alice Strating is recordmanager bij de gemeente Utrecht. Charlotte van den Berg is senior-adviseur informatiebeheer, ook bij de gemeente Utrecht. Beiden zijn intensief betrokken bij het programma Open Utrecht en Verbeteren Informatiebeheer. Via dit programma organiseren ze dat gemeentelijke informatie gemakkelijk te zoeken en snel te vinden is. Nu en in de toekomst. We bezochten Van den Berg en Strating om de lessons learned op te tekenen en te horen hoe het er nu met de informatierisico’s voorstaat. Aan het gesprek nam ook Daniele Mores deel. Hij is recordmanager van het organisatieonderdeel ruimte: de afdeling waar het allemaal begon.
Les 1: Ga gewoon aan de slag
‘Onze opdracht was simpel,’ begint Strating. ‘Breng in beeld hoe je risicogestuurd aan de slag kunt gaan met informatiebeheer, breng de grootste risico’s in kaart en ga die risico’s verkleinen. Niet eenmalig, maar zorg dat er een methodiek wordt ontwikkeld waar de gehele organisatie profijt van heeft.’ Van den Berg vult aan: ‘Het gevaar is dat je te lang bezig bent met plannen maken, terwijl risico’s kunnen veranderen. Gewoon beginnen is dus belangrijk. En wel bij het onderdeel ruimte, omdat de meeste informatie daar voor eeuwig bewaard moet worden. Dus dat was een ideale pilotomgeving wanneer je informatie niet alleen nu, maar ook over 10 of 50 jaar terug moet kunnen vinden.’
*Dit is het eerste deel van een artikel uit Od 30: Dataficatie. Lees hier verder
