26 juni 2020

Ruim ook eens op achter de toonbank

image for Ruim ook eens op achter de toonbank image

De grootste slag kunnen gemeenten maken als ze de documentopslag van hun vakapplicaties opschonen. Een praktijkvoorbeeld: een gemeente heeft een zaak/DMS-koppeling met applicaties voor sociale zaken, belastingen en vergunningverlening. De koppeling is zo ingericht dat documenten, keurig netjes, in het DMS landen waar archiefbeheer wordt toegepast. Maar diezelfde documenten liggen vaak óók vast, redundant zoals dat heet, in de documentopslag van de betreffende applicatie. En daarop vindt zelden tot nooit archiefbeheer plaats.

De grootste slag kunnen gemeenten maken als ze de documentopslag van hun vakapplicaties opschonen. Een praktijkvoorbeeld: een gemeente heeft een zaak/DMS-koppeling met applicaties voor sociale zaken, belastingen en vergunningverlening. De koppeling is zo ingericht dat documenten, keurig netjes, in het DMS landen waar archiefbeheer wordt toegepast. Maar diezelfde documenten liggen vaak óók vast, redundant zoals dat heet, in de documentopslag van de betreffende applicatie. En daarop vindt zelden tot nooit archiefbeheer plaats. In de betreffende organisatie troffen we bijvoorbeeld een groot aantal digitale documenten aan die behoorden tot uitkeringen Abw, een wet uit devorige eeuw.

Niet zo veilig

Inmiddels is er bij veel leveranciers aandacht voor opschoonfunctionaliteit; praktijk is dat die helaas nog niet door alle gemeenten wordt benut en niet voor alle applicaties isontwikkeld. Een korte steekproef in een paar gemeenten bracht boven tafel dat in meer dan de helft van de applicaties die documentopslag kennen, dossiers terug te vinden waren die zowel vanuit archiefwetgeving als vanuit AVG al lang geleden vernietigd hadden moeten worden. En er zijn meer vindplaatsen. Wat te denken van de mailbox? Door het draaien van een zoekopdracht op een aantal mailboxen van medewerkers (consulenten Wmo en Jeugd) vonden we in een gemeente een forse hoeveelheid mails met persoonsinformatie in de mail of de bijlagen. En, tot slot, die “vervloekte” mappenstructuur: afdelingsmappen, teammappen, mappen in Teams, persoonlijke mappen. De mappenstructuren zijn bij veel organisaties verworden tot open riolen met informatie met een luchtje.

Veel werk

Het is de hoogste tijd om ook eensachter de toonbank op te ruimen. Niet alleen de zaken die onder het vergrootglas liggen vanuit dienstverlening, maar juist ook de documentopslag van applicaties, de uitgaande mailboxen (en soms ook de prullenbakken), de bestanden in de mappen. En ja, dat is veel werk. Voordeel: het kan bijna helemaal geautomatiseerd! Nog een voordeel: wie opruimt komt nog eens wat tegen; in een paar gemeenten waar we deze slag hebben gemaakt kwamen we ook niet-gearchiveerde dossiers tegen die wél in het archief hadden gemoeten. Nadeel: het kan niet allemaal tegelijk. Dus begin waar de grootste risico’s liggen, dat is in het sociaal domein. En maak een plan met een heldere fasering en prioritering. En ja, het kost capaciteit en daarmee geld. Toch heeft het een duidelijk voordeel: een opgeruimde digitale werkplek is minder foutgevoelig en op de langere termijn weer kostenbesparend. Dus maak duidelijk aan het bestuur dat dit gaat om échte privacy-issues, en niet om de zoveelste audit die papieren tijgers oplevert.

Want alleen window dressing is te mager voor een belangrijk onderwerp als privacy.

Door Peter Ruijters, senior adviseur Informatievoorziening NCOD D&I