Slow informatiemanagement

De ‘slow’-beweging in opkomst

De ‘slow’-beweging in opkomst
Onze samenleving wordt gekenmerkt door overdaad. We gooien per persoon per jaar meer dan veertig kilo voedsel weg. In toenemende mate worden we geplaagd door overgewicht. Steeds meer Nederlanders lijden aan diabetes. Wij staan nummer één op de wereldranglijst van voedseldiversiteit. Nergens anders hebben burgers meer keuze qua voedsel. Prijzen die ervoor zorgen dat een steeds kleiner deel van het inkomen besteed wordt aan voedsel. En toch… Er is ontevredenheid. Niet over de hoeveelheden, maar over de kwaliteit. Er is een internationale beweging, Slow Food, die bewust kiest voor ‘minder, maar beter’. Duurder, maar voedsel waarvan de herkomst duidelijk is, voedsel waarvan het volledige traject van koe tot hamlap transparant is. Waarbij smaak en receptuur gebaseerd is op jaren, soms eeuwenlange tradities. Waarbij iedere regio zijn eigen tradities heeft en zijn grondstoffen niet haalt uit landen aan de andere kant van de wereld. Een beweging die klein is begonnen als een tegenbeweging, nu gesteund wordt door sterrenrestaurants en als top wordt gezien.

Slow informatie
Denk bij slow informatie aan de ‘vertraging’ van informatie:

• vanuit ons denken, naar overdracht en vastlegging;
• overdracht tussen mensen, instellingen en in ketens;
• lifecyclemanagement van informatie;
• bestuurlijke processen beleidsvoorbereiding, besluitvorming en publiceren;
• (duurzame) archivering.

Informatiestress
Er is nog nooit zoveel informatie beschikbaar geweest als nu. Iedere nieuwe telefoon kan meer informatie ophoesten dan menige DIV-afdeling in jaren beheert. Het internet is eindeloos. En daarnaast worden via mails, afdelings- en persoonlijke schijven, DMS’en en specifieke applicaties ongelooflijke hoeveelheden informatie vastgelegd. Maar ook hier is het gemopper niet van de lucht. Wat weten we nu eigenlijk? Wat is die informatie waard? Hoe moet ik de status van die eindeloze diarree van informatie waarderen? Als ik een kraan wil plaatsen op een kade, hoe weet ik dan zeker dat de kade sterk genoeg is? Als de brandweer blust, hoe zeker zijn dan de tekeningen? Is de dragende muur wel echt een dragende muur? Oftewel, we weten veel, maar wat weten we nu eigenlijk? Er is behoefte aan slow information, informatie waarvan de kwaliteit buiten elke discussie staat. Of het nu gaat over het sociale domein, justitie, openbare orde en veiligheid of kwesties in de openbare ruimte.

Ons kader
In Nederland hebben we voor het openbaar gezag een archiefwet, waarbij in de definitie is geregeld dat wat ontvangen of opgemaakt is in het kader van de openbare taak, archiefbescheiden zijn. Daarbij wordt bewaring in goede, geordende en toegankelijke staat vereist en ook is er een verplichting tot vernietiging.
Duurzaamheid en vluchtigheid zijn issues in de digitale wereld van vandaag. Er zijn voorstanders van het scheiden van die vluchtigheid (niet alles is archief, er moet sprake zijn van archiefwaardigheid) of juist het verduurzamen van de hele keten van het informatieproces met behulp van systemen (regels, informatiearchitectuur en apps) die eenmalige opslag en meervoudig gebruik (EOMG) stimuleren of beter nog afdwingen. Voor beide opvattingen is wat te zeggen. Bijvoorbeeld: waar begint eenmalige opslag en meervoudig gebruik en, bij ‘ketens’, wie doet dat dan. Evident is dat vele ontwikkelingen in arbeid, onder andere de inzet van robottechnologie, effectiever en efficiënter zijn in te zetten en dat belangrijke energiebesparingen mogelijk zijn. Daarnaast is met EOMG beter na te gaan wie welke gegevens gebruikt met behulp van de, in de archiefregelgeving ook noodzakelijk veronderstelde, audit trails.

Onze opgave
Dit geconstateerd hebbende komen we aan de volgende vraag. Hoe realiseren we dat? Is de oplossing gelegen in de KPI’s? In de zaaksystemen? Of wellicht in de basisregistraties? Of in de inzet van slimme zoekmachines, minder investeren aan de voorkant, achteraf slim zoeken en vinden?
Of komt deze vraag te vroeg? Is niet de vraag die we eerst beantwoord moeten hebben: wie bepaalt of informatie van waarde is? Zie ook de prikkel van Kees Duijvelaar in Od 1 waarin de vraag wordt opgeroepen of we het begrip archiefbescheiden nog kunnen hanteren en of deze bescheiden wel ook alle archiefwaardig zijn. Duijvelaar stelt: we kunnen wel alles documenteren en archiveren, maar dat willen we niet en dan doen we dus ook niet.¹
Bepaalt het restaurant of er sprake is van slow food of is dat de klant? En is dat in onze werkelijkheid eigenlijk niet precies hetzelfde? Of is er toch sprake van wisselwerking? Een klant kan wel beoordelen of iets smaakt, maar hij kan niet proeven of de koe echt heeft rondgehuppeld op een wei met klaver. Het restaurant moet ook transparant zijn. En moeten wij ook niet aantonen waar wij onze informatie vandaan hebben, zodat inzichtelijk wordt of iets van waarde is? Is onze opgave niet: de omgeving scannen en kiezen?

Onze meerwaarde
En stel dat wij ons vak op deze manier gaan inrichten en ons niet meer op bulkinformatie richten, maar het verschil proberen te maken door exclusievere betere informatie aan te leveren. Is daar vraag naar? En zo ja, wat zouden wij moeten kennen, kunnen en doen om dat te realiseren? En willen we dat?
Wat zien wij als de meerwaarde van ons werk? En waar willen wij ons op richten? Het gaat er in ons vak nog te weinig over. Wel vragen over hoe gaan we digitaal. Met welke DMS’en en wat de rol van applicaties is, maar niet de vraag eronder. Wat maakt ons tot waardevolle schakel in organisaties? Onze strategische opgave is: waarin maken wij het verschil? Of: kunnen en willen wij het verschil maken? 

aplat@hermes-am.nl, André Plat is informatiemanager en redactielid Od.
tgjkremer@gmail.com, Theo Kremer is senior medewerker bij Stadsarchief Amsterdam.

¹ Prikkel Kees Duijvelaar, (Od 1, 2014); zie ook http://www.verenigingsod.nl/od/bescheidenheid-prikkel-od-2014-1-kees-duijvelaar