SOD: Jaarverslag Vereniging SOD 2008/2009

Bestuur
De samenstelling van het algemeen bestuur: Voorzitter drs. J.C.M. Cox; Secretaris ad interim J. W. van Biezen; Penningmeester R. de Nieuwe; Leden: G.J.J. Altena, tevens Voorzitter Regio Noord Oost; G.J. Lodder, tevens Voorzitter Regio West en L.C.M. van Minderhout, tevens Voorzitter Regio Zuid. 
Met ingang van 1 maart 2009 heeft de heer J.W. van Biezen zijn functie als ad interim secretaris neergelegd. Met ingang van die datum is dhr. W. Plas benoemd tot secretaris.

Bestuur
De samenstelling van het algemeen bestuur: Voorzitter drs. J.C.M. Cox; Secretaris ad interim J. W. van Biezen; Penningmeester R. de Nieuwe; Leden: G.J.J. Altena, tevens Voorzitter Regio Noord Oost; G.J. Lodder, tevens Voorzitter Regio West en L.C.M. van Minderhout, tevens Voorzitter Regio Zuid. 
Met ingang van 1 maart 2009 heeft de heer J.W. van Biezen zijn functie als ad interim secretaris neergelegd. Met ingang van die datum is dhr. W. Plas benoemd tot secretaris.
De heer W. N. Berends (’s-Gravenhage) is erevoorzitter en de heer J. Meijer is (Lelystad) is erelid. 
Het bestuur kwam zes maal bijeen. 

Leden per 30 juni 2008
Standaard lidmaatschap: Noord Oost: 152, West 170 en Zuid 93.
Uitgebreid lidmaatschap : Noord Oost: 71, West 109 en Zuid 63.

Maandblad Overheidsdocumentatie
Samenstelling redactie Od per 30 juni 2008: mr. drs. G.J.M. de Graaf (hoofdredacteur); de heren mr. K. A. M. Duijvelaar, A. W. Plat, W. A. Rombout, H. van Rijn en mevrouw E. A. M. Maes MSc (redactieleden); G. J Lodder (namens verenigingsbestuur), mevrouw I. de Bock (redactiesecretaris), de heer T. Kooiman (eindredacteur) en de heer Alexander Oldeman (Sdu Uitgevers).

Algemene Leden Vergadering en Jaarcongres 
Algemene Leden Vergadering 
De heer drs. Joost Cox leidde de Algemene Leden Vergadering bekwaam als voorheen. Hij lichtte het verslag van de Vereniging toe. De Vereniging staat er financieel gezond voor. De begroting voor 2009 werd ongewijzigd vastgesteld. 

Jaarcongres 2008
Op 13 november 2008 werd het jaarcongres gehouden in het Jheronimus Art Center Jeroen Bosch te ’s-Hertogenbosch met als onderwerp ‘Wabo en BAG – nieuwe uitdagingen voor DIV’. De invoering van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) brengt in 2010, meer dan 25 nu nog afzonderlijke vergunningen samen in één ‘omgevingsvergunning’ die elektronisch kan worden aangevraagd bij het Omgevingsloket. Op het druk bezochte congres hielden vijf boeiende sprekers een inleiding over de consequenties van ketensamenwerking voor de inrichting van processen en voor DIV. Maar ook de relatie die er ligt tussen de Wabo en de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) kwam aan de orde.
Sprekers tijdens deze bijeenkomst waren: Marc de Rooij, projectleider Digitaal Omgevingsloket bij het Ministerie van VROM; Harro Sparrings, projectleider binnengemeentelijke afname BAG (Basisregistratie Adressen en Gebouwen) bij het Ministerie van VROM; Floor Lekkerkerker, projectmanager Architectuur bij EGEM i-teams; Ad van Heijst, directeur van Van Heijst Information Consulting BV; Gabriël van Tiggelen, adviseur Informatiemanagement bij de gemeente Helmond.
In totaal hebben 266 deelnemers het jaarcongres bijgewoond. 

Regio Noord Oost
Bestuur
Op 1 januari heeft mevrouw A. van der Werf haar functie als penningmeester neergelegd en is deze taak overgenomen door dhr. J.H. Ike.
De samenstelling van het bestuur sinds 30 juni 2009: Dhr. G.J.J. Altena, voorzitter; Mevrouw A.E. Koole-Schreuder, secretaris; Dhr. J.H. Ike, penningmeester; Mevrouw M. Dik, lid.

Activiteiten
Het bestuur vergaderde gedurende het verslagjaar vier keer. 
Najaarsbijeenkomst
Op 10 oktober 2008 heeft de Regio Noord Oost haar najaarsbijeenkomst bij M & R Micro-imaging te Kampen gehouden. Het thema van die bijeenkomst was ‘Scanning, opslag en substitutie’.
De adjunct archiefinspecteur drs. L. Folkertsma hield tijdens deze bijeenkomst een presentatie over substitutie bij de provincie Overijssel, waarna er een rondleiding door het bedrijf was waar men het scannen/microfilmen van documenten, tekeningen, kranten en andere informatiedragers volgens de laatste technieken kon bekijken.
Voorjaarsbijeenkomst
Het bestuur van de Regio Noord Oost heeft helaas de voorjaarsbijeenkomst op 18 juni 2009 in het Groninger Museum te Groningen, vanwege het geringe aantal inschrijvingen, moeten annuleren.

Regio West
Bestuur
Met ingang van 1 mei 2009 zijn tot het bestuur toegetreden; mevr. H. Ongering en dhr. L. Verbeek.
De samenstelling van het bestuur sinds 30 juni 2009: Dhr. G.J. Lodder, voorzitter; Dhr. A. Gomes, secretaris; Dhr. W. Rombout, penningmeester; Dhr. Th. Knops, lid; Dhr. L. Verbeek, lid; Mw. Ongering, lid.

Activiteiten
Het bestuur vergaderde gedurende het verslagjaar drie keer. 
Voorjaarsbijeenkomst
Het bestuur van de Regio West heeft helaas de voorjaarsbijeenkomst, vanwege het geringe aantal inschrijvingen, moeten annuleren.

Regio Zuid
Bestuur
Met ingang van 1 november 2008 heeft mevrouw E. Houben-Hageman haar functie als penningmeester neergelegd en zijn de heren H. Hellings en L. Maas tot het bestuur toegetreden. De heer Hellings heeft de functie van penningmeester op zich genomen.
De samenstelling van het bestuur sinds 30 juni 2008: Dhr. L. van Minderhout, voorzitter; Dhr. A. van der Meulen, secretaris; Dhr. H. Hellings, penningmeester; Dhr. T. de Looijer, lid; Dhr. L. Maas, lid.

Activiteiten
Het bestuur vergaderde gedurende het verslagjaar zeven keer.
Najaarsbijeenkomst
Op 20 november 2008 heeft het regiobestuur haar najaarsbijeenkomst te Maastricht gehouden met als onderwerp ‘E-depot als perspectief’. 
Tijdens de bijeenkomst is inzicht gegeven in:

• de huidige praktijk met betrekking tot het realiseren van e-depots;
• op welke wijze het e-depot kan worden gepositioneerd (wordt de archivaris DIV’er?);
• wanneer sprake is van een e-depot (parallel met de archiefbewaarplaats); 
• welke normen hierbij moeten/kunnen worden gehanteerd;
• welke toetsingkaders aanwezig dienen te zijn om waarborgen te scheppen voor een goed functionerend e-depot;
• de mogelijkheden van de inrichting van een e-depot als gemeenschappelijk regeling tussen een aantal overheden;
• wat de rol is van DIV bij het realiseren van een e-depot;
• welke verschillen er zijn tussen een RMA en een e-depot.

Sprekers tijdens deze bijeenkomst waren: Filip Boudrez, consulent digitaal archief van het Felixarchief in Antwerpen en onderzoeker bij het expertisecentrum e-David. Filip is docent bij o.a. de Archief-school; Geert Luykx, archiefinspecteur en plaatsvervangend gemeentearchivaris bij Rijckheyt (centrum voor regionale geschiedenis) te Heerlen; Ingmar Koch, medewerker archiefinspectie bij de provinciale archiefinspectie Noord-Brabant en een van de samenstellers van de onlangs verschenen Eisen Duurzaam Digitaal Depot.
In totaal hebben 59 personen de bijeenkomst bezocht.
Voorjaarsbijeenkomst
Op 23 april 2009 heeft het regiobestuur haar voorjaarsbijeenkomst te Oss gehouden met als onderwerp ‘Vorm geven aan digitaal Informatiebeheer’. 
Er waren drie sprekers uitgenodigd om vorm en inhoud te geven aan het onderwerp van de bijeenkomst. Zij hebben ieder vanuit hun eigen – uitgebreide – expertise een toelichting gegeven op aspecten die verband houden met waardering en selectie van (digitale) informatie en de waarde en achtergrond van certificering van o.a. DMS/RMA-applicaties.
Sprekers tijdens deze bijeenkomst waren: Tineke Rouschop, werkzaam als adviseur bij Digital display en K2O, onderdelen van de Digital Groep; Peter Diebels, werkzaam als senior adviseur bij VHIC; Frans Dondorp, werkzaam als Business Developer bij Decos Software Engineering.
In totaal hebben 65 personen de bijeenkomst bezocht.