8 april 2019

Toezicht in de praktijk, de Zeeuwse aanpak

image for Toezicht in de praktijk, de Zeeuwse aanpak image

Het Zeeuws Archief is gevestigd in Middelburg en is een Regionaal Historisch centrum (RHC). Via een RHC kunnen overheden op het e-Depot van het Nationaal Archief aansluiten. De Zeeuwse overheden hebben besloten dat – te zijner tijd – via het Zeeuws Archief te doen. Een aantal Zeeuwse gemeenten heeft een gemeentearchief en dus een eigen archivaris die toezicht houdt op het informatiebeheer. 

Het Zeeuws Archief is gevestigd in Middelburg en is een Regionaal Historisch centrum (RHC). Via een RHC kunnen overheden op het e-Depot van het Nationaal Archief aansluiten. De Zeeuwse overheden hebben besloten dat – te zijner tijd – via het Zeeuws Archief te doen. Een aantal Zeeuwse gemeenten heeft een gemeentearchief en dus een eigen archivaris die toezicht houdt op het informatiebeheer. 

Een aantal gemeenten, het waterschap en de provincie hebben de functie van archivaris belegd bij het Zeeuws Archief. De toezichtstaken worden uitgevoerd door het vierkoppige team Inspectie en Advies.

De Zeeuwse aanpak
Vaste onderdelen van het toezicht door het Zeeuws Archief zijn het onderzoek van het informatiebeheer aan de hand van de door de VNG geformuleerde Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s), de tactische en strategische overleggen en het beoordelen van vernietigingslijsten. 

We streven ernaar elke twee jaar een KPI-onderzoek te doen. De aanbevelingen daaruit leiden tot een verbeterplan bij de betreffende overheid. Omdat een volgend onderzoek pas zin heeft als er ook iets verbeterd is, doet het Zeeuws Archief dit om het jaar.

Ten minste tweemaal per jaar is er een tactisch informatieoverleg (TIO) tussen medewerkers van een overheid en het inspectieteam van het Zeeuws Archief. Daarin komen alle operationele en tactische onderwerpen aan bod die op dat moment actueel zijn. Het TIO is ook het platform om een KPI-onderzoek voor te bereiden dan wel de voortgang van het verbeterplan door te spreken. Knelpunten die er worden benoemd en zaken met budgettaire gevolgen komen via het TIO op de agenda van het strategisch informatieoverleg (SIO).

Eenmaal per jaar is er een SIO van een gemeentesecretaris en bijvoorbeeld een afdelingshoofd met de directie van het Zeeuws Archief. Daarin komen de langetermijndoelen aan de orde, de information governance en de praktische knelpunten die door het TIO zijn aangedragen. Via het SIO kan het management met de gemeentearchivaris overleggen op welke vakdomeinen, bij welke gemeentelijke organen of bij welke deelnemingen het toezicht een zeker accent nodig heeft.

Voor de inspecteur is van belang uit het SIO terug te krijgen wat de volgende periode op de beleidsagenda staat, welke impact dat heeft op het informatiebeheer en welke zorgen het management daarbij heeft. Het Zeeuws Archief kan dan proactief aanwezig zijn voordat projecten starten die het informatiebeheer ingrijpend veranderen.

Het controleren van papieren vernietigingslijsten lijkt een activiteit die minder belangrijk wordt. Maar het feit dat overheden niet zomaar informatie mogen vernietigen is bij het uitfaseren of wijzigen van informatiesystemen nadrukkelijk aan de orde. Ingrijpende beheermaatregelen moeten bij de archivaris worden gemeld en vaak is zelfs een positief advies vereist. Dit aspect van toezicht vergt veel onderzoek en een goede afstemming met de collega’s van het team dat overheden aansluit op het Zeeuwse e-Depot.

Adviezen
Aan verzoeken om advies geen gebrek: implementatie van een kwaliteitssysteem, audit op het vervangingsproces, een informatiebeheerplan of calamiteitenplan. De toenemende vraag om advies roept wel de vraag op naar de oorzaak ervan. Zijn deze adviezen van een archiefdienst nodig, omdat overheden daarvoor de menskracht of deskundigheid niet meer hebben? Of is de archiefregelgeving zo ingewikkeld dat overheden niet weten wat van hen wordt verwacht? De oorzaak van een toename aan adviesaanvragen is een goed onderwerp voor een SIO! Ook het aansluittraject voor het e-Depot vergroot de behoefte aan advies.

Het vele adviseren brengt het team Inspectie en Advies soms in een spagaat: Welke pet hebben wij nu op? Als de overheid een advies net anders heeft uitgevoerd dan het Zeeuws Archief bedoelde, zal de inspecteur het resultaat vervolgens afkeuren. Hoe voorkomen we zo’n situatie?


Het dienstverleningsplan in de onderstaande tabel is fictief. Het is samengesteld mede om het inhoudelijke verschil tussen de TIO’s en het SIO aan te geven. De invulling van een dienstverleningsplan varieert per jaar en per overheid, al zijn er vaste onderdelen zoals het controleren van vernietigingslijsten. Zo’n plan wordt uiteraard afgestemd op de wensen van de betreffende overheid.

Periode Uit te voeren werkzaamheden inspectie en advies
feb.-april Uitvoeren KPI-onderzoek
  Adviseren over de uitfasering van oud zaaksysteem
  Adviseren over de implementatie van nieuw zaaksysteem
juni Thema TIO over het opzetten van een hotspotmonitor (samen met de andere partners van het Zeeuws Archief)
sept.

Tactisch informatieoverleg TIO
• Opvolging actiepunten eerdere TIO’s
• Planning of uitvoering tweejaarlijks KPI-onderzoek dan wel bespreking van resultaten verbeterplan
• Ontwikkeling van het Zeeuws e-Depot
• Wat verder aan operationele zaken ter tafel komt rond vervanging, vernietiging of overbrenging van analoge en digitale archieven

okt. Auditen van het vervangingsproces
okt., nov. Controleren van vernietigingslijsten 2019
nov.

Tactisch informatieoverleg TIO
• voorbereiding SIO (strategische knelpunten benoemen zodat deze geagendeerd worden)
• planning van activiteiten in 2020

dec.

Strategisch informatieoverleg TIO
• evaluatie van de samenwerking
• strategische knelpunten rond informatiebeheer (mensen, middelen, taak- of organisatiewijzigingen)
• vaststelling dienstverleningsplan 2020, waaronder toezicht en advisering over informatiehuishouding

Bij elke activiteit gaat het om de dialoog; altijd het gesprek aangaan en in gesprek blijven. Een gemailde rapportage zet geen verbetering in gang. Dus: meedenken, risico’s benoemen, adviseren en de naleving van afspraken opvolgen. Het hoort er allemaal bij. Belangrijk aspect van het toezicht is te borgen dat de relevante informatie te zijner tijd bij een archiefdienst terecht komt en daardoor vrij beschikbaar wordt voor geïnteresseerden.

Privatisering van gemeentelijke taken kan ertoe leiden dat historisch materiaal buiten beeld raakt. Ooit waren nutsvoorzieningen (gas, elektriciteit en water) een gemeentelijke taak. Maar deze bedrijven zijn lang geleden geprivatiseerd en vervolgens gefuseerd met marktpartijen. Soms komt dergelijk materiaal weer boven water: vorig jaar heeft bijvoorbeeld Evides Waterbedrijf in haar kantoor in Rotterdam een aantal bijzondere bouwtekeningen van Zeeuwse watertorens aangetroffen. Begin november 2018 heeft Evides deze aan het Zeeuws Archief overgedragen. Daarmee zijn deze voor toekomstig onderzoek veiliggesteld.

Verbeterpunten
De systematiek van inspectie aan de hand van de archief-KPI’s is vastgesteld in 2013. Het is tijd om de verdeling van aandachtspunten te actualiseren. Paragraaf 3 van het verbeterplan gaat over Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid, terwijl paragraaf 4 over hetzelfde gaat, maar met betrekking tot digitale informatie. 

Sinds 2013 is bij overheden de verhouding tussen papieren en digitale informatie sterk veranderd. Een discussie onder vakgenoten hierover is wel wenselijk. Het spreadsheet dat bij wordt gebruikt om de KPI’s te monitoren vind ik vrij ingewikkeld om in te vullen. Het Excel-bestand wordt vaak door medewerkers van de afdeling DIV ingevuld. Zij refereren aan het DMS of aan het zaaksysteem, terwijl veel gegevens in andere informatiesystemen worden beheerd. De vraag is dan in hoeverre een resultaat in procenten overeenkomt met de werkelijkheid.

Sinds eind 2017 kunnen gemeenten via de website waarstaatjegemeente.nl geen toezichtsinformatie meer aanleveren. Op deze website werd in een eenduidige vorm toezichtsinformatie geplaatst. Is deze website gestopt omdat relatief weinig gemeenten de website gebruikten en het vergelijken van de eigen gemeente met andere daardoor geen zin had? Het roept de vraag op waarom veel gemeenten hun toezichtsinformatie niet gewoon invulden. Toch een gebrek aan transparantie bij overheden?

Informatiebeheer bij calamiteiten
En wat is er rond het informatiebeheer bij calamiteiten geregeld? Een BHV-organisatie en een gebruiksvergunning zijn verplicht en de overheid heeft rampenplannen. Maar is vooraf ook het informatiebeheer geprepareerd? Werken de veiligheidsregio, de omgevingsdienst, de geneeskundige hulpverleningsorganisatie en overheden daarin samen, zodat achteraf de gang van zaken en de besluitvorming kunnen worden gereconstrueerd? 

De Onderzoeksraad voor Veiligheid onderzoekt nu de vreugdevuren op Scheveningen. Ook het Instituut voor Fysieke Veiligheid heeft eerder dergelijke incidenten onderzocht. Mogelijk geven de rapportages aanknopingspunten voor een informatiebeleid, aanvullend op de andere voorbereidingen van overheden op calamiteiten.

Een onderwerp voor een volgend themanummer van Od? .


Dick de Heer
Inspecteur bij het Zeeuws Archief


Noot
1 Dit is de werkwijze van het Zeeuws Archief. Uiteraard kunnen andere inspecties een vergelijkbare aanpak hanteren.