26 maart 2012

Toezicht op archief

image for Toezicht op archief image

Op drie niveaus zijn er verschillende archiefinspecties gaande, op landelijk, provinciaal en op gemeentelijk niveau.

Op drie niveaus zijn er verschillende archiefinspecties gaande, op landelijk, provinciaal en op gemeentelijk niveau.

De erfgoedinspectie
De erfgoedinspectie oefent op rijksniveau de inspecties uit. De erfgoedinspectie is onderdeel van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en voert inspecties uit op het gebied van archieven, musea, monumenten en archeologie. De archiefinspecteurs inspecteren de informatiehuishouding van de centrale rijksoverheid, te weten de ministeries en de Zelfstandige Bestuurs Organen (ZBO’s).
Naast reguliere inspecties, waarbij de geïnspecteerde organisatie wordt bezocht en doorgelicht, werkt de erfgoedinspectie ook met de ‘monitor erfgoedinspectie’. Aan de hand van een vragenlijst die door de zorgdrager (meestal de beheerder) wordt ingevuld, rolt er een score op negentien onderdelen uit die vergeleken kan worden met vorige jaren. Daarmee is het een trendanalyse. De erfgoedinspectie richt zich zowel op de zorg als op het beheer van de fysieke en digitale archief- en informatiehuishouding. Praktisch betekent dit dat zij, naast de manier waarop archief gevormd wordt en in geordende en toegankelijk staat wordt gebracht en gehouden, ook de archiefruimten inspecteert (de beroemde waterdrempels en het gebruik van de juiste archiefdozen… helaas kennen wij bij het schrijven van dit artikel geen concrete voorbeelden waarbij digitaal ‘in de keten’ goed geregeld of bevorderd werd door de inzet of tussenkomst van de erfgoedinspectie).

De provinciale archiefinspecteur
Op provinciaal niveau wordt het toezicht uitgevoerd door provinciaal archiefinspecteurs (PAI’s). Elke provincie kent een of meerdere (adjunct)archiefinspecteurs. Deze PAI’s hebben zich verenigd in het Landelijk Overleg Provinciale Archief Inspecteurs (LOPAI). Vanuit het LOPAI komen diverse modellen en diensten tot stand die zeer bruikbaar zijn voor gemeenten. Zoals de modellen archiefverordeningen en de modellen voor besluiten informatiebeheer. Maar ook de richtlijnen voor het Handboek Vervanging zijn door het LOPAI opgesteld. En het bekende RODIN is ook opgesteld door een werkgroep van het LOPAI. Officieel zijn de PAI’s belast met het toezicht op de zorg van archieven van gemeenten in hun provincie. Kort door de bocht kan gesteld worden dat de archiefruimtes en archiefbewaarplaatsen door hen goedgekeurd moeten worden. Ook de kwaliteit en kwantiteit van het personeel heeft hun bijzondere aandacht. Maar ze fungeren ook als kennisbank voor gemeentelijke archiefinspecteurs over alles wat er bij een archiefinspectie komt kijken. De PAI speelt ook een rol bij de vervanging (dit gaat in het nieuwe horizontale toezicht veranderen), openbaarheid en vervreemding van archieven. De PAI gaat vaak gezamenlijk met een gemeentelijk archiefinspecteur op integrale inspectie. Dit houdt in dat zowel de zorg als het beheer van een gemeentelijke organisatie worden geïnspecteerd. In gemeenten waar geen gemeentearchivaris benoemd is en er dus ook geen gemeentelijk archiefinspecteur is (we noemen dit witte vlekken), voert de PAI ook het toezicht op het beheer van de archieven uit. In de toekomst gaan deze gezamenlijke inspecties waarschijnlijk niet meer plaatsvinden en gaat de gemeentelijke archiefinspecteur alleen inspecteren. De PAI richt zich dan op reality checks. Op basis van door de gemeentelijke archiefinspecteur en van de gemeente aangeleverde informatie kan gecontroleerd worden of deze informatie correct is. Daarnaast is er nog het instrument van de interventieladder ontwikkeld. Het eerder genoemde artikel van Peter Diebels ging hier verder op in.

De gemeentelijke archiefinspecteur
De gemeentelijke archiefinspecteur (GAI) is belast met het toezicht op het beheer van de archief- en informatiehuishouding. De GAI staat dichter bij de gemeenten als de PAI. De GAI voert samen met de PAI inspecties uit, maar kan ook alleen inspecteren over bepaalde thema’s. Gemeentelijk archiefinspecteurs waren voorheen verenigd in het Werkverband Gemeentelijke Archiefinspecteurs (WGA), maar met de komst van de Branche Archief Instellingen Nederland (BRAIN) is daar een sectie Inspectie opgenomen. Door deze sectie worden jaarlijks twee congresdagen georganiseerd, waarop wordt ingegaan op de kwaliteit van de inspecties. Er is een werkgroep kwaliteitsmodel inspectie die zichzelf tot doel heeft gesteld de methode van inspecteren te uniformiseren. Daarnaast wil deze werkgroep handvatten bieden hoe om te gaan met de diverse tools die er beschikbaar zijn voor archiefinspecteurs. Verder is elke gemeente vrij om zijn eigen archiefinspectie in te richten. Zo zijn er gemeentearchivarissen die zelf ook het toezicht uitvoeren of is er een aparte archiefinspecteur benoemd. Als een gemeente deelneemt in een gemeenschappelijke regeling voor het archief, dan wordt er ook vanuit de gemeenschappelijke regeling toezicht uitgevoerd. Zo zijn er bijvoorbeeld archiefinspecteurs die belast zijn met het toezicht op het beheer van zestien gemeenten, een politieregio, een waterschap en andere gemeenschappelijke regelingen. De GAI is vaak ook nauw betrokken bij de overdracht van archieven van de gemeente naar de archiefbewaarplaats. Het verschilt per gemeentelijke archiefinspecteur in hoeverre er capaciteit beschikbaar is om ook een adviserende rol te hebben bij de inrichting van de informatiehuishouding van de gemeenten. Maar de GAI kan wel altijd inzicht verschaffen in de wettelijke kaders waar de informatiehuishouding in de dynamische of archiefvormende fase aan moet voldoen. Dit advies of kaderstellende werk helpt gemeenten om tijdig aan de archiefwet en -regelgeving te voldoen en voorkomt onverwachte verassingen bij inspecties. Ook als u op dit moment bezig bent met het inrichten van zaakgericht werken en het daarbij behorende zaaksysteem en zaaktypencatalogus (ZTC) roepen wij u op om daarin uw GAI te betrekken. Deze kan nuttige adviezen leveren, weet wat er misschien nog meer in uw regio speelt en kan doorverwijzen naar andere gemeenten die met hetzelfde bezig zijn. In de toekomst heeft de GAI ook een rol bij het invullen van de kritische prestatie indicatoren (KPI) van de VNG. Aangezien deze ook gaan over overgebrachte archiefbescheiden en over de stand van zaken daarvan, is de archiefinspecteur op de hoogte.

De betaalde archivaris
Bij streekarchiefdiensten wordt de archivaris betaald door de gemeenten om vervolgens eisen te stellen en te adviseren over archiefbeheer. Die werkzaamheden behoren tot de wettelijk taak, vergelijkbaar met de rekenkamer: die worden ook door de gemeente betaald om kritisch te zijn en misstanden aan het licht te brengen. Het wordt vaak gezien als: ‘We betalen je en dan ga je eisen stellen’. In een gemeenschappelijke regeling is het logisch dat er eisen worden gesteld aan het archiefbeheer, anders gaan collega-gemeenten betalen voor het slechte archiefbeheer van een andere gemeente uit de regeling. Het is in het belang van de organisatie dat het archief- en informatiebeheer op orde is, niet alleen voor de archiefdienst, maar ook voor de bewijszoekende burger en voor de verantwoording van het handelen van een overheidsorganisatie.
Mogelijk ontstaat straks frictie als een toezichthouder ‘aanwijzing’ geeft en ook het beheer over archiefbescheiden tegen kosten gaat uitvoeren. Deze mogelijkheid is voorzien in het horizontaal toezicht en de eerste organisaties die dit gaat treffen zullen hier zeker grote moeite mee hebben.
Mocht u nu naar aanleiding van dit artikel vragen hebben, schroom dan niet om deze aan de auteurs te stellen, of natuurlijk aan uw eigen archiefinspecteur op het voor u betreffende niveau. Archiefinspecteurs dienen als vraagbaak voor alles omtrent uw archief- en informatievoorziening, maar ook voor de inrichting van uw nieuwe zaaksysteem.

a.adema@gmail.com, Annemieke Adema is redactielid Od.
aplat@hermes-am.nl, André Plat is eveneens redactielid Od.


1 ‘Archiefinspectie gaat veranderen: de gevolgen van de Wet revitalisering generiek toezicht voor het archieftoezicht in Nederland’, in: Od 65(2011)11.