Van creatie tot archivering

De vervaardiging van kaarten bestaat minstens zolang als de mens kan schrijven. Wie heeft zich niet verwonderd over de grote kaarten van de provincies in de basisschoolklas, de lichtgevende globes met uitgestrekte bergketens en hoofdsteden, of over kaarten met een weergave van thema, zoals bijvoorbeeld de belangrijke Deltawerken? Ook tegenwoordig zijn kaarten niet weg te denken uit ons dagelijks leven, we kunnen eenvoudigweg niet meer zonder: buienradar, verkeerapps en Google Maps maken alle gebruik van cartografische informatie.

De vervaardiging van kaarten bestaat minstens zolang als de mens kan schrijven. Wie heeft zich niet verwonderd over de grote kaarten van de provincies in de basisschoolklas, de lichtgevende globes met uitgestrekte bergketens en hoofdsteden, of over kaarten met een weergave van thema, zoals bijvoorbeeld de belangrijke Deltawerken? Ook tegenwoordig zijn kaarten niet weg te denken uit ons dagelijks leven, we kunnen eenvoudigweg niet meer zonder: buienradar, verkeerapps en Google Maps maken alle gebruik van cartografische informatie.
Werd vroeger perkament of papier en inkt gebruikt, tegenwoordig bestaan veel kaarten vooral uit bits en bytes. De digitalisering heeft een tijd geleden al de wereld van de kaartvervaardiging bereikt.

Het belang
Een goede archivering van kaartmateriaal is, naast een archiefwettelijke verplichting, ook van cultuurhistorisch belang. Bedenk alleen al wat er van ons besef over de V.O.C. over zou zijn als we niet ook historische zeekaarten in ons bezit hadden. Een tentoonstelling zoals nu in het Nationaal Archief te zien is (De wereld van de V.O.C. – tot en met 24 juni 2018), was onmogelijk zonder de aanwezigheid van kaartmateriaal.
Daarnaast kunnen kaarten ook tegenwoordig nog levens redden en belangrijk zijn voor planologisch ingewikkelde projecten. Bij de bouw van een nieuwe wijk vindt er altijd eerst een historisch onderzoek plaats: vormt de locatie een risico wanneer er sprake is geweest van bombardementen tijdens de Tweede Wereldoorlog?

Drie instanties
Het moet begin 2017 zijn geweest, onder het genot van een kop koffie, dat ondergetekenden het idee opperden een bezoek te brengen aan een aantal grote landelijke kaartvervaardigers. Dit, om een goed beeld te krijgen van de vervaardiging en archivering van cartografische informatie.
Drie landelijke kaartvervaardigende instanties zijn voor deze reeks benaderd voor een interview.
Allereerst is een bezoek gebracht aan de Dienst der Hydrografie (gericht op – kort gezegd – zeekaarten). Vervolgens is het Kadaster GEOinformatie (met focus op land) bezocht. En de laatst bevraagde instantie is de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (vervaardiger van kaarten met betrekking tot Archeologie, Monumenten en (historisch) landgebruik).

Cruciale vragen
Het belang van kaartvervaardiging, het beheer van cartografische gegevens en de uiteindelijke archivering lijkt door de overheid te worden onderkent, maar wat komt er kijken bij de creatie van kaarten? Welke werkprocessen liggen hier aan ten grondslag en welke software wordt gebruikt? Tegen welke issues loopt men aan bij aanpassingen binnen versies? Zijn de huidige kaartenmakers zich bewust van versiebeheer? En hoe worden kaarten uiteindelijk overgedragen naar archiefbewaarplaatsen?

Dit en meer wordt in drie opeenvolgende artikelen in Od toegelicht:

1. In dit Odnummer start de reeks over de creatie van kaarten. Welke gegevens zijn er nodig om een kaart te vervaardigen? Hoe worden wijzigingen in kaarten toegepast en gelogd? Welke software wordt hiervoor gebruikt? Hoe worden deze gegevens beheerd? In het eerste artikel van de reeks wordt de lezer meegenomen in de fase van kaartcreatie. Hierbij is ook aandacht voor het delen van deze informatie met het publiek. Burgers willen in een vroeg stadium al bij informatie kunnen. Wordt kaartinformatie als open data gedeeld? 
2. Het tweede artikel focust zich meer op de bewaring van kaartmateriaal in een archiefbewaarplaats. Hoe wordt cartografische informatie voorbereid op overdracht naar een archiefbewaarplaats? Wat zijn de ervaringen van archiefbewaarplaatsen met de ontvangst en het toegankelijk maken van kaartmateriaal? 
3. Het slotartikel zal bestaan uit aandachtspunten voor kaartvervaardigende organisaties. Waar bevinden zich risico’s ten aanzien van gegevensverlies? Waar liggen kansen ten aanzien van het voorzien in de vraag bij het publiek?

Bart.Hekkert@nationaalarchief.nl, Bart Hekkert is naast Od-redactielid, werkzaam bij het ministerie van OC&W als adviseur Recordmanagement. Hij is van jongs af aan al gefascineerd door kaarten en globes en vanuit zijn professie geïnteresseerd in het creatie- en archiveringsproces.

Ester.Smit@gmail.com, Ester Smit is werkzaam bij het Historisch Centrum Overijssel (HCO) en was bij het Nationaal Archief op detacheringsbasis betrokken bij het project ‘Kaarten op orde’ waar zij zich bezig hield met oud- en hedendaags kaartmateriaal in de depots van het Nationaal Archief. Nadat zij hier het vak had geleerd en de detachering was afgelopen, keerde zij terug naar het HCO als beheerder van de cartografische collecties. Esther is tevens lid van de redactie van Caert-Thresoor, het enige Nederlandstalige blad over historische cartografie.