, 26 oktober 2018

Vernieuwing van de informatievoorziening

image for Vernieuwing van de informatievoorziening image Case

Wat doet de inspectie en wat kan er beter?

Wat doet de inspectie en wat kan er beter?
‘Wat gaat er goed? Wat kan er beter? En wat móet er beter?’ Misschien is dat wel de kortste samenvatting van de manier waarop de inspectie toezicht houdt op het onderwijs. Leerlingen, studenten en ouders moeten erop kunnen vertrouwen dat het onderwijs op een school goed is. Dat doet de inspectie door te toetsen of scholen en instellingen zich aan de wettelijke kaders houden (waarborgen), door betrokkenen in het onderwijs uit te dagen om te onderzoeken hoe het steeds een beetje beter kan (stimuleren) en door belangrijke onderwijsthema’s die naar voren komen tijdens het werk in het onderwijsveld bespreekbaar te maken (agenderen).
Bij het toezicht vormt de informatievoorzieningsfunctie een toenemende belangrijke schakel. Dit kwam duidelijk naar voren tijdens het invoeren van het vernieuwde toezicht in de zomer van 2017. Omdat het bestuur verantwoordelijk is voor de onderwijskwaliteit op de scholen, begint en eindigt het toezicht vanaf 1 augustus 2017 bij het bestuur. Met name voor de inrichting van de ondersteunende informatiesystemen betekent dit nogal wat. Het basissysteem IBIS, dat primair gericht is op het vastleggen van toezichtinformatie over scholen, legt wel de relatie met een bestuur maar die relatie is secondair. Dat moest worden omgekeerd.
Helaas bleek dat niet zo gemakkelijk te realiseren…

Tijd voor nieuwe ondersteuning van de informatie voorziening (IV): behoeftes gepeild
In de eerste helft van 2017 vond binnen de inspectie een groot aantal verkenningen plaats en zijn discussies gevoerd met vertegenwoordigers van alle lagen van de organisatie. Vernieuwing was essentieel vanwege de combinatie van applicaties aan het eind van hun levensduur en beperkte mogelijkheden om in bestaande applicaties persoonsgegevens af te schermen. Door ontbrekende functionaliteit, bijvoorbeeld op het gebied van planning en sturing, zijn collega’s zelf IV-oplossingen gaan ontwikkelen.
Eigen initiatief is goed, maar er zijn grenzen en regels waar we ons als overheidsorganisatie aan moeten houden, zoals op het gebied van privacy, datakwaliteit, archivering en informatiebeveiliging. Kortom, nieuwe informatietechnologie vraagt steeds meer om een systemische aanpak en perspectief. Daarnaast zijn er ook redenen om de technische infrastructuur te beschouwen in relatie tot de gewenste functionaliteit. Ten slotte signaleerden gebruikers dat de ‘performance’ niet altijd voldoende was en dat samenwerking of toegankelijkheid van informatie onderweg niet soepel wordt ondersteund vanuit de techniek. Hoog tijd dus om te vernieuwen, een roadmap uit te stippelen en vaart te maken.

Vaart maken door gebruik te maken van kennis van rijkscollega’s
De uitdaging is om de ondersteunende informatietechnologie blijvend de snelheid van de veranderingen van het inspectieproces (business) te laten volgen. Maar de uitdaging is ook om tegelijkertijd kritisch te kijken naar wat nieuwe functionaliteiten die de markt biedt (disruptive technologies) voor de ‘business’ kunnen opleveren.

Diverse rijkscollega’s van andere inspecties maar ook binnen het ministerie van OCW en rijksbreed ingezette interim-collega’s bij andere ministeries (via I-interim) zijn overspoeld met vragen en bezoeken van inspectiecollega’s. Minstens zeven verschillende I-strategieën zijn uitgeplozen en de beste onderdelen van deze strategieën heeft de inspectie geselecteerd. De afdeling ICT heeft hierop uitwerkingen van de architectuur gemaakt die weer door rijkscollega’s beoordeeld zijn. Het was mooi om te zien dat overal waar de inspectie aanklopte er direct tijd en expertise werden aangeboden. De praktische uitwerking daarvan is verwerkt in een demo en getoond aan een grote groep inspectiecollega’s. Deze toets was voldoende om de vernieuwing te starten. Eind vorig jaar heeft de inspectieleiding volmondig ingestemd met het in gang zetten van de vernieuwing van de informatievoorziening.

De uitgangspunten van het verandertraject
De vernieuwing begint niet met een ‘big bang’. Onderdelen van het systeemlandschap gaan opeenvolgend op de schop, terwijl het geheel blijft doordraaien. Intussen werken collega’s achter de schermen aan een nieuwe structuur die systemen onderling verbindt. Vernieuwing bij de inspectie is nadrukkelijk geen ‘dichtgetimmerd’ project of programma. Daar waar de energie zit, wordt deze benut en uitgebouwd. Kenmerken van de vernieuwing zijn:

  • Het is geen gespecificeerd project waarin alles al vast ligt.
  • Er is wel structuur: heldere architectuur geeft vrijheid.
  • We gebruiken de kaders van het rijk als kansen in plaats van als beperkingen.
  • We beperken ons: eenvoud, schaalbaarheid van oplossingen.
  • We beperken ons niet: het gaat niet alleen om ICT, niet alleen om software, niet alleen om IBIS, niet alleen om interne gebruikers.
  • Planning wordt uiteindelijk sterk bepaald door wat we aankunnen: afhankelijk van beschikbaar investeringspotentieel, zowel financieel als menselijk kapitaal.

Ondertussen is de voorbereidingsfase afgerond en bevinden we ons in de realisatiefase.

Werken onder architectuur
Om de genoemde richting te realiseren is er een Enterprise Architectuur (zie figuur 1). In deze architectuur is vastgelegd wat de inspectie doet en welke ondersteuning daarvoor nodig is. De informatievoorziening sluit aan bij de primaire processen van de inspectie.

Enterprise Architectuur
Figuur 1:
Enterprise Architectuur

Deze architectuur zal leidend zijn bij de inrichting en vernieuwing van het informatievoorzieningslandschap. Belangrijke verandering voor de inspectie is dat het IVdomein zich niet langer beperkt tot dát wat de gebruiker ziet (gebruikersinteractie) en de meer technische servicelaag (lagen 3 en 4). Veranderingen zijn door alle lagen van de architectuur merkbaar.

Suite16 invoeren samen met OCW
Een belangrijke ontwikkeling is de inzet van Suite16. Dit is een product van de leverancier OpenText en kan gelden als opvolger van Edocs, het documentmanagementsysteem van de inspectie. Suite16 biedt meer functionaliteiten dan de huidige versie van Edocs, met name het ondersteunen van de werkprocessen en zaakgericht werken zijn zeer relevant. Door voor deze oplossing te kiezen, blijft de inspectie goed samenwerken met OCW en alle bijbehorende uitvoeringsdiensten, en kan de onafhankelijkheid worden geborgd. Het uitvoeren van een pilot met een inspectie proces en het vervangen van Edocs door de Content Suite zijn de eerste stappen die worden gezet. Nieuwe functionaliteit kan daarna stapsgewijs worden gerealiseerd.

Eén portaal voor besturen en scholen/instellingen Een andere belangrijke ontwikkeling is de totstandkoming van één digitaal portaal voor de communicatie met scholen/ instellingen en besturen. Het ontwikkelen van één portaal is noodzakelijk om de overheidsambitie naar 100% digitaal te kunnen realiseren. De workflow-ondersteuning van Suite16 is ook voor deze innovatie een belangrijke bouwsteen.

Boekhouding van het toezicht op orde
De inspectie is een kennisintensieve organisatie waar informatie een sleutelrol vervult. De variatie in publicaties en informatieproducten veronderstelt dat de inspectie een sluitende ‘boekhouding’ (registratie van de toezichtgegevens) heeft en die in relatie kan brengen met data van buiten. De datakwaliteit, beveiliging en privacy moeten op orde zijn. De komende jaren zal hieraan gewerkt worden naast het opstellen van een gegevenswoordenboek en een informatiearchitectuur.

Cultuur, professionalisering en digitale vaardigheden integraal borgen
Een grote uitdaging voor de inspectie is het meenemen van de gehele organisatie en het creëren van draagvlak. Veel van het werk binnen deze vernieuwing gebeurt in eerste instantie achter de schermen. Daar zal de organisatie dus niet direct of misschien zelfs helemaal nooit iets van merken. Een aantal vernieuwingen zullen direct effect hebben op hoe collega’s het werk moeten of kunnen doen. De kunst is om de vernieuwingen in het IV-landschap hand in hand te laten gaan met het veranderen van de cultuur en het professionaliseren van collega’s. Digitale vaardigheden bijvoorbeeld, moeten integraal worden geborgd. Daarnaast moeten we directe relaties leggen met de dagelijkse inspectie werkzaamheden.

Een nieuwe manier van samenwerken: agile/scrum
Het uitvoeren van de vernieuwing vereist dat de collega’s in het primaire proces en ICT stevig blijven samenwerken. Sinds 1 juni van dit jaar werkt de inspectie op een agile/ scrum-wijze. In voorbereiding hierop zijn weer verschillende rijkscollega’s bezocht en bevraagd. De belangrijkste les hieruit is “niet eerst alles uitdenken, maar DOEN en dan al gaandeweg aanpassen en updaten.” Alleen dan kunnen collega’s echt inschatten of de voorgestelde koers aansluit bij hun (toekomstige) werkwijze. De scrumteams bevatten verschillende disciplines vanuit ICT en de primaire inspectie processen. Het is nog even wennen, maar in korte cycli realiseren de scrumteams concrete en toetsbare resultaten.

Hoe nu verder?
De komende twee jaar maken we bij de inspectie vaart met het vernieuwen van het IV-landschap dankzij de kennis en ervaring van diverse rijkscollega’s. We gaan door alle lagen van de organisatie heen, sluiten aan bij de rijksontwikkelingen om digitaler en transparanter ons werk te doen, sluiten aan bij de behoefte van onze medewerkers, pakken de onderwerpen zoveel mogelijk integraal op en maken voor de vernieuwing gebruik van de energie die aanwezig is.

g.remery@owinsp.nl, Gabriëlle Remery werkt bij de inspectie van het onderwijs