22 oktober 2012

Vind, voordat je zoekt!

image for Vind, voordat je zoekt! image

Een van de belangrijkste veranderingen op het gebied van informatiemanagement is de afname van publicatiekosten. Hierdoor is de hoeveelheid informatie drastisch toegenomen de afgelopen jaren en dit zal zich tot 2025 doorzetten. De wijze waarop DIV momenteel de informatie wil en/of moet controleren zal niet tot 2025 overleven.

Een van de belangrijkste veranderingen op het gebied van informatiemanagement is de afname van publicatiekosten. Hierdoor is de hoeveelheid informatie drastisch toegenomen de afgelopen jaren en dit zal zich tot 2025 doorzetten. De wijze waarop DIV momenteel de informatie wil en/of moet controleren zal niet tot 2025 overleven.

Versplintering van informatie
Een praktisch voorbeeld om dit te illustreren: enkele jaren geleden was de investering om een boek in grote oplage te publiceren hoog en om muziek via cd’s bij het grote publiek te krijgen moest een behoorlijke voorfinanciering plaatsvinden.
Vandaag de dag worden steeds meer boeken ‘gratis’ digitaal beschikbaar gesteld en muziek is onbeperkt beschikbaar voor een maandelijks bedrag, lager dan de kosten van een enkele cd enige jaren geleden. De kosten van publicatie zijn namelijk nihil en de businessmodellen worden hierop aangepast. Consumenten betalen voor content, de vorm is ondergeschikt.
De lage kosten en kleine moeite van publicatie raakt ook ons dagelijkse werk. Een fysieke brief bevatte zoveel mogelijk informatie in één keer, omdat het uitschrijven en versturen veel tijd en geld kostte. De komst van e-mail maakte de publicatiekosten nihil. Informatie wordt opgedeeld in kleine delen en te pas en te onpas verstuurd. De informatie uit één fysieke brief is tegenwoordig vaak terug te vinden in een mailwisseling van tientallen mailtjes. De informatie is dus enorm versplinterd.

Zoekmachine 2025

De ontwikkeling van de komende zoektechnologie ligt een stuk dichterbij dan 2025. Op websites wordt actief persoonlijke reclame aangeboden op basis van je surfgedrag. Vertaal surfgedrag over het werken aan een project en reclame naar relevante informatieopslag en eerste stap is gezet.

Moderne communicatiemiddelen zoals Twitter, Facebook en Whatsapp maken die versplintering in de toekomst alleen maar groter. Het aantal vormen van informatiedragers neemt snel toe en berichten worden korter en vluchtiger. In 2025 zullen honderden communicatievormen geaccepteerd naast elkaar bestaan. De vertrouwde brief is slechts een van deze communicatievormen. Het vooraf gestructureerd vastleggen van deze informatie is een onmogelijke opgave.
Tussen nu en 2025 gaan we steeds meer accepteren dat controle over deze hoeveelheid informatie niet meer mogelijk is. De strijd tussen ‘vooraf structureren’ en ‘achteraf zoeken’ is beslecht. De hoeveelheid informatie valt niet meer te structuren en we zullen genoegen nemen met een goed zoekresultaat.
Alles bij elkaar leidt dit tot een belangrijke verandering: het filter verplaatst zich namelijk van specialist naar eindgebruiker. In het geval van een boek verschuift het filter van de uitgeverij naar lezer en binnen overheidsorganisaties verschuift het filter van DIV naar de medewerker. DIV verschuift van de specialistische afdeling naar de eindgebruiker. In 2025 zullen we vooral vertrouwen op de middelen om als eindgebruiker zelf deze informatie te kunnen filteren. De DIV van 2012 wordt vervangen door de zoekmachine 2025.
De technologieën rondom zoeken zijn in 2025 dusdanig geperfectioneerd en de hoeveelheid informatie is zo groot, dat zoeken nog de enige manier is om door informatie heen te komen. Alle informatie van een organisatie, gestructureerd en ongestructureerd, zal worden verzameld. Hierbij is de verschijningsvorm ondergeschikt aan de content. Vanuit één zoekvraag kan de informatie in verschillende vormen worden gereproduceerd.

Proactief
De zoektechnologie zal niet alleen reactief, maar ook proactief werken. Tijdens het werk wordt informatie aangeboden voordat de zoekvraag is gesteld. Het systeem leert welke behoefte de eindgebruiker heeft en zal informatie steeds beter op maat aanbieden. Verschillende bronnen worden aan elkaar gekoppeld en geven resultaten die de verwachting van de eindgebruiker overtreffen. Het systeem weet waar je bent en wat je doet en beter weet dan jijzelf welke informatie je wanneer nodig hebt.

De tag ‘belangrijk’ binnen gmail geeft prioriteit aan bepaalde e-mails. In de basis is de Priority Inbox een algoritme die aan de hand van het gedrag van de gebruiker bepaalt welke e-mails belangrijk zijn en welke niet. Gmail leert om steeds doelgerichter belangrijke informatie te sorteren; als je een e-mail van een contactpersoon verwijdert zonder te lezen, dan zal deze een volgende keer ook als minder (of niet) belangrijk worden beschouwd.

sven.blom@kbenp.nl, Sven Blom MSc. is partner van KBenP Zaakgericht Werken.