4 juni 2015

Voorkom digitale dementie

image for Voorkom digitale dementie image

Aan het college van burgemeester en wethouders
Aan het college van gedeputeerde staten
Aan het college van dijkgraaf en heemraden
Aan het dagelijks bestuur

Onderwerp
Voorkom digitale dementie

Datum
2 april 2015

Aan het college van burgemeester en wethouders
Aan het college van gedeputeerde staten
Aan het college van dijkgraaf en heemraden
Aan het dagelijks bestuur

Onderwerp
Voorkom digitale dementie

Datum
2 april 2015

Beste collega,
De ontwikkeling van de digitale dienstverlening vindt in hoog tempo plaats. Het programma Digitaal 2017 van het ministerie van BZK stelt dat bedrijven en burgers uiterlijk in 2017 zaken die ze met de overheid doen digitaal kunnen afhandelen. De nieuwe Omgevingswet zal de decentrale overheden verplichten om alle informatie over de openbare ruimte digitaal te ontsluiten. Deze ontwikkelingen stellen eisen aan de informatiehuishouding van de decentrale overheden. Realisatie van een transparante en een duurzaam toegankelijke informatievoorziening is hard nodig.

Digitaal geheugenverlies
Papier is geduldig, digitale informatie is vluchtig. Om digitale informatie ook na jaren nog te kunnen raadplegen moeten veranderingen in programmatuur actief bijgehouden worden. Anders dan bij informatie op papier, dient bij digitale informatie al bij het ontstaan nagedacht te worden over de archivering. Anders bestaat het risico dat informatie niet kan worden terug gevonden of in de context kan worden geïnterpreteerd. De digitale dossier- en archiefvorming bij decentrale overheden is volgens het ICTU echter niet op orde.1 Hierdoor dreigt een ‘gat in het geheugen’ van de overheid te ontstaan. Dat heeft gevolgen. Als de informatie niet op orde is, is het lastig het overheidshandelen voor het controlerend orgaan en de burger te reconstrueren. Overheidsinformatie en data vertegenwoordigen ook een grote economische waarde. Onvindbare informatie zorgt voor schade bij burgers, ondernemers en decentrale overheden zelf.

Kansen voor open overheid
Duurzame toegankelijkheid van digitale informatie biedt kansen voor de moderne overheid. Burgers, bedrijven en journalisten eisen dat informatie beschikbaar en openbaar toegankelijk is en hebben met de Wet openbaarheid van bestuur een middel waarmee overheden onder druk wordt gezet. Door snel over informatie te kunnen beschikken loopt de verantwoording aan toezichthouders soepeler. Door informatie actief openbaar te maken worden bronnen efficiënter gehanteerd en zijn deze voor iedereen toegankelijk. Door informatie vervroegd over te brengen naar de archiefbewaarplaats en deze informatie tegelijkertijd openbaar te maken kan bijgedragen worden aan een meer transparante overheid.

Ontwikkeling e-depotvoorzieningen en standaarden
Vanuit het programma Archief2020 en het project Archiefinnovatie Decentrale Overheden (AIDO) van IPO, UvW en VNG wordt een instrumentarium ontwikkeld om de uitdaging van archiefinnovatie aan te gaan. AIDO bracht de ontwikkeling van digitale archiefbewaarplaatsen, e-depots, in beeld in het ‘Onderzoek functionaliteit e-depot decentrale overheden’.2 Een gezamenlijke aanpak van de overheden is ook nodig om informatie in ketens met elkaar te delen. Er worden gemeenschappelijke standaarden ontwikkeld, zoals het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO) die bijdraagt aan de toegankelijkheid van informatie. Er zullen de komende tijd meer instrumenten beschikbaar komen die het ons makkelijker zullen maken onze informatievoorziening beter toegankelijk te maken en te houden.

Wat moet er gebeuren?
Om duurzame digitale toegankelijkheid te borgen is het van belang eerst de informatiehuishouding op orde te brengen. Een belangrijk onderdeel hiervan vormt de implementatie van het TMLO. In de tweede plaats moeten er stappen genomen worden om een e-depotvoorziening te realiseren. Decentrale overheden kunnen zelf bepalen welke informatie op welke manier zij aanbieden en waar deze duurzaam bewaard moet worden. AIDO heeft een denkkader ontwikkeld voor het maken van keuzes. Samenwerking is hierbij onontbeerlijk. De aanpak vraagt om slimme allianties en bundeling van kracht en kennis.

Oproep
Onvindbare informatie zal ertoe leiden dat de eerste twintig jaar van deze eeuw de slechtst gedocumenteerde ooit worden. Belangrijk cultureel erfgoed zal hiermee verloren gaan. Alleen wanneer u duurzame digitale toegankelijkheid op de bestuurlijke agenda zet, kunnen we de dreiging van digitale dementie afwenden. Niet alleen om aan een wettelijke verplichting te voldoen, maar ook om goede dienstverlening aan de burger te garanderen.

Wij roepen u op om in actie te komen om de kwaliteit van de archivering en informatievoorziening te verbeteren. Ontwikkel, samen met collega-bestuurders in de regio of provincie, een gezamenlijke strategie om een e-depotvoorziening te realiseren. De coalitieonderhandelingen bij provincies en waterschappen vormen een uitgelezen kans om aandacht voor dit onderwerp tot uiting te brengen in nieuwe collegeprogramma’s.

Ambassadeur
Heeft u de behoefte om op bestuurlijk niveau over archiefinnovatie te klankborden? Mevrouw Wiebosch-Steeman (oud-burgemeester, oud-lid van provinciale staten en oud-hoogheemraad), fungeert als ambassadeur voor archiefinnovatie. Als u interesse heeft in een gesprek met haar kunt u contact opnemen met Robert Wester van AIDO (telefoon: 06 -15891676 en e-mail: archief@vng.nl) U kunt bij hem ook terecht als u een andere vraag of opmerking heeft naar aanleiding van deze oproep of een best practice onder de aandacht wilt brengen.

Hoogachtend,

Gemeenten

drs. J.A. de Bat
Wethouder gemeente Goes

F.T.J.M. Backhuijs
Burgemeester gemeente Nieuwegein

W.J.G. Delissen-van Tongerlo
Burgemeester gemeente Peel en Maas

Waterschappen

ing. J.M. Geluk Dijkgraaf
waterschap Hollandse Delta

mr. J.H. Oosters
Dijkgraaf hoogheemraadschap Schieland en de Krimpenerwaard

mr. M.A.P. van Haersma Buma
Dijkgraaf hoogheemraadschap Delfland

Provincies

drs. A.T.B. Bijleveld-Schouten
Commissaris van de Koning provincie Overijssel

drs. J.M.M. Polman
Commissaris van de Koning provincie Zeeland


1 Nulmeting digitale archiefvorming en -beheer bij decentrale archiefvormers: door de oogharen bekeken’, ICTU, 2014. http://www.archief2020.nl/downloads/nulmeting-digitale-archiefvorming-en-beheer-bij-decentrale-archiefvormers
2 Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING) ‘Onderzoek functionaliteit e-depot decentrale overheden’ 2015 http://www.vng.nl/files/vng/20150205-e-depot-eind-rapport.pdf