Op pad met Esther Maes
– via Delft, Den Haag en Naarden naar Aalsmeer
Op pad met Esther Maes
– via Delft, Den Haag en Naarden naar Aalsmeer
Delft
De route begint in Delft voor mijn functie als manager Document Management & Archief (DMA) bij de Technische Universiteit Delft (TU Delft).
De TU Delft is een innovatieve organisatie met veel onderzoekers en nog meer studenten met allemaal hun eigen wensen en ideeën. Vaak erg leuk, soms ook wel eens lastig bij botsende belangen (‘open tenzij’ versus ‘onderzoek en octrooien’ bijvoorbeeld). Op dit moment zijn we bezig met het verder uitwerken van het idee om decentraal te archiveren, onder andere met SharePoint uiteraard. Meer info: tudelft.nl.
Den Haag
Voor Od reis ik naar Den Haag, waar we in de gezellige redactie vergadering de nieuwe artikelen doornemen en kijken naar de laatste ontwikkelingen om het blad zo informatief mogelijk te vullen. Het idee is om steeds vooruit te blijven kijken en tegelijkertijd ook na te gaan waar interessante praktijkverhalen te vinden zijn. Ons blad is tegenwoordig ook steeds meer digitaal; zie od-online.nl.
Naarden
In Naarden ben ik, samen met de rest van het bestuur, als secretaris druk bezig bij het Netwerk voor Bedrijfsmatig Archiveren (NVBA).
Het NVBA is een platform ter bevordering van de belangen en beroepsmatige ontplooiing van informatieprofessionals in het bedrijfsleven. We helpen onze leden bij nieuwe ontwikkelingen in het vakgebied en bij het opdoen van kennis. Op dit moment zijn we bezig met de volgende algemene ledenvergadering die gehouden zal worden bij/ tijdens de KVAN-dagen en ons 70-jarig jubileum dit jaar. Meer info: nvba-info.nl.
Aalsmeer
In de tijd die overblijft, ben ik onder andere zeilinstructeur bij Zeilschool Aalsmeer. Heerlijk uitwaaien op het water met kinderen, volwassenen, scholen en bedrijfsuitjes op allerlei boten en zelfs sups (stand-up paddling). En af en toe doe ik wel eens een wedstrijd mee. Meer info: zeilschoolaalsmeer.nl.
De week van Eric Kokke
– Informatiebeheerders bijstaan in de veranderende wereld van de informatiedienstverlening
Maandag
Bij GO opleidingen houd ik me, naast marketing en communicatie, voornamelijk bezig met het ontwikkelen van nieuwe opleidingsactiviteiten en het organiseren van maatwerktrainingen. En vooral dat laatste houdt me de laatste weken weg van het kantoor. De wereld van het informatiebeheer is volop in beweging. Overal veranderende rollen, verantwoordelijkheden en functies. En nu het economisch beter gaat, is er weer volop budget voor opleidingen. Dus vandaag via Den Haag en Rotterdam naar Apeldoorn om te praten over opleidingsbehoeften.
Dinsdag
Een dagje op kantoor met administratieve taken. ’s Avonds een andere interesse die aandacht vraagt. Het cricketseizoen staat op het punt van beginnen. Voor mij, als bestuurslid Communicatie & Sponsoring, betekent dat het uitnodigen van de lokale pers voor de eerste wedstrijden en zorgen dat alle online communicatiekanalen weer helemaal up-to-date zijn.
Woensdag
Vandaag mag ik een workshop verzorgen. De opdrachtgever is zich aan het voorbereiden op het invullen van vacatures die zij de komende jaren verwachten. Ik ben gevraagd ze daarbij te helpen. Een leuke klus met een goed resultaat. Aan het eind van de workshop ligt er een functieprofiel van een moderne medewerker Informatiebeheer.
Donderdag
Een vergaderdag. Naast een bespreking met de collega’s over de cursusagenda en bijbehorende werkzaamheden staat er in de middag een bestuursvergadering van de KNVI gepland. Daar hebben we het over hoe we Content Curatie in kunnen zetten om optimaal te voldoen aan een van de doelstellingen van de nieuwe vereniging: het delen van kennis.
Vrijdag
Vandaag start er een nieuwe cursus. Ik ben even aanwezig om de opening te verzorgen. Wij vinden het belangrijk om te weten waarom cursisten voor een bepaalde cursus kiezen en wat ze verwachten te leren. Dit geeft ook nu weer nuttige informatie waarmee we onze cursussen verbeteren. Daarnaast is het altijd weer leuk om ‘oude bekenden’ te zien in de klas. Ik sluit de week af met een overleg over een nieuw te ontwikkelen cursus over het e-depot.
Procedure inkoop NA
Implementatie van het proces met Bart Hekkert
Een goed inkoopproces is cruciaal binnen iedere organisatie. Een dergelijk proces (lees: ieder proces) moet niet alleen omschrijven waar de verantwoordelijkheden liggen, welke documenten bij het proces gecreëerd moeten worden en welke processtappen er genomen moeten worden. Ook moet duidelijk zijn hoe beslissingen worden gelogd en bewaard, en moeten er heldere afspraken zijn waar de documenten worden opgeslagen, bewaard en beheerd. Bij het Nationaal Archief (NA) houd ik mij momenteel bezig met het implementeren van het inkoopproces via een work$owsysteem genaamd DigiS@m. Wat is het doel van deze implementatie en wat zijn de voordelen van het digitaliseren van een dergelijke proces?
Het doel van deze implementatie is het doorvoeren van een eenduidige werkwijze voor een decentraal proces (inkopen kunnen worden gedaan door iedere medewerker van het NA).
Het inkoopproces start altijd met een inkoopstartformulier. Dit document, en alle documenten die verder de work$ow in worden gezet, worden opgeslagen in het DMS E-Doc. Vandaaruit wordt een proces gestart en voert de inkoopbehoeftige een aantal zaakgegevens in (zoals: budget, inkooponderwerp, budgethouder e.d.). Vervolgens kunnen documenten worden toegevoegd, notities worden gemaakt en, belangrijker, formele takenlijnen worden gestart. Het voordeel van deze takenlijnen is tweeledig, enerzijds kan de gehele parafenronde digitaal plaatsvinden (geen geloop van adviseur naar controller naar budgethouder), anderzijds heeft de inkoopbehoeftige nu direct zicht waar het te ondertekenen document zich bevindt.
Naast het creëren van een eenduidige werkwijze voor een decentraal proces, zijn er meer doelstellingen die behaald worden door dit implementatieproject. Zo wordt versnippering van inkoopdocumentatie voorkomen, doordat iedereen die wil inkopen de documenten in het DMS moet plaatsen. Daarmee staan deze documenten in een beheerde omgeving in een goede, geordende en toegankelijke staat. Daarnaast kan het NA ook eenvoudiger inkoopprocessen reconstrueren. Doordat het systeem iedere beslissing, zaakgegeven en document logt, is sneller inzichtelijk te maken hoe een inkoop verlopen is. Via rapportages kan een uitdraai worden gemaakt van de verschillende inkoopzaken. Dit is niet alleen cruciaal bij controles door de accountant, maar ook onontbeerlijk voor het inzichtelijk krijgen van de eigen processen (bijvoorbeeld: verlopen inkopen binnen de vastgestelde termijnen).
Het gebruik van DigiS@m voor het inkoopproces heeft vele voordelen: eenduidigheid verstrekken voor een decentraal proces, documenten opslaan en beheren in een beheerde omgeving, en het kunnen reconstrueren van verschillende inkopen. Daarnaast krijgen alle betrokken medewerkers (inkoopregisseur, contractbeheerder en #nancial control) meer inzicht en meer grip op het eigen proces. Het is geen eenvoudige implementatie, maar cruciaal voor goede bedrijfsvoering!
Actief in het veld
Met beide voeten op de grond, Jeroen Jonkers
Na een aantal jaar als directeur te hebben gewerkt bij Digital display, ben ik nu als zelfstandige aan de slag. Dat maakt dat je relatief vaak verschillende rollen kan vervullen binnen het vakgebied. Zo ben ik bij verschillende organisaties werkzaam als adviseur/procesmanager om mede richting te geven aan een andere inrichting van de informatievoorziening. Ook sta ik weer met beide voeten op de grond door als interim-manager aan de slag te zijn en je concreet met alle aspecten weer aan de slag kan. Het is #jn om soms als adviseur te fungeren, maar het is ook vooral goed om het zelf te ervaren, waardoor je nog beter in staat bent om in te schatten wat realiseerbaar is.
Zo kreeg ik eind 2016 het verzoek of ik een offerte wilde uitbrengen om de komende zes jaar als archiefinspecteur voor een gemeente aan de slag te gaan om de tweejaarlijkse inspectie uit te voeren. Een dergelijke opdracht had ik nog nooit uitgevoerd en ik voel me ook geen ‘inspecteur’. Nog anders gezegd, ik merk bij atletiekwedstrijden al, dat ik eerder in het veld sportief actief wil zijn, dan dat ik een scheidsrechter ben die de ‘lijnen trekt’. Om echter ook op dit vlak goed te begrijpen hoe het speelt, leek het me goed om het op te pakken. In 2012 was ik betrokken bij het inzichtelijk maken van praktijkervaringen in het kader van het opzetten van de archief-kpi’s door de VNG. Ik merkte toen dat veel archie#nspecteurs eerder met ‘eigen kaders’ willen werken, dan met ‘gezamenlijke kaders’. Tot op heden begrijp ik onvoldoende waarom er niet meer één lijn is in het hanteren van een toetsingskader en toepassing hierop. Je kan hiermee ook in gezamenlijkheid naar buiten treden om de mogelijke zorgen op andere plaatsen bespreekbaar te maken.
Afgelopen week had ik bij de betreffende gemeente het gesprek met de loco-gemeentesecretaris en was de constatering dat het eindoordeel minder positief was dan twee jaar geleden. De gebruikte KPI-kaders waren exact hetzelfde, alleen werd er twee jaar geleden alleen gekeken naar de informatie die de afdeling DIV in beheer heeft. Ja, als we nog steeds denken dat het archief alleen is terug te vinden in een DMS en we niet naar de andere opslaglocaties kijken, hebben we als vakgroep nog een lange weg te gaan.
Keek op de week
De nieuwe werelden van André Plat
Bouwstenen Generieke Digitale Infrastructuur krijgen vorm in het eID-stelsel. Ik heb daar op doe-dagen bij KING presentaties over gehouden. Met informatiemanagers, webmanagers en dienstverleners spreken over de mogelijk heden die dit biedt voor dienstverlening: veiliger, betrouwbaarder en beter. Bij BZK en Logius zat ik aan tafel over het ontwerp ‘toekomst machtigen’. Daar pleitte ik voor meer ‘het einde voor ogen’, meer Estonia, minder vanuit ’n verengd perspectief dat ontstaan is door waar we vandaan komen. Elke Nederlander een (virtuele) digitale identiteit – zijn de smartcard op eNIK en het eRijbewijs achterhaald? – , toegang tot eigen digitale kluis en meer inzicht in wie wat weet en doet met je gegevens. Machtigen in de context van autoriseren, zowel privé als zakelijk. Met een betrouwbaar register, en jawel daar komt die: iedereen van overheids wege een digitale kluisruimte voor persoonlijke documenten, zodat we niet op Amerikanen en op ‘handel’ gedreven spulletjes in de kluis hoeven op te slaan. Ik krijg bijval, maar doorzetten om dit te regelen stuit op fasering en geld. Daarover nog wat: als je nu € 25K per jaar aan belasting betaald, mag je dan een gratis betrouwbare voorziening verwachten van je overheid of moeten we dan moeilijk doen over € 100 kosten…? Los daarvan ben ik bereid te betalen, want mijn vertrouwen in de overheid is best hoog.
Standaarden en architectuur, bij KING, heeft nog wat lege vakjes. Naast bemoeienis met identi#catie, authenticatie en autorisatie ben ik ook projectleider architectuur mobiel voor gemeenten en mik ik op de verhoging van de zichtbaarheid en bruikbaarheid van de thema-architectuur informatiebeheer/archief in de Gemma. Dit werk is ongeloo $ijk uitdagend en brengt mij in nieuwe werelden met collega’s met andere inzichten op het vak; daar ben ik nog lang niet op uitgekeken.
Met collega-adviseur gesproken over een academy voor de virtuele samenleving. Hoe mooi is dat om ‘de wok van het volk’, de weg naar een transparante informatiesamenleving van Paul Frissen te verbinden met de kennisfunctie bij het Nationaal Archief en archie#nnovatie binnen de overheid? Ons vak heeft zoveel kans om meerwaarde te bieden in de maatschappij. Sloop de grenzen door ze op te zoeken en te zien waar je ze kunt overschrijden, bied meerwaarde in de samenleving met je informatie (documenten/dossiers!). Natuurlijk wel met inachtneming van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) door het doen van een impactanalyse, waarin de uitvoerbaarheid en een privacybeveiligingsimpact deel uitmaken. Ook dan is nog veel mogelijk. Onlangs een PIA (Privacy Impact Assessment) uitgevraagd en ontvangen op eIDAS en de vragenlijst PIA op DigiD van Logius gezien. Wat ik zie is dat met een beetje vernuft en lef, veel mogelijk is.
Een week eerder gesproken met directeuren KING, de Algemeen Rijksarchivaris en de bestuurder/voorzitter van de VNG-adviescommissie Archieven en een lid van de VNGcommissie Informatie en Dienstverlening. Aan ambities en behoefte om verantwoordelijkheid meer samen in te vullen geen gebrek. Hoe mooi is het om daar met collega’s aan te mogen werken door dit voor te bereiden en vervolg te geven de komende weken!
Bij KING werken we met een vaste kernbezetting en in een behoorlijke flexibele schil. We willen meer jonge mensen binnenhalen en die snel ervaring laten opdoen. Ook detache ring gaat voor inhuur. En voor kwaliteit van werk en snelheid heb je ‘witte raven’ nodig. Als delivery manager mag ik bijdragen aan deze beleidslijnen. Een uitdaging waarbij ik steeds meer ruimte inneem om door te zetten. Dat doe ik ook door co-creatie en community management in te zetten, naast het expert-advies met behulp van interviews en een draagvlak ronde tafels/vergaderingen. Deze week een kansrijke aanvraag community manager ingediend bij BZK, nog even afwachten of we medio mei hiermee van start kunnen gaan.
Thuis staat onze woning te koop. Best spannend waar we naartoe zullen gaan, wat we pas beslissen als de verkoop rond is. Oriëntatie is te blijven in Alphen bij onze drie kinderen en drie kleinkinderen of te verhuizen naar Den Haag, waar gewerkt wordt.
De afgelopen twee maanden deelgenomen aan een reeks over goed en kwaad met een afsluitende symposium, in Rotterdam. Gewerkt als scriba binnen een PKN-gemeente aan het verbinden van vrijwilligers die zich met communicatie bezig houden, het coördineren van de totstandkoming van Kerk-TV in onze kerk en ons beleidsplan in een 24-uursberaad. Bij scouting binnenkort een tuinfeest met Vrienden van Scouting bij ons in Alphen aan den Rijn, in de zomer een weekje kampwacht op scouting terrein Nootdorp en in september een reünie met de Gang-Show.
Never a dull moment!
