Zichtbaarheid

Jack Karelse

De maatschappij is gericht op zichtbaarheid. Als je als merk, persoon of product niet zichtbaar bent of niet gevonden kunt worden, besta je niet. Daar hebben we van gehoord, maar we hebben ons nog niet voldoende gerealiseerd dat het ook voor ons geldt. Wij doen nog veel op de ouderwetse, onzichtbare manier. Deels is de ouderwetse insteek prima: het leveren van kwaliteit en vakmanschap is en blijft belangrijk. En ja, informatiebeheer is ondersteunend, we zijn dienend. We zijn over het algemeen gewend om ons werk in stilte te doen, bescheiden. Maar we kunnen en moeten dienend leiderschap tonen. Ik bedoel daarmee dat we moeten laten zien wat we kunnen betekenen voor de organisatie en dit vanuit onze deskundigheid duidelijk aangeven om de organisatie vooruit te helpen, juist in deze digitale tijd.

Zinvolle bijdrage
De soort zichtbaarheid die we niet nodig hebben is de zichtbaarheid in de vorm van veel geblaat en weinig wol. Mede veroorzaakt door een roep om hbo/wo-opgeleide collega’s. Dit heeft – en ik generaliseer – voor een deel geleid tot aanwezigheid van collega’s die menen verstand te hebben van ons vak. DIV-adviseurs op grond van een wo- of hbo-diploma alléén. Vaak willen zij zo weinig mogelijk te maken hebben met ‘de oude DIV’. Ze bewegen zich meer in de wereld van zaakgericht werken, klantcontactcentra (KCC) en de digitale dienstverlening. Prima, maar dit zijn andere takken van sport. Weliswaar met raakvlakken naar ons vakgebied, maar daar is geen of onvoldoende oog voor. Deze collega’s hebben zich ons vakgebied niet eigen willen maken, gaan liefst snel aan ons vak voorbij. En wij? Wij hebben ontwikkelingen voor een belangrijk deel langs ons heen laten gaan. We hebben elkaar niet opgezocht, we waren onvoldoende zichtbaar voor elkaar. Of, en dat is kwalijker, we wilden elkaar niet zien. Dat is voorbij in 2014. Wat we doen, ons vak, is relevant voor de organisatie en voor individuele medewerkers, ook als er digitaal en zaakgericht gewerkt wordt. Er moet minder tijd verknoeid worden aan onnodige zoek- en herstelacties en door onhandigheid met de (digitale) middelen en systemen. Gebrek aan zichtbaarheid is, volgens mij, een belangrijke reden voor het wegbezuinigen van complete DIV-afdelingen. De hand moet hier deels in eigen boezem. Hoogste tijd om te stoppen met onszelf zielig te vinden en te klagen dat we niet worden gehoord. Als we niet laten blijken dat we een zinvolle bijdrage kunnen leveren aan het succes van de organisatie is dat logisch.

Kansen of bedreigingen
Daarom zijn de volgende trends ook kansen of bedreigingen voor de informatieprofessional:

• (gebrek aan) vakmanschap

Als we zelf ons vakmanschap niet (h)erkennen, hoe kunnen we dan verwachten dat een ander dit wel doet? De basis van ons werk vinden we in de processen van informatie- en archiefbeheer, zoals onder andere opgenomen in de NEN ISO 15489. In het kort: we moeten weten welke informatie een rol speelt in de organisatieprocessen, welk deel daarvan in het archief thuishoort en hoe deze informatie bewaard, teruggevonden en beschikbaar gesteld moet worden. Op de meest handige manier, gebruikmakend van de middelen die beschikbaar zijn. Deze middelen zijn meer dan het DMS/RMA! We moeten beschikken over de kennis en vaardigheden om informatie te organiseren en onze gebruikers zodanig ondersteunen dat zij hier optimaal gebruik van kunnen maken en hun werk goed kunnen doen. We moeten digitaal geletterd zijn. Er wordt veel van ons gevraagd. Laten we maar eens beginnen met antwoord geven. Ik ben van mening dat veel collega’s de capaciteiten hebben, maar een steuntje in de rug nodig hebben om het te laten zien.

• (gebrek aan) spelend vermogen

De wereld van vandaag is complex en gevarieerd. Dat stelt ons allemaal voor vragen die niet zomaar eenduidig te beantwoorden zijn. De tijd van eenheidsworst, van one-size-fits-all en van langdurige oplossingen is voorbij. Organisaties, systemen en media hebben een beperkte levensduur of houdbaarheid. De vastgelegde informatie moet echter wel in context beschikbaar zijn en blijven. We moeten leren om vlot in te kunnen spelen op veranderende omstandigheden en bruikbare oplossingen bieden. Dat vraagt om creativiteit, een open blik, nieuwsgierigheid en een onderzoekende instelling.
Ik laat me graag inspireren door wat Paul de Blot hierover zegt en schrijft “Het kind staat nog onbevooroordeeld vol bewondering open voor de rijkdom van het leven. Het leert die beter kennen door er met zorg mee te spelen, samen met anderen. Zo komt het tot ervaring en tot nadenken.”

Jack.Karelse@vhic.nl, Jack Karelse is beleidsmedewerker Post en Archief bij de gemeente Borsele en projectleider en trainer bij VHIC.