Onlangs kregen wij een vraag van een overheidsarchief. Dat kreeg een verzoek van een historicus om inzage in het bevolkingsregister uit 1940-1945. Ten aanzien van dit deel van het archief gelden openbaarheidsbeperkingen in verband met de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de personen over wie informatie in het archief ligt opgeslagen. Het archief vroeg aan ons of inzage was toegestaan. Deze vraag laat zich niet gemakkelijk beantwoorden. Overheidsarchieven vallen onder de Archiefwet. Ook hebben zij te maken met privacywetgeving, onder meer vastgelegd in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
Het bevolkingsregister bevat een breed scala aan (gevoelige) persoonsgegevens. Een belangrijke eerste constatering is dat de historicus zelf in dit geval geen betrokkene is (dat wil zeggen degene op wie de persoonsgegevens betrekking hebben) in de zin van de AVG. Er is dus geen sprake van een inzageverzoek op grond van de AVG, maar op grond van de Archiefwet. In deze casus gelden openbaarheidsbeperkingen. Deze worden op het moment van overbrenging naar het archief voor een bepaalde duur vastgesteld, bijvoorbeeld voor 75 jaar. Kan het archief deze algeheel (dus jegens eenieder) opheffen of heeft het een grond om deze alleen voor de historicus buiten beschouwing te laten?
Een grond voor het algeheel opheffen van de openbaarheidsbeperkingen zal niet snel aan de orde zijn. Dit kan slechts in uitzonderlijke gevallen. Bijvoorbeeld als er nieuwe maatschappelijk relevante ontwikkelingen en/of gezichtspunten zijn. Om te kunnen vaststellen of een openbaarheidsbeperking in een individueel geval terzijde kan worden gesteld, moet het archief een belangenafweging maken. Het gaat daarbij enerzijds om het algemene maatschappelijke belang om het archief in te laten zien door de historicus. Anderzijds gaat het om een afweging van het belang waarvoor de openbaarheidsbeperkingen zijn opgenomen; in dit geval de bescherming van het individuele recht op privacy van betrokkenen van wie informatie in het archief ligt.
Die belangenafweging zal per geval verschillen en is dus steeds afhankelijk van de specifieke omstandigheden. In dit geval luidde ons advies om de openbaarheidsbeperkingen jegens de historicus buiten toepassing te laten, maar tegelijkertijd een aantal waarborgen te treffen waardoor de privacy van betrokkenen zo veel mogelijk wordt gerespecteerd. De historicus mocht de persoonsgegevens bijvoorbeeld slechts geanonimiseerd verwerken.
De advocaten en juristen van Elferink & Kortier Advocaten zullen op deze plek iedere maand een column schrijven, waarin zij een praktisch probleem op het gebied van de AVG in relatie tot informatiebeheer zullen behandelen. Heeft u een praktijkvraag die u behandeld wil zien? Stuur deze gerust in.
Tekst Mirjam Elferink
