, 23 maart 2015

10 voorspellingen die wij moeten begrijpen

image for 10 voorspellingen die wij moeten begrijpen image Boekbespreking

Door het internationale bereik en de betrokken experts uit verschillende deelgebieden in het informatiedomein is AIIM erin geslaagd om hun bevindingen te vertalen in een aantal scherpe stellingen, vertaald in voorspellingen.

Door het internationale bereik en de betrokken experts uit verschillende deelgebieden in het informatiedomein is AIIM erin geslaagd om hun bevindingen te vertalen in een aantal scherpe stellingen, vertaald in voorspellingen.

AIIM (Association for Information and Image Management) is de internationale brancheorganisatie voor informatieprofessionals met als missie vakgenoten en hun organisaties te helpen (groeien) in dit tijdperk van ‘Information Overload en Chaos’. Daarvoor hebben zij vier kritische vragen geformuleerd:

  1. Hoe beheersen we het risico van de groei aan (digitale) informatie?
  2. Hoe automatiseren en optimaliseren we de administratieve bedrijfsprocessen?
  3. Hoe zetten we informatie in om beter te kunnen koppelen en samenwerken?
  4. Hoe kunnen we nuttige inzichten verkrijgen uit deze informatie?

Om deze vragen te beantwoorden, zet AIIM de volgende instrumenten in:

  1. Marktonderzoek
  2. Geven van adviezen
  3. Community van gelijkgestemden
  4. Competentieontwikkeling

AIIM organiseert regelmatig seminars, webinars en opleidingen die ook toegankelijk zijn voor informatieprofessionals uit Nederland. Daarnaast publiceren zij regelmatig whitepapers en trendrapporten.
Meer informatie op www.aiim.org

De meest relevante voorspellingen
Dit artikel is een samenvatting van het e-book met nadrukkelijke aandacht voor de, voor het vakgebied van de documentaire informatievoorziening, meest relevante voorspellingen.

Voorspelling #1 ‘Meer vraagtekens bij het functioneren van de IT-organisatie
De laatste jaren groeit het besef dat, onder invloed van de voortdurende acceleratie van de creatie van data en informatie, de traditionele IT-structuren niet meer naar behoren functioneren. Toch blijven organisaties te vaak hangen in de oude structuren. We gaan naar een tijd waarin we betalen naar gebruik in plaats van vaste licenties. Daarnaast moeten we nu echt naar de situatie waarin IT de ‘business’ of het primaire proces laat floreren en niet alleen maar ondersteunt. IT moet daarom zorgen voor flexibiliteit en optimalisatie van de resources.

Voorspelling #2 ‘Het einde van recordsmanagement – zoals we het gewend zijn
De veranderingen op het terrein van recordsmanagement waren de laatste jaren voornamelijk gericht op het vertalen van analoge situaties naar digitaal. Dit heeft geresulteerd in geautomatiseerde papieren processen, maar zonder optimaal te profiteren van digitale mogelijkheden.
Daarom is een andere manier van denken noodzakelijk. Dan gaat het niet alleen om de omslag van recordsmanagement naar information governance, maar juist ook om het herdefiniëren van het uitgangspunt van recordsmanagement. Niet alleen meer denken in ‘governance’, maar meer in ‘information opportunities’.
De noodzaak tot herdefiniëring wordt duidelijk met de metafoor van de enorme hoeveelheid rotzooi die men verzamelt in de garage of op zolder. Op een dag besluit je om wat tijd te investeren in het opruimen van de verzamelde troep. Maar dit ga je niet dagen achter elkaar doen. Op een gegeven moment heb je hieraan genoeg tijd besteed en blijf je zitten met de oude spullen ergens achter in een hoek van je garage of ver weg op zolder.
Zo gaat het vaak ook met organisaties die besluiten iets met hun archief te gaan doen. Daar wijzen ze een bepaalde tijd en capaciteit aan toe. En niet meer. Het gevolg: de organisaties blijven zitten met troep in de hoekjes van hun systemen op ver weggestopt op servers.
Omdat dit niet vol te houden is, zijn ander manieren van denken nodig. De toekomst van recordsmanagement ligt daarom meer bij het besef de waarde van informatie hoger in de organisatie te leggen. Als we de connectie tussen informatie (governance) en waarde voor de organisatie niet kunnen leggen, zal de capaciteit die we krijgen toebedeeld snel slinken.

Voorspelling #3 ‘Het einde van de geografisch vrije cloud
In korte tijd zijn we gewend geraakt aan een periode van vrijheid en globalisering als het gaat om het internet. Maar deze situatie komt snel ten einde. Een van de redenen is de onthulling van Snowden over de werkwijze van de NSA. Diverse landen zijn hun ‘internetgrenzen’ gaan afschermen en halen daarmee de neutraliteit van het web af.
Tekenen dat deze ontwikkeling zich gaat voortzetten zijn onder andere de uitspraak van het Europese Hof over ‘the right to be forgotten’, waardoor organisaties verplicht zijn informatie (van het internet) te laten verdwijnen. Een beslissing die niet past bij de tijdsgeest en teruggrijpt naar methoden van dictaturen uit de vorige eeuw.
Een ander teken is het instellen van restricties op internetgebruik door verschillende regeringen of pogingen om het internet te reguleren.
Bovendien speelt het land van de locatie van cloud servers een steeds grote rol als het gaat om het beheer van data. Wet- en regelgeving van andere landen zijn dat van toepassing op jouw data!.

Voorspelling #4 ‘Case management als de voorkeursmethodiek
Case management, als geheel van processen, analyses, informatie, business rules en samenwerkingsverbanden, dat verband houdt met interactie of issues met klant, relatie of in de keten, raakt eigenlijk het hart van Enterprise Information Management.
Juist case management maakt informatie ‘super nuttig’ op het kruispunt van processen, mensen en systemen. Het gaat dan om dynamische interactie tussen alle actoren met aandacht voor het beheer(sen) van de informatiestromen.
Het verschil met de oude, documentgerichte situatie is een grotere rol van de medewerker die kennis en inzicht heeft van contentmanagement (de informatieprofessional). De rol van informatie verandert dus. Ten eerste is er veel meer informatie dan voorheen, terwijl tegelijkertijd het onderscheid tussen gestructureerd en ongestructureerd vervaagt. Door het inzetten van de juiste tools (filters) kan de informatieprofessional wel zorgen voor de juiste informatie op de juiste tijd in de juiste context bij de juiste persoon. Precies waar het om gaat bij case management.

Voorspelling #5 ‘Informatiebeveiliging verschuift van de rand van de organisatie naar het informatieobject
Tijdens de transitie van analoog naar digitaal lag de focus van informatiebeveiliging op de grenzen van de organisatie, het internet en het eigen netwerk. Dat voldeed lange tijd prima, maar kwam onder druk te staan toen de laptop massaal zijn intrede deed binnen de organisatie. Hiermee kwam de bedrijfsinformatie opeens buiten de muren van het kantoor terecht.
Met de doorbraak van alle mobile devices, Het Nieuwe Werken en het gebruik van cloud-diensten is het nodig om de aandacht te verleggen. In eerste instantie richtte de beveiliging zich op de devices. Mede omdat werknemers massaal hun devices blijken kwijt te raken, lijkt dit in de praktijk niet voldoende.
De oplossing ligt meer in het beveiligen van het informatieobject zelf. Als organisaties deze methodiek introduceren, ontstaan er weer kansen voor de informatieprofessional die in het analoge tijdperk immers ook de toegang en autorisatie van documenten verzorgde…

Voorspelling #6 ‘De ‘I’ van ICT staat weer voor Informatie
Bijna alle organisaties worstelen met de enorme hoeveelheden data die ze dagelijks verzamelen. Het gaat dan vooral over hoe deze data te gebruiken en hoe er voordeel uit te halen. Dit speelt bij data die ‘verstopt’ zijn in allang vergeten netwerkschijven. Deze content smeekt er bijna om geanalyseerd en gebruikt te worden.
Nieuwe technieken om deze informatie te ontsluiten geeft organisaties nieuw kansen. Techniek alleen zorgt niet voor het benutten van deze kansen. Daarvoor zijn informatieprofessionals nodig met competenties die het mogelijk maken deze ‘verborgen’ informatie te benutten. Daarvoor is wel een nieuw soort informatieprofessionals, ‘data entrepeneurs’ (?), nodig om optimaal gebruik te maken van de waarde van de informatie voor de bedrijfsvoering.

Voorspelling #7 ‘File shareoplossingen zijn de gewoonste zaak van de wereld
Nog niet zo lang geleden kwamen opeens tools zoals Dropbox en Google Docs de organisatie binnen. Deze apps voorzagen in een behoefte waar de meeste bedrijfsoplossingen niet aan konden voldoen. Het ging dan vooral om de mogelijkheid om buiten het bedrijfsnetwerk content te delen, deze content de bekijken op verschillende devices; en het was een goedkope oplossing.
In eerste instantie leek het een nachtmerrie voor ITmanagers, juristen en ook wel recordsmanagers, die alle controle op de informatie leken te verliezen. Nu zijn dit soort applicaties veel meer ingeburgerd. Veel leveranciers bieden nu fi le share-oplossingen, die voldoen aan de eisen van de moderne organisatie. Vraag blijft natuurlijk wel hoe de governance is geregeld.

De ‘I’ claimen
Het is duidelijk dat AIIM het belang van informatie (en het beheer) onder invloed van de verdergaande technologische ontwikkelingen ziet toenemen. Daarbij geven zij ook de informatieprofessional een belangrijke en grote rol om optimaal gebruik te maken van de mogelijkheden die informatie aan organisaties biedt. Wij moeten er alleen wel voor zorgen dat we deze mogelijkheden zien, deze begrijpen en proactief handelen. Alleen dan kunnen we als beroepsgroep, de informatieprofessionals, de ‘I’ weer van de organisatie claimen!

Eric.kokke@goopleidingen.nl, Eric Kokke is redactielid van Od.



1 De Engelstalige uitgave ‘Are you prepared for Digital Disruption?‘ is gratis te downloaden via de AIIM-website: http://info.aiim.org/are-you-prepared-for-digital-disruption

Magazine

OD Magazine
Vakblad Overheidsdocumentatie, Od, is het netwerkplatform voor informatieprofessionals bij de overheid en non-profitsector. Met aandacht voor ontwikkelingen in het vakgebied, best practices, samenwerking, persoonlijke ontwikkeling, valkuilen en dilemma's geven wij een kijkje in de keuken van de informatieprofessional bij overheden en de non-profitsector.
Meer magazines >>