1 maart 2010

A quick guideline voor de Archiefregeling (1)

image for A quick guideline voor de Archiefregeling (1) image

Hoofdstuk 1. Algemeen
Zoals bij elke wet, besluit of regeling is het eerste hoofdstuk een algemeen hoofdstuk, we kunnen hierover dan ook heel kort zijn.
De verschillende gehanteerde begrippen en afkortingen worden erin uitgelegd. En er is een wettechnische paragraaf over Europese regelingen en nieuwere versies van regelingen die gelijk gesteld worden aan deze Archiefregeling. Iedere lezer kan dit hoofdstuk ter kennisneming lezen, maar door het over te slaan, mist men geen essentiële onderdelen van de Archiefregeling.

Hoofdstuk 1. Algemeen
Zoals bij elke wet, besluit of regeling is het eerste hoofdstuk een algemeen hoofdstuk, we kunnen hierover dan ook heel kort zijn.
De verschillende gehanteerde begrippen en afkortingen worden erin uitgelegd. En er is een wettechnische paragraaf over Europese regelingen en nieuwere versies van regelingen die gelijk gesteld worden aan deze Archiefregeling. Iedere lezer kan dit hoofdstuk ter kennisneming lezen, maar door het over te slaan, mist men geen essentiële onderdelen van de Archiefregeling.

Hoofdstuk 2. Duurzaamheid van archiefbescheiden
Het begrip ‘digitale duurzaamheid’ is het laatste jaar in onbruik aan het raken. De Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid (NCDD) spreekt in haar laatste rapport van juli 2009 dan ook niet meer over digitale duurzaamheid, maar over de duurzame toegang van documenten. De nieuwe Archiefregeling is echter nog niet aangepast aan dit nieuwe begrippenparadigma. De regeling is de afgelopen paar jaar geschreven en herschreven en lag het afgelopen jaar voornamelijk ter inzage, waardoor de meest recente ontwikkelingen op ons vakgebied er niet in verwerkt konden worden. Dit blijkt uit hoofdstuk 2 getiteld ‘Duurzaamheid Archiefbescheiden’; men kan hier de verwachting hebben dat dit hoofdstuk gericht is op onderwerpen die te maken hebben met de duurzame toegankelijkheid van (digitale) documenten. Het gaat in dit hoofdstuk echter voornamelijk om de kwaliteitseisen van de fysieke drager en verpakking van documenten, zoals papier, kleurenfilm, archiefdozen en etiketten.1

Verversing
Artikel 14 in dit hoofdstuk gaat in op het tijdig overzetten van de archiefbescheiden op nieuwe dragers, oftewel de verversing van dragers van documenten. Vooral bij digitale documenten is dit nu en in de toekomst een handeling die vaak uitgevoerd gaat worden. Doordat dragers in onbruik raken is verversing naar een nieuwe drager steeds vaker noodzakelijk, zeker omdat digitale dragers niet zo lang ‘houdbaar’ zijn als papieren documenten. De voorbeelden van de niet meer bruikbare floppy’s, videobanden en CD-ROM’s kennen we allemaal. In de toelichting van artikel 14 wordt verwezen naar artikel 7 van de Archiefwet 1995, deze gaat over de vervanging (ook wel ‘substitutie’ genoemd) van archiefbescheiden. Dit heeft tot gevolg dat als men de drager van digitale documenten gaat verversen en de documenten dus gaat overzetten op een nieuwe drager, men moet voldoen aan de eisen die in de Archiefwet 1995 aan vervanging gesteld worden. Een praktische simpele handeling zoals het kopiëren van een CD, waardoor de data voor een periode van minimaal vijf tot tien jaar weer duurzaam toegankelijk zijn, wordt hierdoor voorafgegaan door een lange, tijdrovende, bureaucratische procedure. Deze procedure leidt dan uiteindelijk (voor blijvend te bewaren archiefstukken) tot een machtiging van de minister, zoals voorgeschreven in artikel 7 van de Archiefwet. Voorkomen moet worden dat, als de machtiging tot vervanging eindelijk verkregen is, de data op de drager niet langer toegankelijk is. Bij de implementatie van de nieuwe regeling moet er kritisch naar de uitvoering van artikel 14 gekeken worden en men moet er waarschijnlijk toe gaan besluiten dat dit artikel niet zo strikt uitgevoerd moet gaan worden. Het steeds opnieuw toestemming vragen voor vervanging is voor de verversing van een nieuwe drager niet altijd nodig. Er zijn op dit moment al genoeg betrouwbare methodes waarmee dit uitgevoerd kan worden. Organisaties zelf kunnen goed inschatten of een dergelijke overzetting zonder risico’s gepaard gaan.

Stofvrij en verticaal
In de tweede paragraaf van hoofdstuk 2, wordt in ingegaan op de bijzondere voorschriften voor bepaalde categorieën van te bewaren archiefbescheiden. Het enige artikel (artikel 15) van deze paragraaf gaat in op de bewaring van optische en elektromagnetische gegevensdragers. Het eerste lid van dit artikel geeft aan dat de optische schijven stofvrij en verticaal geplaatst moeten worden. Het tweede lid geeft aan welke NEN-ISO norm het verpakkingsmateriaal moet voldoen. Ook in deze paragraaf helaas dus geen praktische oplossingen of toepassingen voor de duurzame toegankelijkheid van digitale archiefbescheiden. Want door de dragers stofvrij en verticaal te plaatsen is er nog geen garantie dat de dragers net zo lang houdbaar zijn, als bijvoorbeeld microfiches, of nog beter papier.
Er wordt in artikel 15 ook niet ingegaan op de wijze waarop een serverpark moet worden ingericht en hoe deze zo goed mogelijk geconserveerd moeten worden. Op optische en elektromagnetische dragers is op dit moment veel data opgeslagen. De verwachting is dat men in de toekomst steeds meer (nog meer dan nu het geval is) gebruik gaat maken van servers om archiefbescheiden op te slaan. In de praktijk worden daar veel documenten opgeslagen, die ook digitaal zijn ontstaan (digital born) en dus naar de letter van de wet ook digitaal moeten worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats.

Mosterd na de maaltijd?
Hoofdstuk 2 van de nieuwe regeling richt zich, net zoals zijn voorganger, voornamelijk op de duurzaamheid van traditionele gegevensdragers. In de zeer nabije toekomst (zover dat nu nog niet het geval is) ontstaat de behoefte aan meer wettelijke kaders voor de duurzaamheid van digitale archiefbescheiden. Laten we hopen dat deze kaders dan niet als mosterd na de maaltijd komen en veel belangrijke documenten verloren zijn gegaan. Gelukkig zijn er genoeg andere nationale en internationale initiatieven die zich bezig houden met de duurzame toegankelijkheid van digitale data, eerder werd de NCDD al genoemd, maar ook eDavid (expertisecentrum DAVID) uit Antwerpen heeft verschillende kaders ontwikkeld om dit probleem aan te pakken.

a.adema@gmail.com


1 Nieuwe regeling, hoofdstuk 2, paragraaf 1, artikel 2 t/m 14.