A quick guideline voor de Archiefregeling (2)

Hoofdstuk 3 van de nieuwe regeling gaat in op de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden en bestaat uit twee paragrafen. De eerste paragraaf geeft de algemene voorschriften voor te bewaren archiefbescheiden aan en wijkt op één enkel punt af van de oude regeling. Namelijk op dat van het documentair structuurplan (DSP). Artikel 3 van de oude regeling geordende en toegankelijke staat noemt expliciet dat men een geldend DSP dient te hebben. Artikel 18 van de nieuwe regeling maakt in plaats van het DSP gebruik van het begrip ‘ordeningsstructuur’.

Hoofdstuk 3 van de nieuwe regeling gaat in op de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden en bestaat uit twee paragrafen. De eerste paragraaf geeft de algemene voorschriften voor te bewaren archiefbescheiden aan en wijkt op één enkel punt af van de oude regeling. Namelijk op dat van het documentair structuurplan (DSP). Artikel 3 van de oude regeling geordende en toegankelijke staat noemt expliciet dat men een geldend DSP dient te hebben. Artikel 18 van de nieuwe regeling maakt in plaats van het DSP gebruik van het begrip ‘ordeningsstructuur’. Dit houdt in dat men niet expliciet een DSP dient te hebben, maar dat elke vorm van ordening en overzicht voldoende kan zijn. Dit geeft veel ruimte aan organisaties om op eigen wijze hun informatiehuishouding te ordenen en in te richten.

Bijzondere voorschriften
De tweede paragraaf ‘Bijzondere voorschriften voor te bewaren digitale archiefbescheiden’ is de meest interessante paragraaf uit de nieuwe regeling. Het meest vernieuwende zijn artikel 21 en 22, lid b, die ingaan op het gedrag van digitale archiefbescheiden. Digitale archiefbescheiden kunnen gedrag vertonen, daar waar papieren bescheiden dat niet kunnen. Naast de vorm, inhoud en de structuur dient men nu dus het gedrag vast te leggen. Na eerste lezing komen al snel een aantal vragen naar boven:

• Wat is gedrag van een digitaal document?
• Wat is de meerwaarde van het vastleggen van gedrag ten opzichte van de eerder vastgelegde vorm, inhoud en structuur?
• Hoe dient men het gedrag van documenten vast te leggen? 

Wat is gedrag?
Op de eerste vraag wat gedrag nu is, kan men stellen dat bewegend beeld, bepaalde functionaliteiten van een database, de macro’s in een Excel-sheet en de interactie op een website te benoemen is als het gedrag van een digitaal document. Maar gedrag van een document kan ook geïnterpreteerd worden als de manier waarop een document door een proces heengaat, met verschillende behandelaars. Als je de regeling goed leest, dan begrijp je dat dit niet wordt bedoeld en dat er wordt gesproken over vormen van nieuwe media, die op dit moment moeilijk te archiveren zijn.

Wat is de meerwaarde?
De vorm, inhoud en structuur geven een authentiek beeld van een document. Voor een groot aantal digitale documenten blijft dit ook gewoon het geval en voegt het vastleggen van gedrag niets toe. Ik denk hierbij aan Word-documenten, PDF’s of TIFFjes. Maar voor een webformulier is het van belang om te weten, met welke beslisboom is gewerkt om de juiste vragen voor de aanvraag te laten doen. Gedrag is daarmee een onderdeel van de context van het document en de context werd al opgeslagen in de metadata. In een goed archiveringssysteem is de context reeds vastgelegd, maar voor organisaties die voor het eerst digitale documenten gaan archiveren is het een punt waar rekening mee moet worden gehouden. Nu is context iets anders als gedrag en is de context van archiefbescheiden als het goed is vastgelegd in de ordeningsstructuur van een organisatie. Door het gedrag van digitale archiefbescheiden vast te leggen kan later beoordeeld worden of het om authentieke documenten gaat.

Hoe vastleggen?
Hoe men gedrag dient vast te leggen is een technische discussie, die eigenlijk pas gevoerd kan worden als men weet wat gedrag is en wat de meerwaarde is van het vastleggen van gedrag. Helaas is deze discussie niet gevoerd voor de invoering van de regeling en moeten we hier de komende tijd ieder voor zich een invulling aangeven. Gedrag is vast te leggen in de technische metadata en daarvoor dienen voor sommige documenten nog toepassingen ontwikkeld te worden om dit te doen. De regeling is op dit punt dus misschien iets te vooruitstrevend geweest, daar waar het op andere punten heeft vastgehouden aan de oude papieren wereld.

Metadata
In artikel 24 wordt aangegeven welke specifieke metadata van digitale archiefbescheiden, naast de reeds genoemde algemene metadata uit artikel 19, moeten worden vastgelegd. Daaronder valt het vastleggen van de oorspronkelijke technische aard en de (eventueel aanwezige) digitale handtekening.
Doordat de oorspronkelijke hard- en software vastgelegd worden, kan altijd een historisch onderzoek uitgevoerd worden naar de oorspronkelijke verschijningsvorm om zo vast te stellen hoe die er ten tijde van creatie uit gezien zou moeten hebben. Men maakt op die manier toekomstig gebruik mogelijk, want door de aanwezigheid van die informatie zijn deze bestanden ook te beheren. De digitale handtekening is een nieuw metagegeven dat vastgelegd moet worden. De digitale handtekening is de authentificatie van de opsteller van het document. Daardoor kan met enige vorm van zekerheid vastgesteld worden van wie het document afkomstig is. Om de authenticiteit op een later tijdstip te kunnen beoordelen is dit een belangrijk element, waardoor het een nuttige toevoeging is aan het metadataschema. Het gebruik maken van een digitale handtekening is echter niet verplicht gesteld in deze nieuwe archiefregeling. Alleen als deze aanwezig is, moet hij wel gearchiveerd worden.

Duurzame toegankelijkheid
Artikel 25 komt in bewoording grotendeels overeen met artikel 5 van de oude Regeling geordende en toegankelijke staat (RGTS), op onderstaande zin na:
“ … dan wel dat die digitale archiefbescheiden door toepassing van emulatie kunnen worden gebruikt of geraadpleegd overeenkomstig de wijze ten tijde van het ontvangen of opmaken ervan door het overheidsorgaan.”¹

Emulatie
Voor het eerst in de geschiedenis van de Nederlandse archiefweten regelgeving wordt hier in een officieel vastgestelde ministeriele regeling de bewaarmethode ‘emulatie’ genoemd en kan deze ook officieel worden toegepast. Doordat men de oorspronkelijke hard- en software nu moet gaan vastleggen, is het gebruik maken van een emulator een voor de hand liggende oplossing. De benodigde gegevens voor het maken van een emulator zijn inmiddels al bewaard, als men voldoet aan deze nieuwe regeling. Het doel van de emulator is met behulp van de oorspronkelijke metadata het document zo authentiek mogelijk weer te geven. Het is een benadering van de oorspronkelijke werkelijkheid. In de metadata staat de context van het document, dit is voor de gebruiker van belang, want een emulator geeft nooit de look and feel weer van de oorspronkelijke hardware, terwijl ook die bepalend is voor de authenticiteit van het document. Door het object te kunnen reconstrueren, blijft de informatie wel in tact.
In de gamewereld is men al veel verder met het gebruiken en maken van emulatoren. Wij kunnen leren van hun technieken, maar ook bewust worden van de problemen die het gebruik van een emulator met zich meebrengen. Een voorbeeld hiervan is een oude spelcomputer, de SEGA MEGA DRIVE, waarvan een emulator is te downloaden van bepaalde internetfora (net zoals deze er zijn van Nintendo en PlayStation). Op een gewone Windowscomputer kan men nu de oude SEGA-spellen spelen. De besturing gaat door middel van het toetsenbord en niet met een controller die je in de hand houdt. Ook gebruikt men geen cartridges meer waar de spellen op staan, maar heb je slechts twee gigabyte harde schijf nodig om alle uitgegeven spellen op te slaan. Voor de echte SEGA MEGA DRIVE-fans is het spelen op de emulator lang niet hetzelfde, omdat het de nostalgie van de hardware zelf niet weergeeft – al is die veel sneller en heeft men keuze uit meerdere spellen. Als niet wordt vastgelegd hoe de hardware er oorspronkelijk uitziet, is deze vorm van nostalgie en de oorspronkelijke spelbeleving niet te begrijpen. Voor gewone tekstdocumenten en databases speelt dit vraagstuk minder, doordat we nog steeds met dezelfde soort apparatuur te maken hebben. Documenten die vroeger met behulp van één kleurenscherm gevormd zijn, zijn bijna allemaal fysiek bewaard gebleven. Maar in de toekomst gaat het wel degelijk uitmaken op wat voor soort scherm een document is aangemaakt. Een 3D-scherm heeft een totaal andere beleving dan de huidige generatie schermen en wie weet welke ontwikkelingen er nog gaan volgen… . De vraag is of in de toekomst nog op 3D-schermen documenten die nu digitaal gevormd worden, op een authentieke manier kunnen worden weergeven. Dit is een leuke discussie waar wij nu ons alvast in kunnen verdiepen voor de volgende generatie informatiemanagers.

Bestandsformaten
Het een na laatste verschil tussen de Regeling geordende en toegankelijke staat en de nieuwe archiefregeling, hoofdstuk 3, heeft betrekking op het bestandsformaat. In de oude regeling werden voor specifieke documentsoorten exacte bestandsformaten aangegeven. In de nieuwe regeling worden geen specifieke formaten genoemd. Het dient enkel een open standaard te zijn, die op het moment van overdracht valideerbaar en volledig betrouwbaar is. Hoe dit getoetst gaat worden en hoe toekomstvast open standaarden zijn is op dit moment een gok. Maar het is een beter paard om op te wedden dan producent afhankelijke formaten.

Compressietechnieken
Tot slot wordt in artikel 26, lid 3 ingegaan op compressietechnieken. Zolang er geen informatieverlies optreedt en men nog voldoet aan de eisen gesteld in de nieuwe archiefregeling is dit toegestaan. Voor organisaties kan dit een kostenbesparing met zich meebrengen, doordat ze door de compressie minder data hebben op te slaan. Nu wordt dataopslag wel steeds goedkoper, waardoor dit mogelijk steeds minder financieel voordeel op gaat leveren.

Nieuwe elementen
Om zorg te dragen voor een geordende en toegankelijke staat van archieven dienen organisaties, die moeten voldoen aan de Archiefwet 1995, rekening te houden met vier nieuwe elementen in hun informatiehuishouding:

• het gedrag van digitale documenten vastleggen en behouden;
• de bewaarmethode emulatie toepassen op digitale archiefbescheiden (met het vastleggen van de hard- en software);
• open standaarden gebruiken;
• compressietechnieken hanteren.

Dit zijn de verschillen die betrekking hebben op digitale documenten. Deze verschillen moeten aangeven waar we de afgelopen tien jaar op het digitale gebied verder in zijn ontwikkeld. In vorenstaand rijtje mis ik een aantal elementen, zoals de ontwikkelingen op het gebied van het e-depot. Het heeft bijna acht jaar geduurd voordat er een nieuwe archiefregeling is gepubliceerd. De vraag is dus of we de komende acht jaar voldoende wettelijke basis hebben om de ontwikkelingen op digitaal gebied aan te kunnen. Maar de vraag is ook of we met deze regeling de duurzame toegankelijkheid van de vandaag en morgen digitaal gevormde informatie kunnen waarborgen. De antwoorden hierop moeten we gezamenlijk gaan vinden!

a.adema@gmail.com

¹ Nieuwe regeling, artikel 25.