Algemene en bijzondere voorschriften
Algemene en bijzondere voorschriften
In de hoofdstukken 4, 5 en 6 – met algemene en bijzondere voorschriften voor de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen – wordt hetzelfde beschreven als in de oude Regeling bouw en inrichting archiefruimten; grote verschillen zijn er niet te ontdekken. Eerst heel even kort het verschil tussen archiefruimten en archiefbewaarplaatsen. De eisen voor archiefbewaarplaatsen zijn over het algemeen strenger, omdat deze bewaarplaatsen zijn ingericht voor de blijvende bewaring van archiefbescheiden. Archiefruimten zijn de ruimtes waar documenten opgeslagen worden die blijvend bewaard moeten worden, maar zich nog bij de archiefvormende organisatie bevinden. Dus voor de overbrenging naar een archiefinstelling worden documenten bewaard in een archiefruimte. Archiefruimtes kunnen ook worden gehuurd bij daarin gespecialiseerde bedrijven voor archiefopslag.
Als uw archiefruimten op dit moment door de erfgoedinspectie worden goedgekeurd, hoeft u zich geen zorgen te maken dat u door de nieuwe regeling dure aanpassingen in uw archiefruimten moet verrichten. Wel is het altijd interessant om de laatste ontwikkelingen te bestuderen op het gebied van karton, dozen, de kleefkracht van stikkers en beton. Deze ontwikkelingen kunt u vinden in de bijlagen bij de archiefregeling, die ook zeker de moeite waard zijn om door te lezen als u zich niet hoeft bezig te houden met de inrichting van uw digitale archief.
Digitale archiefruimten en archiefbewaarplaatsen
In de toekomst komen er meer en meer digitaal gevormde archieven die opgeslagen moeten worden in archiefruimten en die moeten worden overgebracht, waardoor de archiefbewaarplaatsen ook moeten worden ingericht voor digitale archiefbescheiden. In de nieuwe archiefregeling wordt hier nog geen rekening mee gehouden. In de laatste hoofdstukken wordt keurig beschreven hoe de muren en deuren gepositioneerd moeten zijn, op welke manier de kasten geplaatst moeten worden en dat er niet gerookt mag worden. Echter hoe een digitaal archief er uit moet zien, is niet beschreven in de nieuwe regeling. Tijdens het lezen van de regeling was mijn hoop steeds gevestigd op bovenstaande genoemde hoofdstukken.
Enkel in artikel 41 wordt ingegaan op de kasten waarin elektromagnetische materialen moeten worden opgeslagen, zoals bijvoorbeeld servers. Deze materialen moeten in een Kooi van Faraday worden opgeslagen; deze kooi houdt schadelijke magnetische stralingen buiten de deur. Daarnaast worden ook de klimaatcondities voor bepaalde digitale dragers genoemd. Er wordt niet ingegaan op de inrichting van het digitale archief.
Terwijl op dit moment verschillende organisaties bezig zijn met de inrichting van een e-depot of een ander soort digitaal archief. Een digitaal archief is in mijn beleving gelijk te stellen aan archiefruimten en archiefbewaarplaatsen voor fysieke archieven. Wettelijke kaders voor de inrichting van digitale archieven zijn dan ook gewenst.
Geen duidelijke kaders
In de nieuwe Archiefregeling artikel 18 wordt wel ingegaan op standaarden voor informatiesystemen, zoals de NEN 2082. Digitale archieven zijn te omschrijven als informatiesystemen. Artikel 18 is echter niet specifiek gericht op digitale archiefbescheiden, maar voor alle archiefbescheiden. De NEN 2082 wordt ook niet als verplicht gesteld, maar als een voorbeeld van een kwaliteitsstandaard.
Artikel 25 gaat vervolgens in op digitale duurzaamheid van archiefbescheiden. Maar ook hier worden geen duidelijke kaders geschetst voor digitale archieven, het Open Archival Information System (OAIS) en de NEN-ISO 15489 worden genoemd als standaarden voor de inrichting van digitale archieven.
De toelichting op artikel 25 beschrijft dat er op dit moment nog weinig gestandaardiseerd is op het gebied van digitale bewaring en dat er veel ontwikkelingen zijn op dit gebied.
Vervolgens wordt geschreven:
“de snelle ontwikkelingen in informatietechnologie bedreigen de toegankelijke staat en de authenticiteit van digitale archiefbescheiden… Voor dit gegeven bestaat nog geen definitieve oplossing. Vooralsnog wordt getracht dit te bereiken door het voorschrijven van regelmatige conversie of migratie. Emulatie is een nog weinig toegepast alternatief, maar kan op termijn een alternatief worden. ”
Dit zijn maatregelen om de archiefbescheiden zelf duurzaam te houden, maar er wordt niets geschreven over de omgeving waarnaar geconverteerd of gemigreerd kan worden. Om te wachten op een definitieve oplossing voor de digitale duurzaamheid is de boot missen. De vraag is ook of de technologische ontwikkelingen ooit ophouden en er ooit een definitieve oplossing gevonden kan worden. Het antwoord op deze vraag is nee.
Op dit moment wordt, volgens persberichten op www.archief.nl, ruim tien jaar gewerkt aan de ontwikkeling en inrichting van e-depots. Het is de verwachting dat van deze tien jaar een aantal lessen geleerd zijn en een aantal eisen aan e-depots te stellen zijn. Deze eisen kunnen ook in wet- en regelgeving opgenomen worden. De provinciale archiefinspecteurs hebben al eerder een set met eisen opgeleverd, de bekende ED3. Deze had ook als input gebruikt kunnen worden voor de nieuwe archiefregeling. Op het gebied van e-depots en digitale archieven zijn er continue ontwikkelingen gaande en een wet mag die ontwikkelingen niet blokkeren, maar dat is nu zeker nog niet het geval.
Samenvatting en conclusie
Alle drie de artikelen samenvattend kunnen we stellen dat de Archiefregeling uitermate geschikt is voor het beheer van de papieren archieven. De regeling biedt meer dan voldoende houvast om deze archieven in een geordende, toegankelijke en duurzame staat te bewaren. Voor de digitale archieven zijn minder voorzieningen in de regeling opgenomen. Al is er wel een kleine stap vooruit gezet ten opzichte van de oude situatie. Zo is emulatie inmiddels toegestaan als bewaarmethode voor digitale archiefbescheiden en dient men het ‘gedrag’ van archiefbescheiden vast te leggen. Maar ook is er sprake van een kleine stap achteruit: de vervanging van dragers van informatie moet geregeld worden met behulp van artikel 7 van de Archiefwet 1995, waardoor een machtiging van de minister vereist is om bijvoorbeeld oude cd-roms te kopiëren naar nieuwe cd-roms. Een grote pas op de plaats wordt vervolgens in de laatste hoofdstukken gemaakt. Hier had men de mogelijkheid om wettelijke kaders voor digitale archieven te geven. Deze mogelijkheid is helaas niet benut, zoals hier boven beschreven.
Digitale archieven en e-depots kunnen nu naar eigen inzicht ingericht en beheerd worden, misschien levert dit ook wel een aantal pluspunten op. De erfgoedinspectie heeft namelijk geen wettelijke kaders waarmee het controles kan uitoefen op digitale archieven, waardoor een uitbreiding van de kosten van de erfgoedinspectie voorkomen kan worden. Leveranciers van digitale archiefapplicaties hebben vrij spel en kunnen hun nieuwste applicaties zonder belemmeringen testen in live situaties, tenzij u dat zelf geen gewenste situatie vindt. Eventuele minpunten kunnen zijn dat de kaders die in de toekomst ontwikkeld worden, niet toepasbaar zijn op de huidige generatie digitale archieven. Dit heeft dan weer tot gevolg dat er dure conversieen migratietrajecten moeten worden uitgevoerd. Maar gelukkig zijn conversie en migratie nu al wel geregeld en kunnen we daar de komende tijd alvast mee gaan oefenen.
Dit alles geschreven hebbende, rest mij alleen nog u veel succes te wensen met de implementatie van de nieuwe archiefregeling op uw huidige archiveringssystemen. Ik verwacht dat u hier snel mee klaar bent.
