, 4 december 2018

Aansluiten op het e-Depot van het Nationaal Archief

image for Aansluiten op het e-Depot van het Nationaal Archief image Case

 

Het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) plaatste eind 2016 een archief uit. “Dat wij de eersten waren, maakt ons niet dé voorloper”, zegt Paul Faaij van het Ministerie van OCW. “Dat zijn we samen. Vanaf het begin hebben we elkaar nodig gehad om dit voor elkaar te krijgen.”

 

Het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) plaatste eind 2016 een archief uit. “Dat wij de eersten waren, maakt ons niet dé voorloper”, zegt Paul Faaij van het Ministerie van OCW. “Dat zijn we samen. Vanaf het begin hebben we elkaar nodig gehad om dit voor elkaar te krijgen.”

Al doende leert men
Om het traject van aansluiten op het e-Depot succesvol te laten verlopen, ontwikkelde het Nationaal Archief samen met diverse archiefvormers een aansluitproces.1 Annemieke Sindorf van het Nationaal Archief vertelt: “Aan de hand van het aansluitproces overzie je als organisatie wat er moet gebeuren om aan te sluiten op het e-Depot. De eerste stap is een impactanalyse, speciaal ontwikkeld voor digitaal archiveren. Deze analyse brengt in kaart welke maatregelen we samen moeten nemen om een aansluiting op het e-Depot te realiseren. Aan de hand van een representatieve dataset van het over te brengen archief analyseert een team in drie weken tijd de impact. Dit team bestaat uit inhoudelijk en technisch deskundigen van zowel de archiefvormer als de archiefinstelling. Het heeft ons veel gebracht dat ook archiefvormers betrokken waren bij de ontwikkeling van het aansluitproces. Zo hadden we direct goed in beeld wat we allemaal moesten doen.”

Overbrengen en uitplaatsen
Overheidsinstellingen dragen hun informatie over naar een archiefbewaarplaats, zoals het Nationaal Archief. Dat noemen we overbrengen. Het komt ook voor dat overheidsinformatie nog niet wordt overgedragen, maar wordt uitgeplaatst. Het zorgdragerschap blijft tot het moment van overbrengen in handen van de betreffende overheidsinstelling. Het beheer ligt bij uitplaatsing wel bij het Nationaal Archief. Uitgeplaatste informatieobjecten zijn stukken digitale informatie van jonger dan 20 jaar die niet – of nog niet – naar een archiefbewaarplaats hoeven. 

Faaij: “Het was erg prettig om samen aan tafel te zitten in plaats van overal een aparte werkgroep voor te hebben.” Petra Schrauwen van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) vult aan: “Dat hielp ook om kleinere stappen te zetten. We probeerden in eerste instantie direct de hele wereld te omvatten. Het is beter om dit stapsgewijs te doen. Sowieso is het een kwestie van al doende leert men. En natuurlijk hielpen ook de bevindingen van andere ministeries.” 

NY400 en andere best practices
De andere ministeries die tijdens het interview over hun best practices vertellen zijn Buitenlandse Zaken (BZ) en Infrastructuur en Waterstaat (IenW). Inmiddels hebben deze ministeries ervaring opgedaan met het overbrengen of uitplaatsen van heel uiteenlopende informatie naar het e-Depot van het Nationaal Archief. Ruth van Belkum van het ministerie van IenW: “Wij kozen voor vervroegde overbrenging van een archief van het Deltaprogramma van de Staf Deltacommissaris. Bij het ministerie van BZ lag de focus op mailboxen. Ellen Stapensea: “Wij hebben het project NY400 overgebracht, over 400 jaar vriendschappelijke betrekkingen tussen de Verenigde Staten en Nederland. Het ging hier om onder andere vijf mailboxen. Die moesten we allemaal ordenen. Na selectie hebben we er uiteindelijk twee gehouden en drie vernietigd.” Schrauwen: “Wij hebben dossiers met betrekking tot de Kamervragen 2004 uitgeplaatst.” 

Duurzame toegankelijkheid garanderen
Waarom hebben deze vier ministeries gekozen voor aansluiten op het e-Depot en het overbrengen of uitplaatsen van digitale archieven? Om de duurzame toegankelijkheid van informatie te garanderen. Maar ook om andere redenen, zoals: 

  • Ontzorgen, een van de codewoorden bij het aansluiten op het e-Depot. Schrauwen: “Het helpt ons als ministerie als we niet in de gaten hoeven te houden of de bestanden die we hebben uitgeplaatst of overgebracht allemaal nog leesbaar zijn.” Michel Ketelaars, plaatsvervangend hoofd Digitale Archiefdiensten van het Nationaal Archief, vult aan: “Op termijn is dat misschien zelfs het belangrijkst. Dat je als organisatie niet individueel hoeft te kijken naar de houdbaarheid, leesbaarheid en bruikbaarheid van bestanden.”
  • Betere selectie aan de voorkant. Stapensea: “De overbrenging van het archief NY400 liet zien dat je snel te veel data hebt. Vijf volledige mailboxen kun je niet helemaal doorspitten. Alleen goed geordende informatie kun je overzetten.” Schrauwen: “Je kunt met deze hoeveelheden data niet meer alles blaadje voor blaadje doornemen. We moeten op een grover niveau, op basis van risicoanalyse, keuzes maken.”
  • Verbetering interne kwaliteit. “Om het ketenproces op orde te krijgen, moeten de interne processen dat ook zijn”, vertelt Faaij. 

Dezelfde taal spreken
De grote meerwaarde en een van de belangrijkste succesfactoren van dit project was het samenwerken in een multidisciplinair team. Al bracht dat in eerste instantie uitdagingen met zich mee, legt Faaij uit. “We moesten bijvoorbeeld leren om dezelfde taal te spreken. In het begin liepen we nog wel tegen interpretatieverschillen aan.” Hans Goutier van het Ministerie van IenW: “Het project leidde tot wederzijds begrip tussen het Nationaal Archief en de ministeries. De problemen waar we tegenaan liepen, veranderden van individuele issues naar gedeelde uitdagingen.”
Ketelaars: “De onderlinge gunfactor was daarbij belangrijk. We hebben steeds gekeken wat we allemaal wilden bereiken en waarover we het eens waren. Dan ontdek je gemeenschappelijke belangen, zoals het toegankelijk houden van informatie voor onder meer burgers en ambtenaren. Zodra je die gemene deler hebt ontdekt, kom je er samen wel uit.” 

Verbeteringen voor volgende aansluitingen
Is na één succesvolle aansluiting de weg voor de toekomst geplaveid? “Er is een grote diversiteit aan informatievormen en bronsystemen”, zegt Sindorf. “Daardoor kun je bij vervolgaansluitingen tegen nieuwe vraagstukken aanlopen. Vaak werkt een projectmatige aanpak dan het beste. We hebben inmiddels een vast en generiek aansluitproces ontwikkeld. Mede dankzij de eerste ervaringen van de ministeries van OCW en IenW hebben we dat proces verbeterd voor volgende aansluitingen. Er is nu veel hergebruik mogelijk.” 

Rijksbrede bouwstenen
Met elke uitplaatsing of overbrenging van informatie komen weer nieuwe vraagstukken naar boven. Ketelaars: “Dat is ook wat de dienst aansluiting op het e-Depot doet. Het draagt bij aan een bredere blik op informatie en hoe die nu en in de toekomst wordt gebruikt – al direct bij het ontstaan. Hoe ziet het eruit, hoe moet het werken en wat is het eind van het proces?” 

Soms is er ook een mooie bijvangst. “Zoals het Zoek & Vind-systeem dat binnen het Rijk wordt ontwikkeld”, vertelt Faaij. “Wij hebben deze Rijksbrede bouwsteen ingezet op ons uitgeplaatste archief en dat bleek al snel een nuttig systeem voor al onze informatie. Het zou mooi zijn als we straks allemaal gebruik maken van DWR-Archief en dan ook van Zoek & Vind. Dan kunnen de ministeries onderling ook eenvoudig elkaars informatie vinden. Handig zodra er bijvoorbeeld een taak van het ene naar het andere ministerie gaat.”

Van ontvanger naar adviseur
“Dit traject is leerzaam voor alle partijen. Voor het Nationaal Archief en de ministeries”, vertelt Ketelaars. “Wij bewegen als archief naar voren in de keten. De rol van klassieke ontvanger, beheerder en bewaker, wordt meer die van adviseur.” 

Papier en digitaal
Om alles te realiseren en interdepartementaal te werken, moesten de betrokken partijen af van de papieren manier van denken. Een hele omslag. Faaij: “Als dat dan lukt en er is een aansluiting, dan is dat mooi.” Sindorf vult aan: “Het geeft ook vertrouwen naar andere ministeries toe. Laten zien dat het werkt.” Een mooie ontwikkeling. “Het is fijn dat we elkaar nu veel meer begrijpen”, zegt Ketelaars. “Wat dit proces ons ook heeft gegeven, of nog gaat geven, is materiaal voor het verbeteren van wet- en regelgeving. De huidige wetgeving loopt soms nog niet in de pas met het concept van digitale informatie en de dynamiek die daaromheen speelt.” 

Olievlek
Al zijn de eerste aansluitingen op het e-Depot succesvol verlopen, er zijn nog volop wensen voor de toekomst. Goutier: “Bijvoorbeeld dat je als medewerker iets opslaat en verder niets aan archivering hoeft te doen. Dat het een gestroomlijnd proces is. Van de archiefvormer naar het Nationaal Archief, maar in het geval van openbare informatie, ook direct naar de burger.” 

Het allerleukst aan dit project? Faaij: “Dat was het pionieren. Voor het eerst gingen er geen papieren documenten, maar digitale stukken naar het Nationaal Archief. We waren echt iets nieuws aan het doen. Het was bijzonder om daar onderdeel van te zijn.” Ketelaars: “We hopen dat dit een olievlek is. Dat voor steeds meer partijen duidelijk wordt wat duurzame toegankelijkheid is en waarom het zo belangrijk is dat informatie die we nu vormen over vijftig of honderd jaar ook nog bruikbaar is.”


Noot

1 A. Sindorf, ‘Digitaal Archiveren’ Od 2018, afl. 4, p. 30-31.