Tip 1: Weet waarom
Waarom wil je je e-depot certificeren? Het kost veel tijd, geld en moeite. En het certificaat is maar een paar jaar geldig. Het is dus belangrijk dat je een goede reden hebt om aan een certificeringstraject te beginnen. Voor het Nationaal Archief is de certificering belangrijk voor het kwaliteitsmanagement en de kwaliteitsborging van het e-Depot.
Tip 1: Weet waarom
Waarom wil je je e-depot certificeren? Het kost veel tijd, geld en moeite. En het certificaat is maar een paar jaar geldig. Het is dus belangrijk dat je een goede reden hebt om aan een certificeringstraject te beginnen. Voor het Nationaal Archief is de certificering belangrijk voor het kwaliteitsmanagement en de kwaliteitsborging van het e-Depot.
Tip 2: Zoek managementsteun
Om het certificeringstraject te doorlopen zijn voldoende tijd en middelen nodig, dus goedkeuring van het management. Naast vele uren werk- en doorlooptijd, kostte het certificeringstraject het Nationaal Archief de € 1.000 die CTS in rekening brengt en € 13.000 aan vertaalopdrachten.
Tip 3: Klaar voor de start?
Is de organisatie er klaar voor om het traject in te gaan? Om dit na te gaan, voerden we bij het Nationaal Archief een ‘quickscan’ uit. Er is ook een tool (www.scoremodel.org) die hiervoor ingezet kan worden. Deze tool brengt aan de hand van 56 vragen de sterke en zwakke punten van je digitale huishouding in kaart. En geeft aan waar je het best in kan grijpen om de risico’s verder te verkleinen. Een spinnenwebdiagram laat zien hoe je scoort volgens de (ISO 14721) OAIS-norm en de CoreTrustSeal-norm. Op wegwijzercertificering. nl/nl/praktijk staan meer tips.
Tip 4: Werk samen
Het is goed om het certificeringstraject met één of meerdere teams op te pakken. Bij het Nationaal Archief werkten we met een stuurgroep. Deze bestond voornamelijk uit afdelingshoofden. Zij zorgden voor voldoende inzet van deskundigen uit alle afdelingen en controleerden tekstversies op inhoud. De deskundigen kregen ieder 24 uur schrijftijd. Andere collega’s controleerden het Engels van onze aanvraagtekst. Een vertaalbureau zorgde voor de vertaling van ondersteunende documentatie.
Tip 5: Neem de tijd
Een certificeringsaanvraag schrijven kost tijd. Reken op minstens een paar maanden schrijf-, redactie- en vertaaltijd, inclusief doorlooptijd. Bij grotere, complexere organisaties kan het ook zo een jaar tot enkele jaren doorlooptijd kosten. Zeker bij een eerste aanvraag. Bij het Nationaal Archief duurde het totale traject van start tot eerste upload van de aanvraagtekst bijna twee jaar. Onze pool van deskundigen schreef ongeveer 160 uur. Hier zit het lezen op inhoud door de stuurgroepleden niet bij. Er was ruim tachtig uur nodig aan procesbegeleiding en de verwerking van en het reageren op feedback van de reviewers. Het feedbacktraject had een jaar doorlooptijd. Daarbij kwamen ook nog de online publicatie op de website en afspraken met leveranciers over welke documentatie we op welke manier mochten delen met de reviewers.
Tip 6: Neem nog meer tijd
Als al deze zaken zijn afgerond, kan de aanvraag ingeleverd worden bij CTS. Maar daarmee ben je er nog niet. De twee anonieme CTS-reviewers hebben tijd nodig voor de beoordeling. Bij het Nationaal Archief duurde het nog zeker een jaar voordat we gecertificeerd waren.
Tip 7: Blijf verbeteren
Het CTS-certificaat is drie jaar geldig. De daadwerkelijke situatie aan het eind van die drie jaar is mogelijk niet (meer) gelijk aan de situatie ten tijde van de aanvraag. CoreTrustSeal veronderstelt dat gecertificeerde organisaties zich doorlopend met kwaliteitsmanagement bezighouden om de kwaliteit te borgen of op te schroeven. Het certificeringstraject vormde voor het Nationaal Archief een nulmeting voor integraal kwaliteitsmanagement. We pasten al kwaliteitsmanagement toe, maar dankzij het traject werden bestaande initiatieven onderling verbonden. Via de Preservation Watch monitoren we bijvoorbeeld samen met alle afdelingen de veranderingen in onze in- en externe omgeving. Zo kunnen we tijdig ingrijpen als er risico’s worden gesignaleerd die van invloed zijn op de duurzame toegankelijkheid van het digitale materiaal in het e-Depot. Daar koppelen we kwaliteitsmanagement- of volwassenheidsmodellen aan, zoals het Digital Preservation Capability Maturity Model of de Levels of Preservation.
Tip 8: Deel je kennis en ervaringen
Het certificeringstraject biedt waardevolle kennis. Door kennis en ervaringen te delen help je andere aanvragers. Het Nationaal Archief heeft dat bijvoorbeeld gedaan tijdens de certificeringsworkshops van het Netwerk Digitaal Erfgoed.
Belangrijke links
De goedgekeurde certificeringsaanvraag van het Nationaal Archief is te vinden op www.coretrustseal.org/wp-content/uploads/2019/07/e-Depot-of-the-National-Archives-ofthe-Netherlands.pdf.
Hier staat ook het overzicht van CTS-gecertificeerde repositories.
Op de website van het Nationaal Archief vind je documentatie over het certificeringstraject.
Houd voor de laatste ontwikkelingen de groep Preservation op www.kia.pleio.nl in de gaten. Hier lees je ook het blog van Remco van Veenendaal waar dit bericht op gebaseerd is.
Remco van Veenendaal
Preservation officer bij het Nationaal Archief
