, 1 februari 2009

Actieve informatieverstrekking

image for Actieve informatieverstrekking image

Door de verdergaande digitalisering zal het vakgebied in de toekomst een geheel andere rol gaan vervullen. Traditionele taken zoals registratie, verzending en archivering van papieren documenten zullen verdwijnen, in verband met het digitaal werken.

Door de verdergaande digitalisering zal het vakgebied in de toekomst een geheel andere rol gaan vervullen. Traditionele taken zoals registratie, verzending en archivering van papieren documenten zullen verdwijnen, in verband met het digitaal werken. Daarvoor in de plaats komen nieuwe taken, zoals: toevoegen van metadata, diepteontsluiting, digitale dossiervorming conform de werkprocessen van de organisatie, begeleiding van gebruikers om het werken met het digitale informatiesysteem soepel te laten verlopen, beantwoorden van moeilijke zoekvragen en als laatste een zeer essentieel punt: de actieve rol op het gebied van de (actieve) informatieverstrekking. Dit is het gevraagd en ongevraagd verstrekken van gestructureerde informatie waar beleids- en staffunctionarissen hun voordeel mee kunnen doen, zodat beslissingen weloverwogen worden genomen op basis van de geleverde informatie. Het verdiepen in de werkprocessen en vooral meedenken bij het beschrijven van deze processen is essentieel om de organisatie te leren kennen en op die wijze de informatiebehoefte te onderkennen. Kennis van de organisatie is meer dan ook noodzakelijk om aan die verwachtingen te voldoen. Het opstellen van informatieprofielen is een middel om te achterhalen aan welke informatie de gebruiker werkelijk behoefte heeft.

Dit vereist een omslag in het denken en een andere manier van werken. De moderne (documentaire) informatieverzorger zal meer en meer op zijn omgeving moeten letten, niet alleen binnen zijn organisatie, maar ook daarbuiten. Met andere woorden: zijn horizon verbreden. Het is belangrijk buiten de grenzen van de eigen organisatie te kijken. Dan gaat er een wereld voor de DIV’er open. Daar is informatie te vinden die voor de organisatie van belang kan zijn.

Het begrip informatie
De hoeveelheid informatie, de zogenaamde informatiestroom, neemt toe. Beleidsmakers die op grond van die grote hoeveelheid informatie beslissingen moeten nemen, hebben dus steeds meer hulp nodig om de juiste informatie (betrouwbaar en volledig) op het juiste moment en in de juiste vorm te krijgen. We kunnen deze informatiestroom niet tegenhouden, maar wel enigszins beheersen en op maat aanbieden.
Een doelmatig en selectief aanbod van informatie is immers noodzakelijk.
Maar om welke informatie gaat het? Voor het vakgebied geldt, dat het om gegevens moet gaan die daadwerkelijk bijdragen aan de oordeels- en besluitvorming van de ontvanger.
Met andere woorden: informatie is kennis die nieuw is voor de ontvanger en die van invloed is op zijn denken en handelen. De informatie heeft dus een functie bij de taakuitoefening van een overheidsorgaan, zoals bij besluitvorming plus beantwoording van documenten. Overigens, we ontlenen informatie niet uitsluitend aan documenten. De overheid baseert een groot deel van de besluitvorming op informatie die niet uit documenten komt, maar bijvoorbeeld voortkomt uit mondelinge informatie, het geheugen, het gezonde verstand of overleg met anderen.

Wel leidt dergelijke besluitvorming tot nieuwe informatie in documenten. We noemen dat proces een informatiespiraal: informatie leidt tot nieuwe informatie.
Informatiegebruik is een belangrijke factor bij de besluitvorming en de uitvoering van besluiten. Maar niet alleen de besluitvorming, ook de interne bedrijfsvoering is afhankelijk van betrouwbare en relevante informatie. Dergelijke informatie kan immers leiden tot een efficiënte en effectieve inrichting van de dienst.

Actieve informatieverstrekking in de praktijk
Actieve informatieverstrekking is het proactief verstrekken van alle soorten informatie, gestructureerd en ongestructureerd, vanuit diverse informatiekanalen, om aan de informatiebehoefte van de organisatie te voldoen.
Door de verdergaande digitalisering en het veelvuldig gebruik van intranet binnen een organisatie, en niet te vergeten het internet, worden de gebruikers overladen met informatie. De term informatieoverload valt regelmatig. De moderne (documentaire) informatieverzorger vervult een sleutelrol in het structureren van informatie op het intranet en nog veel belangrijker: in het goed ontsluiten van documenten en de juiste trefwoorden toevoegen zodat de zoekmachine optimaal zal functioneren. Als een gebruiker iets zoekt en men voert een bepaald trefwoord in, kan het document snel worden gevonden.
De moderne (documentaire) informatieverzorger zal de rol van informatiemakelaar moeten gaan vervullen. Men zal actief en gericht naar informatie moeten gaan zoeken op het internet en intranet. Ook zal men de gebruikers c.q. de bedrijfsvoering moeten attenderen op informatie, hen wijzen op de juiste informatiebronnen en zo nodig het document moeten aanleveren. Op deze wijze worden gebruikers gevoed met informatie zodat men daar zijn voordeel mee kan doen en op die wijze de juiste beslissingen kan nemen.
Als men informatie over de overheid wil weten gaat men naar de site www.overheid.nl. Daar vindt men algemene informatie over de overheid, onder andere wet en regelgeving en informatie over alle ministeries, provincies, gemeenten en waterschappen.
Op deze site kan men doorklikken naar de site Regering.NL. Daar worden alle documenten gepubliceerd die naar de Tweede Kamer zijn gestuurd. Als men specifieke informatie zoekt van een bepaald ministerie kan via deze site doorgeklikt worden naar dat ministerie. Daar staan alle beleidsvoorstellen gepubliceerd over een bepaald beleidsterrein. Op deze site kan men ook informatie vinden van de Hoge Colleges van Staat, zoals de Algemene Rekenkamer.
Verder zullen moderne (documentaire) informatieverzorgers naar documenten moeten kijken die voor zijn/haar organisatie van belang zijn en zullen ze de grote hoeveelheden informatie moeten filteren. Zo leveren ze een bijdrage met actieve informatieverstrekking. Je proactief opstellen is hiervoor een vereiste.

Bewustwording van informatie
De grote hoeveelheid informatie die op organisaties afkomt, maakt het heel moeilijk de juiste informatie te vinden. De moderne informatieverzorgers zullen zich hier heel bewust van moeten zijn, evenals het management en de beleids- en staffunctionarissen.
Het is daarom essentieel dat er een workshop wordt georganiseerd voor zowel het management, de beleids- en staffunctionarissen en ten slotte de moderne informatieverzorgers, om het aspect informatie c.q. informatieoverload onder de aandacht te brengen en om duidelijk te maken dat actieve informatieverstrekking een gestructureerde bijdrage kan leveren aan het bieden van de juiste informatie.

 

PAJ.Jahn@MINDEF.NL

P.A.J. Jahn, Staf CLAS/Chef Stafgroep/Sectie Documentaire Informatievoorziening, tevens student HMDI-SOD-II.
Voor meer informatie over het voorgaande kunt u contact opnemen met de auteur.