Tekst: Sjoerd Korsuize
Sjoerd Korsuize is beleidsadviseur informatiehuishouding bij De Nederlandsche Bank
De Nederlandsche Bank (DNB) ziet af van het gebruik van Capstone. In juni won DNB de Od Kwaliteitsaward in de categorie Centraal. De award wordt uitgereikt aan een organisatie die haar dienstverlening het meest heeft verbeterd en waarvan de resultaten bijdragen aan kwaliteitsverbetering in de informatievoorziening.
In Nederland archiefland is de Capstone-methodiek in no time de norm geworden voor archivering van e-mail. Kort door de bocht werkt dit als volgt: e-mailboxen van sleutelfunctionarissen worden blijvend bewaard, overige e-mailboxen worden vernietigd1. De methode is ontwikkeld door NARA2, de Amerikaanse equivalent van het Nationaal Archief (NA). Dit artikel gaat over de vraag waarom De Nederlandsche Bank (DNB) heeft gekozen om af te zien van Capstone.
Welk probleem oplossen?
Allereerst is het goed de vraag te stellen welk probleem Capstone oplost. Is dat een (vermeend?) gebrek aan opslag van e-mails in dossiers? Is dat het beteugelen van een uitdijend informatie-universum in de e-mailomgeving? Of beoogt de methode een gebrek aan e-mails (in dossiers) in de collectie bij de archiefbewaarplaats op te lossen?
De Handreiking3 schrijft het volgende: ‘De nieuwe werkwijze beoogt het realiseren van een tweetal doelen: het veiligstellen van de inhoud van de e-mailboxen van de rijksoverheid, zolang de desbetreffende informatie beschikbaar moet zijn voor het behandelen van Wob-verzoeken, parlementaire enquêtes, etcetera; het blijvend bewaren van de veiliggestelde e-mails die met het oog op toekomstig (historisch) onderzoek van waarde worden geacht. Blijvende bewaring houdt in dat informatie op termijn over wordt gebracht naar het NA Archief, waar de betreffende e-mail door het publiek mag worden ingezien alsdaar op grond van de Archiefwet geen beperkingen aan zijn gesteld.’ Opmerkelijk is dat correcte dossiervorming – dus inclusief e-mails – beide doelen al kan realiseren. In dat opzicht realiseert Capstone (volgens de Handreiking) geen doelen die zonder Capstone niet ook al gerealiseerd moeten kunnen worden.
*Dit is het eerste deel van een artikel uit Od 38: Werken met ruimtelijke data. Verder lezen? Meld je dan hier aan voor een abonnement of vraag een gratis presentexemplaar op.
