In iedere organisatie spelen documenten een belangrijke rol. Zo ook bij overheidsinstanties. Gedurende de bedrijfsvoering worden vele elektronische documenten gecreëerd, aangepast en hergebruikt. Denk hierbij aan bijvoorbeeld tekstdocumenten, spreadsheets, presentaties, PDF-bestanden, e-mails en ga zo maar door. Hierbij komt ons vakgebied documentaire informatievoorziening (DIV) om de hoek kijken. Hoe moeten deze gegevens worden opgeslagen?
In iedere organisatie spelen documenten een belangrijke rol. Zo ook bij overheidsinstanties. Gedurende de bedrijfsvoering worden vele elektronische documenten gecreëerd, aangepast en hergebruikt. Denk hierbij aan bijvoorbeeld tekstdocumenten, spreadsheets, presentaties, PDF-bestanden, e-mails en ga zo maar door. Hierbij komt ons vakgebied documentaire informatievoorziening (DIV) om de hoek kijken. Hoe moeten deze gegevens worden opgeslagen? Het is wenselijk om dit centraal te doen, zodat informatie niet meerdere keren wordt gecreëerd.
Liefst gebeurt de opslag ook nog gestructureerd, zodat het voor andere gebruikers ook begrijpelijk en vindbaar is. Het moet dus ook mogelijk zijn om gezamenlijk te werken. Na het aflopen van een flinke wensen- en eisenlijst, blijkt wat er nodig is: een enterprise content management-oplossing.
Wat is het en waar gebruik ik het voor?
Enterprise content management (ECM) betreft het beheer van ongestructureerde informatie binnen een onderneming. ECM is een containerbegrip en bevat o.a. documentmanagement, webmanagement, recordsmanagement, collaboration tools en digital asset management. De tekstdocumenten, spreadsheets, presentaties, PDF-bestanden en e-mails waar we het eerder over hadden, zijn voorbeelden van ongestructureerde informatie. Deze informatie wordt opgeslagen door middel van een documentmanagement systeem (DMS), waar we later op zullen ingaan. ECM kan ingezet worden voor (een combinatie van) verschillende doelstellingen:1
- terugdringen van de papieren informatiestromen binnen een organisatie;
- voorkomen van het steeds opnieuw moeten maken van (kwijtgeraakte) informatie;
- versnellen van processen;
- processen laten voldoen aan wet- en regelgeving;
- internationaal samenwerken, zonder dat daarbij fysiek reizen nodig is.
 Figuur 1. Document lifecycle |
Zoals gezegd gebeurt de opslag door middel van een DMS, die er in vele varianten zijn. Een DMS is over het algemeen een database waarin documenten worden opgeslagen met diverse kenmerken. De documenten zelf kunnen in de database worden opgeslagen of op een beveiligde (netwerk) locatie, die via de database toegankelijk is.2 Door het toevoegen van kenmerken wordt het mogelijk om documenten gemakkelijk terug te vinden. Dit kan handig zijn voor jezelf, maar zeker ook voor jouw collega(s).
Waar moet een DMS minimaal aan voldoen?
Documentmanagement kenmerkt zich door:
- Check in/check out; het bewerken van een document terwijl anderen het document kunnen blijven inzien; de kopie wordt tijdelijk alleen aan de bewerker beschikbaar gesteld.
- Versiebeheer; de laatste versie wordt gepresenteerd, eerdere versies blijven beschikbaar en verschillen tussen versies zijn te visualiseren.
- Opmaak; hoe het document eruit ziet is te zien in een viewer, verschillende opmaakformaten e.d.
- Zoekfuncties; documenten moeten op inhoud en metadata terug te vinden zijn.
- Metadata; kenmerken van het document worden vastgelegd zoals trefwoord, auteur, titel, datum creatie, datum wijziging e.d.
- Autorisaties; vastleggen wie wat mag doen met een document voorkomt onbevoegd gebruik.
Bij documentmanagement gaat het ook om het nadenken over:
- waar de opslaglocatie van de documenten wordt gepositioneerd; centraal of decentraal;
- hoe de documenten moeten worden opgeslagen, metadata en hiërarchische kenmerken opnemen of niet;
- de manier waarop documenten teruggevonden moeten worden, met specifieke indexen of niet, met alleen zoeken of ook met behulp van navigeren;
- hoelang een document bewaard moet blijven;
- hoe de authenticiteit van het document gewaarborgd wordt, met audit trail of anders.
Wat is Alfresco?
Alfresco is in 2005 opgericht, met als belangrijkste verschil met haar concurrenten dat het open source is. In de april- en juninummers van Od zijn, van de hand van Anja van der Lans, artikelen verschenen over de open source enterprise content management.3 Om die reden gaan we hier nu niet verder op in. Verder is de schaalbaarheid een van de belangrijkste speerpunten. Alfresco kan gebruikt worden in het midden- en kleinbedrijf (MKB), maar ook in grote bedrijven. Dit is ook te zien aan bedrijven die gebruik maken van deze applicatie. Voorbeelden zijn de NASA, KLM en NXP, opgericht door Philips.4 Sinds de oprichting is Alfresco uitgegroeid tot de marktleider op het gebied van open source enterprise content management.
Alfresco omvat niet alleen documentmanagement (DM), maar ook andere belangrijke onderdelen uit de ECM-toolbox als web content management, recordsmanagement en collaboration. Afhankelijk van de behoefte kan er gebruik worden gemaakt van deze onderdelen. Er zijn twee verschillende edities: Enterprise en Community. Het grote verschil hierin is dat er voor de Enterprise-editie een subscriptie (ook wel licentie genoemd) nodig is, omdat deze volledig uitgewerkte functionaliteit bevat. Bij een dergelijke subscriptie zit verder ook technische support. De Community-editie kan functionaliteit bevatten die nog in ontwikkeling is en om die reden soms (kleine) bugs heeft. Voor bedrijven is dus, zoals de naam al impliceert, de Enterprise-editie het aantrekkelijkst. Als je geen eigen ontwikkelaars in dienst hebt kun je een implementatiepartner vragen de inrichting voor je te verzorgen.
 Figuur 2. Impressies van Alfresco. Bron: Alfresco.com |
Alfresco heeft alle eerder genoemde basisfunctionaliteit die je mag verwachten van een documentmanagementsysteem en meer. Denk hierbij aan bijvoorbeeld:5
- Virtueel gedeelde schijven; waarbij het voor de eindgebruiker lijkt alsof hij/zij documenten opslaat op de lokale computer; in werkelijkheid wordt alles direct in Alfresco opgeslagen.
- Workflow, die vooraf gedefinieerd kan worden; het is echter ook mogelijk om on-the-fly regels in te stellen, zoals dat ook in je mailbox kan.
- Integratie met Microsoft Office.
- CIFS-integratie, waardoor de communicatie tussen verschillende onderdelen uit de infrastructuur beter werkt en het mogelijk wordt om met bijvoorbeeld gedeelde schijven te synchroniseren.
- Auditing; dit maakt het mogelijk om te kunnen traceren wie wat heeft gedaan met een document; in combinatie met versiebeheer is dit een krachtig mechanisme.
- E-mail- en RSS-notificaties; deze maken het mogelijk om gebruikers te informeren zodra er iets is veranderd in documenten.
- User management; inclusief rollen, groepen en rechten.
- Single Sign-On; waardoor gebruikers maar één keer hoeven in te loggen.
Samenwerken met Alfresco Share
Naast Alfresco voor DM kan een ander onderdeel goed gebruikt worden voor collaboration, Alfresco Share. Dit deel wordt ook wel gepositioneerd als de open source-tegenhanger van SharePoint. Alfresco Share kan gezien worden als een ‘add-on’ op de DM-oplossing van Alfresco. Alles wordt opgeslagen in bovenstaande oplossing en kan ook vanuit daar worden benaderd. Om het de gebruiker makkelijker te maken, is er een gebruikersvriendelijkere User Interface gemaakt, die qua vormgeving ook aan te passen is aan de huisstijl van de organisatie.
Gebruikers hebben ieder een eigen homepage (‘dashboard’ genoemd), waarop zij zelf zogeheten dashlets (in Sharepoint ‘webparts’ genoemd; kleine stukjes software die op de homepage gebruikt worden om snel naar functionaliteit te gaan) kunnen plaatsen. Deze dashlets kunnen van alles weergeven, van een overzicht van documenten tot de laatste activiteit die heeft plaatsgevonden. Doordat de gebruiker het dashbord zelf kan indelen, is het uitermate geschikt voor uiteenlopende gebruikers, met allen verschillende wensen.
 Figuur 3. Voorbeeld van het dashboard in Alfresco Share met dashlets voor o.a. recently modified documents en site activities. Bron: Alfresco.com |
Alfresco in verhouding tot bijvoorbeeld FileNet
Interessant is vervolgens om te zien hoe Alfresco zich verhoudt tot andere pakketten zoals bijvoorbeeld FileNet, Hummingbird of Documentum. In dit artikel geven we een kleine vergelijking van Alfresco ten opzichte van FileNet. Immers, dit pakket wordt op dit moment veel gebruikt in ministerieel overheidsland. FileNet is de facto de standaard voor DM en RM bij de ministeries. In gemeenteland en andere lagere overheidsinstanties zijn pakketten als Corsa en Trim nog altijd gebruikelijk. Dan blijft in het middensegment van overheidsland een vacuüm over dat goed gevuld kan worden met een oplossing als Alfresco. Hiernaast een vergelijking op verschillende punten.
| Alfresco | FileNet | |
| Leverancier | Alfresco | IBM |
| Technologie | Open source | Closed Source |
| Aanschafkosten | vanaf €16.000 (één CPU) | Vanaf +/- €100.000 |
| Licentiekosten p/jaar | €10.000 per CPU | 15-20% van aanschafwaarde |
| Support | ongelimiteerd | ongelimiteerd |
| Sterke punten |
|
|
| Zwakke punten |
|
|
Tabel. Vergelijking Alfresco – FileNet
Conclusie
Alfresco voldoet op alle punten aan de basisvereisten voor opslag van overheidsdocumenten en is snel, goedkoop en gebruiksvriendelijk in te zetten, met name in het middensegment van overheidsland. Hierbij denken we aan grotere gemeenten, provincies, inspecties binnen ministeries en dergelijke, die meer willen dan uitgebreide postregistratie en die uit zijn op een implementatietraject met een doorlooptijd van minder dan een jaar.
jeffrey.vandendungenbille@vlc.nl
Jeffrey van den Dungen Bille en Anja van der Lans zijn beide werkzaam bij VLC als consultant ECM en senior consultant ECM en enterprise search. VLC is implementatiepartner van Alfresco.
1 http://nl.wikipedia.org/wiki/Enterprise_content_management
2 http://nl.wikipedia.org/wiki/Documentmanagementsysteem
3 Od jaargang 64, nr. 4. april 2010 p. 4- 9 en nr 6. juni 2010, p. 4-7.
