Het is leeg in de archiefruimte van Brunssum. 90% van het papier is in de kliko verdwenen. “Drie maanden houden we het papier nog bij DIV, voor het geval een digitale scan niet klopt ten opzichte van papier. Daarna gaat het papieren document door de versnipperaar. Alleen voor extra gevoelige informatie, zoals de personeelsdossiers en BIBOB-gerelateerde stukken, gelden andere regels”, aldus Simone Backbier, beleidsmedewerker Documentaire Informatievoorziening (DIV) bij de gemeente Brunssum.
Het is leeg in de archiefruimte van Brunssum. 90% van het papier is in de kliko verdwenen. “Drie maanden houden we het papier nog bij DIV, voor het geval een digitale scan niet klopt ten opzichte van papier. Daarna gaat het papieren document door de versnipperaar. Alleen voor extra gevoelige informatie, zoals de personeelsdossiers en BIBOB-gerelateerde stukken, gelden andere regels”, aldus Simone Backbier, beleidsmedewerker Documentaire Informatievoorziening (DIV) bij de gemeente Brunssum. Ze weet waarover ze praat: al vanaf de start van het substitutietraject is zij betrokken bij het opstellen en uitvoeren van het projectplan. In die rol was zij ook de spin in het web in de contacten met projectpartners zoals BM Consultants en Circle Software.
“Je gooit papier weg, dus je moet zeker zijn van je zaak. Dat stelt eisen aan de kwaliteit van de mensen en de apparatuur, waarmee je aan de slag gaat. Ook komen er veel vragen op je af. Daar moet je op voorbereid zijn. Onze projectpartners hebben ons daar heel goed in ondersteund. Intern en extern ging iedereen voor hetzelfde doel. Zo konden we samen in korte tijd de omslag maken.”
Digitale omslag
Dit vervangingsbesluit komt niet als een verrassing. Brunssum maakte al eerder een digitale omslag. Vanaf 2008 is de gemeente gestart met het aanleggen van een digitale contractenbank. Vervolgens rolde de gemeente gedurende vijf jaar het digitaal zaakgericht werken organisatiebreed langzaam maar zeker uit.
Hiermee zijn er duidelijke winsten geboekt. De statusinformatie en resultaten van alle zaken zijn beschikbaar. Het digitaal aan de keukentafel kunnen raadplegen van de cliëntendossiers en een efficiëntere administratie draagt bij aan de kwaliteit van dienstverlening van de Wmo-medewerkers. De behandeltermijnen van het vergunningen proces zijn ingekort dankzij de digitalisering ervan. De betaling van de facturen verloopt sneller dankzij het toevoegen van slim scannen aan het proces en een koppeling tussen het digitaal platform en het financieel pakket. Ook heeft Brunssum het bestuurlijk besluitvormingsproces versneld en transparanter gemaakt.
Dit hele voortraject is randvoorwaardelijk geweest voor de volledige vervanging van papier door digitaal.
Simone vervolgt: “Hierdoor ontstond ook een hybride papieren en digitale informatiestroom. Voor ons als DIV heel arbeidsintensief en de overstap op volledige digitale vervanging van de documenten was de volgende logische stap.”
Positief advies
In twee jaar vormde het projectteam de documentaire informatievoorziening om tot een geheel volgens de normen goedgekeurd en beveiligd digitaal opslagsysteem. Oorspronkelijk was het doel van het project om een vervangingsbesluit voor de vergunningen te verkrijgen. “We hebben toen een audit gehad en het bleek dat wij al voor heel veel processen voldeden aan de standaarden. Met het platform voor digitaal werken Verseon, lag de blauwdruk er al.”
Toen is de ambitie van het project bijgesteld. Gedurende het project zijn er audits uitgevoerd (NEN2082 en Rodin) op zowel de systemen als op de processen. Hieraan droegen zowel de DIV-consulenten, beleidsmedewerker, applicatiebeheerders en het afdelingshoofd bij als de consultants. Aandachtspunten uit deze audits zijn opgepakt. Zo is er bijzondere aandacht geweest voor de scankwaliteit en de bestandsformaten waarin Brunssum de documenten ging opslaan.
Ook nam men de functionaliteiten voor het digitaal bewaren en vernietigen van documenten in gebruik. Medewerkers beschreven de processen voor scanning en registratie en stelden een ‘handboek vervanging’ op. Op diverse momenten binnen het traject hebben gesprekken met de gemeentearchivaris plaatsgevonden. Uiteindelijk leidde dit tot een positief advies van de gemeentearchivaris. Het vervangingsbesluit was daarna snel genomen en DIV kreeg de taak het verder uit te werken en uit te voeren.
Aan de voorkant
Parallel aan de technische ontwikkelingen in de afgelopen jaren ontwikkelden de consulenten van DIV hun kennis en vaardigheden door. De werkzaamheden verschoven in de loop der tijd steeds verder van uitvoerend naar adviserend. De medewerkers ondersteunen nu de andere ambtenaren, waardoor de kwaliteit en volledigheid van de zaakdossiers gestaag omhoog is gegaan.
“Nu het beheren van de papieren documentstroom wegvalt, besparen we op ruimte en vooral op de beheerwerkzaamheden. Onze rol is totaal veranderd. We zitten nu aan de voorkant van de documentenstroom en opereren midden in de organisatie. Ook zien we het direct als er iets mis dreigt te gaan, omdat we alle digitale documenten te zien krijgen. Alles wordt transparanter, voor iedereen. De ambtenaar ziet direct wie, waar met zijn stuk bezig is. Raadsleden kunnen online het digitale raadsarchief raadplegen. We werken nu klantgerichter en dat maakt ons werk veel leuker.”
Brunssum laat het hierbij niet zitten. In de nabije toekomst sluiten ze het digitale platform aan op MijnOverheid Berichtenbox. Ook kijken ze naar digitalisering en vervanging van de personeelsdossiers. Brunssum gaat ook verder met de verplaatsing van de digitale documenten naar een zogenaamd e-depot (digitale kluis). Wederom een primeur in Zuid-Limburg. Daarmee is Brunssum inmiddels een inspiratiebron voor kleine en grote gemeenten. “We zijn nu zelf deskundigen geworden en gaan zelfs samen met onze partners andere gemeenten ondersteuning geven!”
Paulssen@circlesoftware.nl, Merel Paulssen is consultant bij Circle Software
