23 april 2015

Alle zaaksystemen samen

image for Alle zaaksystemen samen image

Initiatiefnemer van zowel de website zaaksystemeninbeeld. nl als het event was Sven Blom (KBenP Zaakgericht Werken): “Net als bij onze website willen wij met dit event degenen die bij hun organisatie bezig zijn met zaakgericht werken meer inzicht geven in de Nederlandse markt. Onze website biedt de mogelijkheid om bij andere organisaties te informeren over hoe zij bepaalde dingen aanpakken. Met dit event willen we dezelfde groep op een efficiënte manier kennis laten maken met wat de markt te bieden heeft. Daarom dus een middag met demonstraties van zoveel mogelijk leveranciers.

Initiatiefnemer van zowel de website zaaksystemeninbeeld. nl als het event was Sven Blom (KBenP Zaakgericht Werken): “Net als bij onze website willen wij met dit event degenen die bij hun organisatie bezig zijn met zaakgericht werken meer inzicht geven in de Nederlandse markt. Onze website biedt de mogelijkheid om bij andere organisaties te informeren over hoe zij bepaalde dingen aanpakken. Met dit event willen we dezelfde groep op een efficiënte manier kennis laten maken met wat de markt te bieden heeft. Daarom dus een middag met demonstraties van zoveel mogelijk leveranciers. We hebben juist voor demonstraties gekozen in plaats van presentaties, omdat zo de bezoeker echt kan zien hoe en of iets werkt bij een bepaald zaaksysteem. Geen mooie verhalen, maar de echte praktijk!”

Opkomst event LIVE!
Afbeelding 1. Opkomst event

Twaalf zaaksystemen
Vernieuwend was ook de transparantie waarmee het event was georganiseerd. Alle deelnemende leveranciers kregen inzicht in de kosten en deelden deze evenredig. Hiermee was deelname voor hen relatief erg laag en kon de organisatie (geen winstoogmerk) de deelnemers gratis toegang bieden.

Ruim 300 ambtenaren kregen de kans om twaalf verschillende zaaksystemen te zien en te ervaren. In een ruime hal stonden twaalf leveranciers in tenten hun zaaksystemen aan te prijzen met live-demonstraties. Dus geen ‘voorgekookte’ succesverhalen, maar real-time-demonstraties. Omdat de bezoekers in en uit konden lopen, moesten de leveranciers dus een goed verhaal bieden. Dit, om lege tenten te voorkomen.

Functie bezoekers
Afbeelding 2. Functie bezoekers

Creatief concept
Aan de hand van vier verschillende thema’s konden de leveranciers aan de bezoekers tonen wat zij te bieden hebben. Zowel de bezoekers als de leveranciers waren enthousiast over de opzet van het event. Wouter van Eerenbeemt (Circle): “Voor ons is dit event een perfect moment om ons nieuwe zaaksysteem te presenteren. We kunnen het publiek ook echt iets laten zien. Djuma is net vorige maand gelanceerd. Daarom is deze opzet ook erg geschikt. We hebben de mogelijkheid om zowel onze Verseonklanten als andere geïnteresseerden het systeem te demonstreren.”

Ook Bas Taalman (Decos) was erg te spreken over de opzet: “Dit werkt prima voor ons. We kunnen nu echt de mensen laten zien wat Decos is en wat Decos kan. Daarnaast is er ook de mogelijkheid om direct op vragen en issues van (potentiële) klanten in te gaan. En wat me ook erg aanspreekt is het creatieve concept. Een keer net wat anders dan de gebruikelijke beurzen en seminars. Zeker geslaagd.”

Aantal gemeenten per systeem
Afbeelding 3. Aantal gemeenten per systeem

Keuzes en visies
Er hing een ontspannen sfeer en er was volop kennis te halen. Dat deden de bezoekers dan ook. Jacko de Groot (Archiefinspecteur Gemeente Zeist): “Wij hebben onlangs een keuze gemaakt voor een zaaksysteem en ik ben benieuwd naar de presentatie. Zelf ben ik niet direct betrokken geweest bij de keuze en implementatie, maar als oudapplicatiebeheerder wel benieuwd naar sommige keuzes en de visie van de leverancier.”
Marco Klerkx (Informatiearchitect Gemeente Den Bosch): “Wij zijn al jaren Verseongebruiker. Dat gaat goed, maar het kan geen kwaad ook eens te kijken wat andere leveranciers bieden.” Daarna met een vette knipoog: “Dan kunnen we aan Circle morgen gelijk vragen waarom hun concurrenten iets wel kunnen en zij nog niet!”

Ook een (anonieme) bezoeker van een gemeente die aan de vooravond van een fusie staat, zag de voordelen van deze opzet: “Wij hebben wel een zaaksysteem in gebruik, maar over het algemeen zijn we daar niet zo tevreden over. Binnenkort gaan we samen met een aantal andere gemeenten in de regio en ik ben aan het kijken naar hoe hun systemen werken. Het mooie is dat ze allemaal aanwezig zijn. Ik kan alles goed vergelijken zo.”

Percentage gemeenten zonder zaaksysteem
Afbeelding 4. Percentage gemeenten zonder zaaksysteem

Vragenlijst
Om nog wat extra inzicht te verkrijgen in de status van zaakgericht werken bij overheidsorganisaties kregen de bezoekers de mogelijkheid om, digitaal, een korte vragenlijst in te vullen. Deze vragen gingen over het gebruik van zaaksystemen in het algemeen en de plek in de bedrijfsvoering.

Hieronder enkele resultaten van het onderzoek tijdens het event:

Resultaten van het onderzoek
Afbeelding 5 Resultaten van het onderzoek

Resultaten van het onderzoek
Afbeelding 6. Resultaten van het onderzoek

Resultaten van het onderzoek
Afbeelding 7. Resultaten van het onderzoek

Open sfeer
De afwijkende opzet van Zaaksystemeninbeeld LIVE!, waarbij de leveranciers hun eigen ruimte konden gebruiken voor de presentaties, had een positieve bijdrage op de open sfeer waarin de leveranciers met hun (potentiële) klanten in contact konden komen. De ‘tenten’ en ‘iglo’s’ stonden gedurende het event open, waardoor de bezoekers echt zelf konden kiezen welke demonstratie ze konden bijwonen. Voor verdiepingsgesprekken was er voldoende ruimte op het middenterrein, zodat het niet alleen bleef bij de demonstraties. Deze opzet, eigenlijk een mix tussen presentaties in subzalen en de traditionele stands op congressen, werkte in de praktijk prima en gaf een positieve bijdrage aan de doelstelling van de dag.
De deelnemende leveranciers verdienen een pluim voor hun bereidheid om aan deze nieuwe manier van presenteren mee te doen. Het was voor hun de eerste keer dat ze zich open en bloot, in het bijzijn van de concurrenten, aan (potentiële) klanten moesten presenteren. De meeste leveranciers ging dat gelukkig goed af en zij waren in staat, ondanks wat probleempjes met de akoestiek, om hun zaaksystemen te presenteren aan het publiek.*

Eric.kokke@goopleidingen.nlEric Kokke is redactielid Od.

* Meer cijfermatige informatie over het gebruik van zaaksystemen in Nederland, en een videoen fotoimpressie van het event op www.zaaksystemeninbeeld.nl.