4 juni 2015

#allesedepot: Connecting the dots

image for #allesedepot: Connecting the dots image

Voor bestuurders

Voor bestuurders
De dag werd afgetrapt door Ank Bijleveld, commissaris van de Koning in Overijssel. Zij refereerde, net zoals de tweede spreker van de ochtend, aan de archiefvisie. In de archiefvisie wordt ingegaan op vervroegde overdracht voor met name digitale archieven en mede daardoor heeft de provincie Overijssel opdracht gegeven om op 1 januari 2015 een edepot gereed te hebben. De bedoeling is dat verschillende overheden, provincies, waterschappen en gemeenten eenvoudig aan kunnen sluiten. Aan de pilot hebben deze drie typen overheden ook deelgenomen. Het Historisch Centrum Overijssel (HCO) heeft de opdracht aangenomen en startte met drie man aan dit traject. Het congres in Zwolle was de afsluiting hiervan.

Marjan Hammersma, Directeur-generaal Cultuur en Media van het ministerie van OCW, legde in haar betoog met name de verbinding tussen het e-depot en de open overheid. Zij ziet het e-depot als de manier om vorm te geven aan de open overheid. Samenwerking op alle niveaus van de overheid is daarvoor van het grootste belang. Archivering moet digiproof worden; het credo is dan ook gewoon beginnen, zoals men in Overijssel al begonnen was.
De boodschap voor de bestuurders in de zaal van deze presentaties was dan ook dat er begonnen moet worden en dat er verder dan de eigen organisatie gekeken moet worden. Marens Engelhard, rijksarchivaris, en Bas Eenhoorn, Nationaal Commissaris voor de Digitale Overheid, zorgden gezamenlijk voor een stuk verdieping voor bestuurders op het onderwerp. Voor toehoorders die werkzaam zijn in het veld van digitaal archiveren waren er geen nieuwe berichten. Maar voor de bestuurders kunnen beide heren voor inzichten hebben gezorgd. Engelhard gaf aan dat onze maatschappij informatie gedreven is, Eenhoorn vulde dit aan met de uitspraak dat we op dit moment de vierde revolutie beleven richting de internet of things. Burgers en overheid dienen dezelfde informatie tot hun beschikking te hebben; ook hier is er weer een verband te leggen met de open overheid.

Voor ambtenaren om bestuurders te overtuigen
Er waren ook veel collega’s van het HCO in de zaal die in de nabije toekomst moeten gaan starten met een e-depot. Deze collega’s moeten hun bestuurders overtuigen van het nut en de noodzaak van een e-depot. Eenhoorn riep al op om in eerste instantie met de bestuurders om de tafel te gaan zitten en het probleem uit te leggen. Bert de Vries, directeur van het HCO, lichtte kort toe dat het HCO dit letterlijk in de gehele provincie Overijssel gedaan heeft. Er zijn met een delegatie kennismakingsbezoeken geweest bij alle betrokken wethouders en/of burgemeesters om nut en de noodzaak van een e-depot toe te lichten. Deze gesprekken resulteerden erin dat het HCO de opdracht van alle betrokken organisaties heeft gekregen om aan de slag te gaan met het e-depot.

Ook werd tijdens dit congres bekend gemaakt dat Maria Wiebosch-Steeman, voormalig burgemeester en voormalig voorzitter van de Archiefcommisie van de VNG, de nieuwe ambassadeur is voor digitale archieven bij de VNG. Dit houdt in dat zij ingezet kan worden om gesprekken met bestuurders aan te gaan over digitaal archief en het e-depot om het belang en de noodzaak van stappen op dit gebied te onderstrepen.1

En nu aan de slag
OK, dan zijn de bestuurders betrokken en is de opdracht binnen gehaald om te starten met een e-depot en dan… Vincent SLeebe van het HCO gaf in een presentatie aan wat de belangrijkste lessen bij het HCO waren. Een belangrijk punt, dat ook uit andere pilots met het e-depot naar voren komt, is dat de techniek niet spannend is! Daar moeten we ons niet meer al te druk om maken. We moeten vooral aan de slag met metadata. Uit de pilot bleek dat veel metadata uit het TMLO niet aanwezig waren en deze al dan niet moesten worden aangevuld.
We moeten er nu voor gaan zorgen dat er in de toekomst een zogenaamde happy flow komt. Dit houdt in dat als een dossier gesloten wordt, deze automatisch in het edepot wordt opgenomen. Als iemand het betreffende dossier weer nodig heeft, dan zoekt deze in het e-depot naar het dossier.

Ook Filip Boudrez uit Antwerpen deelde zijn ervaringen met het e-depot. De stad Antwerpen is al sinds 2007 gestart met een digitaal archief. Zijn gouden tip is DOEN. Begin met je eigen archief, ook dat is namelijk al digitaal. Als je dat kan archiveren, dan kun je alles aan! En blijf vooral niet te lang hangen in het praten over standaarden en aanpassen aan de standaarden.

Na deze veelzijdige ochtend was er een breed scala aan workshops voor de drie doelgroepen van het congres. Persoonlijk mocht ik een workshop geven over het TMLO en de toepassing daarvan bij het Westfries Archief, maar daarom kan ik u helaas niet inlichten over de andere workshops. Maar vraag aan uw collega’s of kennissen of zij niet toevallig in Zwolle waren, want er waren meer dan 300 bezoekers uit het hele land, dus zeker weten dat u iemand kent die er geweest is!2

De organisatie kijkt terug op een zeer geslaagde conferentiedag en zij dankt u hartelijk voor uw aanwezigheid op 1 april!

a.adema@gmail.com, Annemieke Adema is archiefinspecteur bij het Westfries Archief te Hoorn.


1 Een afspraak kan gemaakt worden via Robert Wester van AIDO (telefoon: 06- 15891676 en e-mail: archief@vng.nl).
2 De door de organisatie toegezegde verslagen, presentaties en foto’s kunt u vinden op http://www.edepotoverijssel.nl/ onder het tabblad ‘Nieuws’. Hier vindt u ook de eindrapporten e-depot pilot Overijssel.