, 18 april 2017

‘Alsof je er al bent’

image for ‘Alsof je er al bent’ image Verslag

Het team Zaakgericht Werken van KBenP dat de bijeenkomst organiseerde, had de zaken goed voor elkaar. Maar liefst veertien leveranciers van zaaksystemen presenteerden hier vier aspecten van hun oplossing voor zaakgericht werken: functioneel beheer, klantcontact, zaakafhandeling en een vrij te kiezen thema. Daarnaast waren er enkele leveranciers voor documentcreatie en systeemintegratie aanwezig met hun oplossing.

Het team Zaakgericht Werken van KBenP dat de bijeenkomst organiseerde, had de zaken goed voor elkaar. Maar liefst veertien leveranciers van zaaksystemen presenteerden hier vier aspecten van hun oplossing voor zaakgericht werken: functioneel beheer, klantcontact, zaakafhandeling en een vrij te kiezen thema. Daarnaast waren er enkele leveranciers voor documentcreatie en systeemintegratie aanwezig met hun oplossing. Den Bosch is voor velen niet de ideale locatie, maar de grote hal van de 1931 Eventlocatie Den Bosch met zijn aparte zalen voor demonstraties is wel uitermate geschikt voor de bijeenkomst. Er zijn bovendien voldoende zitjes om even bij te praten met leveranciers of mensen van andere organisaties. Daardoor blijft het ondanks de 450 deelnemers overzichtelijk.

Diverse bestemmingen
Voor de bezoekers die al weten naar welke bestemming ze willen (die werken bij een organisatie die reeds een zaaksysteem heeft gekozen), is Zaaksystemen in Beeld LIVE! een goed moment om te kijken naar de ontwikkelingen bij hun leverancier. Hoe wordt het systeem doorontwikkeld, hoe staat het met de ontwikkeling van koppelingen enzovoort. Natuurlijk kan ook een blik bij een ander zaaksysteem geen kwaad om jezelf en je leverancier te prikkelen.
Bezoekers die nog niet weten waar de reis naar toe gaat (die werken bij een organisatie die nog geen zaaksysteem heeft gekozen) krijgen hier op één dag de kans om informatie over diverse bestemmingen te bekijken. Dat kan zowel in de demonstraties, als bij de knoppentafels waar de leveranciers laten zien wat hun systeem kan.

De reis ernaartoe
Als je een paar sessies hebt bijgewoond en een paar zaaksystemen hebt gezien, weet je dat elke bestemming er volgens de leverancier zonnig bij ligt. Dat zal niemand verbazen. Het lastige is natuurlijk dat je als organisatie bij de keuze voor de bestemming ook moet kijken naar de reis ernaartoe. Dan blijken er toch grote verschillen te zijn. Sommige leveranciers kiezen voor een vast vertrekpunt zoals een model documentair structuurplan, andere zetten meer in op het delen van reiservaringen (lees: het delen van inrichting van zaaktypen). Voor beide is natuurlijk iets te zeggen. Het is in ieder geval goed om te bedenken dat de reis lang is en vaker langs een meer ongeplaveide weg loopt dan je leverancier je wil doen geloven.

Andere reisbestemmingen
Voor iedereen die er was, zou ik zeggen: kom volgend jaar weer om van de leveranciers nieuwe tips te horen en met elkaar te delen over het verloop van je reis. Mensen die er niet waren, raad ik aan om volgend jaar wel te gaan, want met goede reisinformatie wordt het eenvoudiger de reis naar zaakgericht werken succesvol en volledig af te leggen. Voor de organisatoren en met name de leveranciers heb ik ook een tip. Te vaak gaat het in de presentaties uitsluitend over stedentrips (lees: de inrichting van zaaktypen voor gemeenten). Zaaksystemen zijn voor iedere overheidsorganisatie, maar ook voor andere organisaties met (veel) administratieve processen, een manier om grip te krijgen op de voortgang van digitale processen en de dossiers die daaruit voortvloeien. Het zou fijn zijn als andere reisbestemmingen in de volgende sessie van Zaaksystemen in Beeld LIVE! wat meer belicht worden.

info@helder.com, Wim Helder is oprichter en eigenaar van Helder Communicatie.