1 december 2009

Ambtenaar voor de toekomst

image for Ambtenaar voor de toekomst image

De ontwikkelingen waar de rijksdienst mee te maken krijgt zijn bekend. Het maatschappelijke speelveld wordt steeds sneller en complexer, met steeds meer spelers. Mondiale trends (bevolkingsgroei, toename welvaart en consumptie, klimaatverandering, vergrijzing) leiden tot zorgwekkende schaarste in grondstoffen, energie, voedsel, biodiversiteit en water. De economie is zeer kwetsbaar gebleken, de werkloosheid neemt toe en tegenstellingen in de samenleving staan op scherp.
Tegelijkertijd staan de overheidsfinanciën zwaar onder druk.

De ontwikkelingen waar de rijksdienst mee te maken krijgt zijn bekend. Het maatschappelijke speelveld wordt steeds sneller en complexer, met steeds meer spelers. Mondiale trends (bevolkingsgroei, toename welvaart en consumptie, klimaatverandering, vergrijzing) leiden tot zorgwekkende schaarste in grondstoffen, energie, voedsel, biodiversiteit en water. De economie is zeer kwetsbaar gebleken, de werkloosheid neemt toe en tegenstellingen in de samenleving staan op scherp.
Tegelijkertijd staan de overheidsfinanciën zwaar onder druk.
We krijgen te maken met gelijktijdige ontgroening, vergrijzing en verkleuring, en de voorkeuren van verschillende generaties werknemers veranderen. Met name de ‘digitale revolutie’ heeft grote invloed op hoe mensen samenleven, communiceren, en verbindingen met elkaar leggen. 

Nieuwe rollen
De inhoud van het werk van de overheid en ambtenaren is altijd in beweging. De huidige trend is dat de overheid minder de lakens uitdeelt, maar meer en meer een speler wordt tussen mondige (groepen) burgers, bedrijven en andere instanties.
Burgers zijn niet langer alleen maar kiezer, belastingbetaler of klant, maar steeds meer ook co-creator van publieke waarde en participant in het proces. Dit heeft vanzelfsprekend consequenties voor de verschillende rollen die van ambtenaren gevraagd worden. Traditionele rollen zoals voorziener, probleemoplosser, beslisser en wetgever, worden aangevuld met moderne rollen als moderator, facilitator, regisseur en partner. Daarnaast moeten ambtenaren, vergeleken met vroeger, alerter en sneller inspelen op problemen en ontwikkelingen. Het samenspel van de ontwikkelingen in de maatschappij stelt nieuwe eisen aan de ambtenaar die vooral te maken hebben met communicatie, flexibiliteit, creativiteit en innovatie. Er wordt gesproken van de ‘nieuwe’ werknemer die adequaat moet zijn in het uitvoeren van afwisselende complexe taken binnen steeds wisselende teams van collega’s en binnen voortdurend veranderende netwerken van burgers, organisaties en belanghebbenden. 

De tijd is rijp 
Er zijn redenen om aan te nemen dat de tijd nu rijp is voor een aantal grote veranderingen in hoe we tegen werk en werkwijzen aankijken. Eerdere vernieuwers (bijv. Commissie van Rijn, 2001) stelden al vast dat het gebruik van nieuwe technologie de sleutel naar een nieuwe, betere overheid zou zijn. De digitale toepassingen die dit werkelijk mogelijk maken zijn echter pas recent beschikbaar. De overgang van het internet als eenzijdig publicatiemiddel (web 1.0) naar een platform voor tweezijdige interactie (web 2.0) brengt ongekende nieuwe mogelijkheden met zich mee om het werk flexibel te organiseren, informatie te delen, informatie te genereren, verbindingen te leggen, etc. We zien dan ook bij nagenoeg alle beroepsgroepen dat er in meer of mindere mate sprake is van digitalisering van de werkprocessen.
Economische groei vindt steeds meer plaats door productie van kennis. In het informatietijdperk van de 21e eeuw is de mens zelf de kritische productiefactor geworden: werk wordt meer een zaak van het hoofd en het hart dan van de handen (met nieuwe technologie als belangrijk hulpmiddel). Dit betekent een nieuwe, moderne visie op de organisatie van werk, samengevat onder de noemer van ‘Het Nieuwe Werken’. Dit concept is al bij verschillende organisaties met succes ingevoerd en verschillende experts voorspellen dat organisaties die niet meegaan in de ontwikkeling richting Het Nieuwe Werken de slag op de arbeidsmarkt onherroepelijk zullen verliezen.

Wat is het Nieuwe Werken (HNW)?
Het nieuwe werken gaat niet alleen over ICT of thuiswerken, maar over een verandering van cultuur en mentaliteit waarbij de nieuwste technologie helpt om de verbinding tussen mensen te leveren. Het is een pakket aan principes en richtlijnen voor een veranderstrategie om werken effectiever, efficiënter maar ook plezieriger te maken voor zowel de organisatie als de medewerker. Geconstateerd moet worden dat binnen de overheid momenteel nog grotendeels volgens de principes van ‘Het Oude Werken’ wordt gewerkt. Dit zou eigenlijk moeten worden gemoderniseerd en verrijkt met de principes van Het Nieuwe Werken. Dit vraagt om een paradigmaverschuiving in hoe medewerkers, leidinggevenden, maar ook de organisatie als geheel, tegen werk en werkwijzen aankijken. Op de website www.ambtenaarvordetoekomst.nl is veel informatie over Het Nieuwe Weken bij de overheid te vinden. Samengevat zijn de tien uitgangspunten als volgt: 

  1. persoonlijke verbinding met het werk en de organisatie;
  2. sturen op output en effect in plaats van aanwezigheid en inspanning;
  3. van management naar leiderschap;
  4. vertrouwen geven en krijgen;
  5. ruimte en maatwerk bieden in plaats van regels opleggen;
  6. effectief en gericht samenwerken;
  7. dialoog in plaats van eenrichtingsverkeer;
  8. altijd en overal toegang tot relevante informatie;
  9. communicatie(middelen) op maat;
  10. plaats en tijdsonafhankelijk werken.

Wat vraagt het Nieuwe Werken van professionals?
Het is van belang we met elkaar na gaan wat Het Nieuwe Werken voor de informatievoorziening zal betekenen. Hierbij geef ik u vast twee belangrijke uitgangspunten en enkele aan bevelingen als input voor de discussie.

Uitgangspunten:

  1. De medewerker staat centraal, niet de systemen
    Mensen bepalen in grote mate zelf waar, wanneer, hoe en met wie ze werken. Dit betekent dat alle informatie digitaal beschikbaar zal moeten zijn. Maar ook dat ambtenaren steeds meer zelf zullen kiezen waar ze online (buiten de grenzen van de organisatie) hun informatie zullen neerzetten en bewerken.
  2. Thema’s zijn uitgangspunt en niet de grenzen van de organisatie.
    Niet de informatie naar de organisatievormen, maar steeds meer de informatie rond thema’s over organisatiegrenzen heen is uitgangspunt.

Aanbevelingen:

  1. Hanteer ‘een open overheid’ als norm
    Binnen de overheid is enorm veel kennis voorhanden. Steeds meer mensen zijn op zoek naar kennis via internet. Een open overheid betekent meer overheidsinformatie online beschikbaar stellen in een open format, zoals XML of RSS, of via een API (een set afspraken waardoor computers en sites met elkaar kunnen samenwerken en gegevens kunnen uitwisselen). Door de informatie open beschikbaar te stellen kunnen anderen erop voortbouwen en met innovatieve toepassingen komen, zoals bij ikregeer.nl. In de toekomst zullen we ook steeds vaker informatie en software online zetten die nog niet klaar is (een bèta). Op basis van gebruikerservaringen wordt het document of product voortdurend aangepast en verbeterd. Door open te werken kan sneller en flexibeler gewerkt worden en kunnen er constant verbeteringen en aanvullingen worden toegevoegd. Op deze manier is het mogelijk om burgers meer en eerder te betrekken in het proces.
  2. Excelleer in online services
    De ontwikkelingen rond web 2.0 bieden een prachtig per spectief voor excellente online dienstverlening van de overheid. En natuurlijk hoeft al het werk niet door de overheid zelf te gebeuren. De overheid kan zich misschien het beste richten op de noodzakelijke basis: het beschikbaar stellen van de gewenste informatie. Laat het aan de burgers en bedrijven over om te bepalen welke informatie nuttig is en hoe deze het beste gepresenteerd kan worden. Daarbij kan gebruik gemaakt worden van Mash-ups. Dit zijn innovatieve websites die twee of meer bestaande databronnen op het internet combineren, met als resultaat nieuwe informatie. Met alle informatie op het internet zijn de mogelijkheden onbeperkt. Het lijkt een kwestie van tijd te zijn voordat via slimme interfaces (met eventueel geografische informatie) aan onze informatiebehoefte sneller en beter tegemoet wordt gekomen.
  3. Stimuleer het gebruik van sociale software
    Sociale software (zoals www.neemtinitiatief.nl) moet met andere ogen bekeken worden dan andere type informatietechnologie. Het is bij web 2.0 niet altijd eenvoudig om een harde kosten/baten analyse te maken, het blijven bètaversies. Web 2.0-toepassingen groeien organisch in plaats van planmatig.
    De gebruikers zullen zelf beslissen wat werkt en wat niet. Als organisatie moet je dus vooral je aandacht vestigen op het doorontwikkelen en niet op het installeren. Voorzie expliciet ruimte voor sociale software in de begrotingen. Doe meer pilots met web 2.0-software, en schakel de enthousiastelingen in om daarbij te kiezen en te adviseren. Sociale software kan fungeren als kennismakelaar ter ondersteuning van open innovatie en collectieve creativiteit. Het maakt het mogelijk om collectieve intelligentie te verzamelen.
  4. Differentieer
    Differentiëren gaat niet alleen over maatwerk van de ICT-voorzieningen, maar ook over de mate waarin je je spullen moet beveiligen. Draadloos internet zal straks overal zijn. Waarom niet oefenen in de panden zelf? Niet elke ambtenaar is altijd met gevoelige informatie bezig. Laat de standaardregels over wat wel en niet mag los en leer ambtenaren hun gezonde verstand en professionele inschattingsvermogen te gebruiken om zelf in te schatten wat wel en niet gevoelig is. Het moment dat je dit toch niet meer kunt dichtregelen, komt namelijk snel dichterbij.
  5. Zet samen met ambtenaar20.nl een online expertisecentrum op
    Fungeren in sociale netwerken is een fundamentele vaardigheid. Werknemers moeten weten welke online communicatie- en collaboratiemiddelen ze het beste kunnen gebruiken en hoe daar vakbekwaam in gemaakt en gehouden worden. Start daarom een expertisecentrum rondom internet waar alle kennis rondom zaken als crowdsourcing verzameld en ontwikkeld wordt voor gebruik binnen de overheid. Een (online) plek waar ambtenaren gemakkelijk relevante informatie en kennis kunnen halen en ondersteuning kunnen krijgen bij hun onlineactiviteiten. Het expertisecentrum brengt in beeld waar gesprekken plaatsvinden door informatiespecialisten een overzicht te laten creëren van discussies, groepen, forums op internet, die relevant zijn voor de eigen overheidsorganisatie en stelt dit overzicht beschikbaar voor iedereen. Binnen het netwerk amtenaar20.nl is hier al veel informatie over beschikbaar.

marloespomp@hotmail.com

Drs. Marloes Pomp is projectleider ‘Ambtenaar voor de toekomst’. Zie ook www.ambtenaarvoordetoekomst.nl