Een strategie voor het bewaren en beheren van informatie en het anticiperen op het preserveren is cruciaal in goed beheer. En dus ging de gemeente Amersfoort hiermee aan de slag. Aandachtspunt: dat er niet alleen beleid werd geformuleerd, maar ook een daadwerkelijke strategie voorhanden was.
Door de voorbereidingen voor een eDepotvoorziening bij onze archiefbewaarplaats, Archief Eemland, is Amersfoort gestart met het opstellen van preserveringsbeleid. Het preserveringsbeleid is opgesteld op basis van de Wegwijzer duurzaamheidsbeleid van het Netwerk Digitaal Erfgoed1. Per onderdeel zijn een of meerdere beleidsuitgangspunten opgesteld. Het beleid zorgt zo voor de kwalitatieve eisen waar informatie die in het eDepot wordt opgenomen aan moet voldoen. Het preserveringsbeleid is niet alleen van toepassing op de informatievoorziening van Amersfoort, maar geldt ook voor de regiogemeenten die gebruik gaan maken van het eDepot.
Naast het preserveringsbeleid hebben we ook een bewaar- en beheerstrategie opgesteld waarin de beleidsuitgangspunten verder zijn uitgewerkt voor de gemeente Amersfoort. De regiogemeenten vertalen het preserveringsbeleid zelf naar een eigen bewaar- en beheerstrategie. Voor de gemeente Amersfoort is de afdeling Informatievoorziening eigenaar van de bewaar- en beheerstrategie en samen met de proceseigenaren verantwoordelijk voor het doorvoeren van de beheermaatregelen. Het preserveringsbeleid wordt door Archief Eemland samen met de regiogemeenten eens per twee jaar geactualiseerd. In dit artikel gaan wij verder in op het gebruik van de bewaar- en beheerstrategie en wat dit voor de gemeente Amersfoort betekent.
*Dit is het eerste deel van een artikel uit Od 29: 1 jaar Woo. Lees hier verder
